Fungsi dari wedding planner dapat kamu lihat saat acara berlangsung, yaitu membantu membuat perencanaan acara pernikahan. Seiring berjalannya waktu, para calon pengantin semakin dimudahkan dalam mencari jasa wedding planner. Wedding planner merupakan seseorang yang secara profesional mendesain, merencanakan, dan memanajemen suatu acara pernikahan. Mulai mengatur pertemuan dengan vendor, pertemuan keluarga, hingga persiapan untuk perawatan bagi para calon pengantin.

Pada saat ini semakin banyak orang menggunakan jasa wedding planner untuk membantu menyelenggarakan acara pernikahannya, untuk kamu yang sibuk sehingga tidak dapat mengatur waktu bahkan kehabisan waktu untuk mengurus acara pernikahan. Salah satu fungsi wedding planner adalah menjadi rekanan dalam pembuatan pernikahan yang elegan, mewah, dan indah bagi calon pengantin. Wedding planner juga membantu calon pengantin dalam mengatur anggaran pernikahan.

Seorang wedding planner pada umumnya akan mulai melakukan pertemuan dengan klien atau pasangan yang akan menikah untuk mencari tahu tahu apa yang dibutuhkan dalam acara pernikahan serta memberi beberapa masukan dan konsultasi dengan tujuan. Berikut ini merupakan beberapa fungsi wedding planner yang harus kamu ketahui, supaya bisa menentukan akan menggunakan jasa wedding planner atau tidak:

1. Merancang konsep sesuai dengan tema pernikahan calon pengantin

Fungsi wedding planner sudah pasti membantu calon pengantin dalam merancang tema serta konsep acara pernikahan yang akan diselenggarakan. Merancang tema dan konsep pernikahan pasti tidak mudah, butuh menyesuaikan dengan biaya dan juga lokasi pernikahan yang akan digunakan pada saat acara pernikahan berlangsung. Tema dan konsep yang dipakai nantinya akan diaplikasikan dalam membuat susunan panggung dekorasi, make-up pengantin, hingga busana pernikahan yang akan digunakan.

Biasanya tema dan konsep yang dipakai menggunakan susunan atau adat tradisional dari masing-masing daerah atau bisa juga menggunakan tema warna tertentu. Tema warna sering dipilih untuk menentukan dresscode pakaian untuk keluarga dan sahabat. Sementara, untuk konsep sendiri kamu bisa memilih konsep tradisional, modern, atau fusion!

2. Mengatur anggaran pesta pernikahan

Dalam hal ini, fungsi wedding planner adalah mengatur anggaran pesta pernikahan, dengan harapan dapat membuat pengeluaran calon pengantin jadi efisien. Wedding planner membantu calon pasangan pengantin dalam menyusun anggaran pesta dengan cara merekomendasikan vendor-vendor dan catering yang sudah memiliki paket pernikahan tertentu. Semua vendor pastinya sudah disesuaikan dengan jumlah tamu undangan dan kebutuhan kamu!

3. Merekomendasikan vendor pernikahan sesuai dengan budget

Setiap wedding planner pasti sudah memiliki beberapa daftar vendor  terpercaya dan sudah sering diajak untuk bekerja sama hingga mereka dapat merekomendasikan vendor-vendor tersebut kepada calon pengantin. Pihak wedding planner juga sudah pasti mempunyai daftar vendor berdasarkan kisaran harga dengan detail jasa, kelebihan, dan kekurangan dari vendor tersebut.

4. Mengatur jadwal pertemuan dengan vendor, meninjau kontrak, dan penanganan semua pembayaran kamu dan administrasi lainnya.

Pengaturan jadwal pertemuan antara vendor dengan keluarga atau calon pengantin  juga merupakan salah satu fungsi wedding planner. Hal ini penting dilakukan untuk memastikan kembali apakah ada atau tidaknya kekeliruan dalam penyusunan serta perancangan acara yang dikehendaki. Selain itu, wedding planner juga membantu meninjau semua biaya administrasi dan kelancaran persiapan yang dilaksanakan hingga Hari-H.

5. Alokasi dekorasi

Wedding planner juga membantu dalam penyusunan dekorasi pernikahan dari mulai hiasan bunga, mapping meja dan untuk tamu undangan, mapping hidangan catering, pencahayaan untuk dokumentasi, pengisi acara,  dan  lain-lain.

6. Memberi masukan dan memilih desain

Selain dalam membantu dekorasi acara, wedding planner juga berfungsi untuk membantu mempersiapkan desain undangan dan souvenir pernikahan. Desain undangan dan souvenir bisa disesuaikan dengan tema dan konsep yang sudah ditentukan oleh calon pengantin.

7. Mengorganisir dokumentasi, foto, video, dan multimedia

Wedding planner membantu juga dalam mengurus hal-hal dokumentasi bagi calon pengantin. Dari pihak wedding planner akan memberikan tugas kepada tim dokumentasi untuk bertanggung jawab atas foto, video, hingga multimedia.

8. Membantu pendaftaran administrasi pernikahan

Pendaftaran administrasi pernikahan dapat dibantu juga oleh pihak wedding planner, sehingga biaya yang dikeluarkan tidak melebihi anggaran.

9. Mengatur keseluruhan acara

Tim acara dari pihak wedding planner bertugas besar pada hari utama acara pernikahan. Dari awal hingga akhir pihak wedding planner akan bertugas dan meninjau keseluruhan acara sehingga acara dapat berlangsung dengan baik dan lancer. Acara yang dilaksanakan sesuai dengan rundown yang sudah dibuat bersamaan dengan tambahan detail dari pihak pengantin.

10. Menjadi contact person untuk vendor kamu

Selain itu fungsi wedding planner yang lain yaitu menjadi contact person untuk vendor kamu. Maksudnya, penanggungjawab dari pihak wedding planner akan mengatur segala pertemuan antara kamu dengan vendor yang sudah ditunjuk untuk penyelenggaraan pernikahanmu. Apabila ada beberapa hal yang harus disampaikan dari vendor untuk calon pengantin, maka vendor akan menghubungi penanggungjawab atau wedding planner terlebih dulu.

11. Mengoordinasi upacara dan resepsi pernikahan

Dalam pelaksanaan upacara dan resepsi pada hari pernikahan, penanggungjawab yang ditunjuk dari pihak wedding planner harus siap mengoordinasi acara agar sesuai dengan susunan acara yang sudah dibuat sebelumnya.

12. Mengawal, memantau, dan memastikan setiap kegiatan seperti yang direncanakan

Wedding planner akan selalu mengawal dan memantau setiap jalannya kegiatan pernikahan kamu, agar sesuai dengan perencanaan yang sudah dibuat. Sehingga, acara pernikahan kamu dapat menjadi pernikahan yang berkesan dan tidak terlupakan.

Itulah beberapa fungsi wedding planner yang bisa menjadi pertimbangan bagi kamu dalam menyelenggarakan acara pernikahan. Wedding planner sendiri sangat direkomendasikan juga untuk kamu yang sibuk, sehingga masih punya waktu untuk beraktivitas dan mempersiapkan pernikahan di saat yang sama. Menjadi sebuah wedding planner harus selalu siap dalam segala situasi dan segala permintaan dari klien. Oleh karena itu, hubungi wedding planner kepercayaanmu agar acara pernikahan kamu dapat menjadi pernikahan yang berkesan dan tidak terlupakan sepanjang waktu!

Foto: Happy WO, Impressions WO