Wedding organizer memainkan peran penting dalam pernikahan seseorang. Maka tak heran banyak orang yang memakai jasa satu ini, mungkin termasuk kamu. Nah, sebelum memakai jasa satu ini ada baiknya kamu memahami beberapa hal seputar pembagian tugas wedding organizer dari para crew masing-masing.

Tim wedding organizer akan bertugas selama satu hari penuh untuk melancarkan pernikahan kamu dan pasangan. Sebenarnya, apa yang akan dilakukan oleh para tim yang bertugas?

1. Penanggung Jawab 

Dalam sebuah acara pernikahan, biasanya akan ada satu orang yang bertanggung jawab untuk kelancaran hari tersebut. Penanggung jawab ini juga akan memimpin rapat bersama dengan vendor dan keluarga di sebelum hari H. Nantinya penanggung jawab akan mengatur jalannya acara serta lebih banyak mobile untuk memastikan seluruh acara berjalan dengan baik.

Para vendor juga biasanya akan banyak berkoordinasi dengan penanggung jawab ini. Kamu dan pasangan juga akan berkomunikasi mengenai persiapan sebelum hari H. Jadi, kamu bisa berkonsultasi dengan penanggung jawab bila ada hal-hal yang mungkin masih menjadi pertanyaan atau perlu ada diskusi lebih lanjut.

Selama hari H, penanggung jawab akan memastikan bahwa semua acara berjalan sesuai rencana. Bila ada perubahan atau hal lain yang mengganggu, penanggung jawab akan secara cepat memutuskan rencana berikutnya. Misalnya pada saat mengadakan pesta outdoor dan hujan. Penanggung jawab akan langsung berkoordinasi dengan catering dan dekorasi untuk memastikan semuanya aman. 

Penanggung jawab juga berfungsi sebagai time keeper. Ia akan mengingatkan kepada tim wedding organizer yang bertugas di titik masing-masing untuk menaati jam atau urutan acara yang sudah dibuat sebelumnya. Misalnya saat makeup pagi hari. Tim penanggung jawab harus memastikan supaya waktu makeup tidak mengganggu jalannya pemberkatan atau akad.

2. Pendamping Pengantin

Pastinya kamu dan pasangan akan menjadi raja dan ratu dalam sehari. Jadi, pembagian tugas wedding organizer yang kedua biasanya akan mengutus satu orang untuk mendampingi kamu dan pasangan seharian. Barang-barang pribadi seperti tas, handphone ataupun dompet akan dititipkan oleh pendamping pengantin.

Kamu juga bisa meminta beberapa hal yang berbau pribadi misalnya minum ataupun makan. Pendamping pengantin ini juga akan mengingatkan soal waktu. Misalnya saat kamu sedang sibuk berfoto ataupun bertemu sanak saudara. Waktu adalah hal terpenting dalam kelancaran pernikahan. 

Selain itu, pendamping pengantin biasanya akan membantu pengantin wanita jika mengalami kesulitan saat memakai gaun atau kebaya. Biasanya pendamping akan siap sedia tisu atau jepitan kecil sebagai pertolongan pertama bila terjadi sesuatu pada baju maupun riasan. 

3. Catering 

Makanan menjadi hal utama dalam sebuah pesta pernikahan. Maka dari itu, ada tim wedding organizer yang bertugas khusus pada catering. Tugasnya adalah memastikan semua menu yang kamu pesan sudah sesuai. Selain itu, tim wedding organizer akan menghitung jumlah piring guna memastikan porsi yang dipesan sudah sesuai. 

Bila kamu dan pasangan sudah menunjuk panitia keluarga untuk mengurus konsumsi, maka tak perlu khawatir. Sebab, tim wedding organizer juga akan bekerja sama dengan panitia keluarga terkait untuk memastikan makanan cukup dan tersaji dengan baik.

Sepanjang jalannya acara, tim wedding organizer akan menjaga supaya proses makan berjalan sesuai rundown. Misalnya saat pembukaan resepsi, tim wedding organizer akan memastikan bahwa tidak ada makanan yang sudah dibuka atau tamu yang sudah mengantri makan. Ketika MC wedding mempersilahkan makan, barulah catering bisa dibuka.

Berikutnya adalah soal stok makanan. Tim wedding organizer akan memastikan bahwa makanan dan minuman selalu tercukupi. Begitu pula bila ada sampah atau piring kotor yang menumpuk. Tim bisa mengingatkan kepada catering untuk segera membersihkannya. 

Tim wedding organizer akan melihat pula antrian yang terjadi di lapangan. Sebisa mungkin untuk membantu para tamu agar tetap tertib saat mengantri makanan. Tak hanya memantau bagian buffet saja, tim wedding organizer juga memantau bagian stall atau pondokan.

Tugas wedding organizer yang menangani catering tak hanya sampai situ saja. Mereka juga harus bertanggung jawab setelah selesai acara. Bila ada sisa makanan, tim wedding organizer akan membantu keluarga untuk membagi makanan tersebut. Biasanya akan dibagi dua yakni untuk keluarga pria dan wanita. 

4. Stopper

Hal yang tak kalah penting adalah bagian depan alias pelaminan. Biasanya tamu akan menuju ke arah pelaminan untuk menyampaikan selamat sambil berfoto. Di sini, tim wedding organizer akan bertugas untuk memastikan antrian salaman tetap rapi. Selain itu, tim wedding organizer juga mendata urutan foto baik dari pihak keluarga maupun teman.

Begitu pula bila ada tamu VIP yang hadir. Tim wedding organizer yang berada di sisi kanan kiri pelaminan ini biasanya akan menghentikan antrian sejenak untuk tamu VIP bersalaman terlebih dahulu. Wedding organizer juga mengingatkan bila ada rombongan yang mungkin menganggu antrian sehingga membuat ruangan jadi penuh. 

Selain menjadi pengatur antrian, tim wedding organizer di area pelaminan juga akan membantu MC dalam melakukan berbagai acara. Misalnya bila ada quiz atau saat seremonial wedding cake maupun wedding toast. Semua kelengkapan akan dipastikan oleh tim wedding organizer yang ada di area pelaminan.

5. Area Depan 

Area depan ini bisa dibilang opsional. Bila dianggap perlu, kamu dan pasangan bisa meminta wedding organizer berada di bagian depan. Biasanya tim wedding organizer ini bertugas untuk mengarahkan para tamu yang ingin mengisi buku tamu. Antrian buku tamu perlu diatur agar tetap rapi.

Apalagi jika ada photobooth di bagian depan. Tentu perlu diatur sedemikian rupa supaya tamu bisa antri dengan lebih rapi. Selain itu, tim wedding organizer bagian depan juga memastikan bila ada tamu VIP atau hal-hal lain yang berhubungan dengan kedatangan tamu. 

6. Perlengkapan

Pembagian tugas wedding organizer ini juga termasuk opsional. Biasanya perlu dilakukan bila kamu dan pasangan melakukan berbagai gimmick. Misalnya ingin memberikan surprise dengan memutarkan video kenangan atau hal-hal yang berhubungan dengan elektronik. Tim perlengkapan akan memastikan bahwa semua berjalan sesuai rundown.

Selain itu, tim perlengkapan biasanya juga akan memastikan sound system beserta pemusik sudah sesuai dengan konsep. Peletakkan speaker juga wajib diperhatikan supaya suara MC maupun pemusik bisa terdengar. Hal-hal teknis ini biasanya akan dihandle oleh satu orang dari wedding organizer. 

Semua pembagian tugas wedding organizer di atas pastinya penting untuk keberlangsungan pernikahan kamu dan pasangan. Ingat bahwa yang utama adalah memastikan semua berjalan sesuai konsep. Maka, perlu ada beberapa tim yang bertugas di berbagai titik.

Kamu dan pasangan juga bisa mengkolaborasikan panitia keluarga dengan tim wedding organizer. Namun memang tim wedding organizer akan jauh lebih banyak berbicara teknis mengingat mereka yang akan berkoordinasi intens dengan para vendor. Jadi, jangan sampai kamu jadi kesulitan karena tidak memakai wedding organizer ya, Dear.

Yuk temukan vendor wedding organizer terbaik yang siap wujudkan wedding dream kamu di WeddingMarket!