Pembagian Tugas Wedding Organizer yang Perlu Kamu Tahu

22 May 2020 | By Wedding Market | 26
Pembagian Tugas Wedding Organizer yang Perlu Kamu Tahu
Foto: The Balance Small Business

Salah satu kunci kesuksesan pernikahan adalah proses persiapan yang matang serta eksekusi yang sesuai dengan rencana. Hal ini membuat banyak orang mungkin termasuk kamu memakai jasa wedding organizer. Mungkin terlintas di pikiranmu hal apa saja yang diurus oleh wedding organizer. Maka, kenali dulu pembagian tugas wedding organizer.

Dalam satu tim, wedding organizer memiliki banyak orang dengan bidang keahlian tertentu. Pastinya semuanya untuk menjamin bahwa proses pernikahanmu akan berjalan dengan lancar dan sukses. Tak hanya pada saat persiapan saja, tim ini akan sangat membantu selama pelaksanaan hari H. 

Tim Persiapan

Pembagian Tugas Wedding Organizer yang Perlu Kamu Tahu
Foto: Neenadavis

Pembagian tugas pertama biasanya mulai dari proses persiapan. Saat kamu memakai jasa wedding organizer akan ada satu sampai dua orang yang menemani kamu dalam proses persiapan. Tim persiapan ini dibagi menjadi dua berdasarkan jasa yang akan kamu ambil.

1. Wedding Planner

Jika kamu memakai jasa wedding planner berarti secara keseluruhan urusan pernikahan akan ada yang bantu mengurus. Tim wedding organizer akan memberikan kamu semua yang kamu butuhkan. Misalnya informasi pilihan vendor yang disesuaikan dengan konsep pernikahan kamu.

Berikutnya kamu juga akan memiliki assisten pribadi pada saat pergi menemui vendor. Tugas wedding organizer di sini akan mencatat dan merekap hasil pertemuan. Tak hanya sampai di situ saja, wedding planner akan memberikan pertimbangan dan rekomendasi. Tentunya disesuaikan dengan konsep yang kamu inginkan.

Memang jasa ini sangat cocok bagi kamu yang sibuk dan tidak sempat mengurus pernikahan. Tapi perlu diingat jasa ini memliki biaya khusus karena pelayanannya akan maksimal. Kamu akan mendapatkan satu atau dua orang yang secara khusus akan menemani kamu. 

2. One-day Wedding Service

Jika kamu tidak punya budget berlebih, ada baiknya kamu mengambil jasa ini. Artinya tim wedding organizer hanya akan mengurus saat hari H saja. Tapi bukan berarti mereka tidak ada pada saat persiapan loh. Tetap saja ada tugas mereka di saat masa persiapan ini.

Hanya saja untuk pemilihan vendor semuanya harus kamu urus sendiri. Setelah sudah menemukan yang tepat barulah kamu akan dibantu oleh tim wedding organizer guna berkoordinasi. Wedding organizer akan mengirimkan satu orang untuk mengurus ini. Biasanya juga wedding organizer akan membantu koordinasi dengan keluarga atau teman kamu.

Pembagian tugas di masa persiapan ini juga meliputi rapat koordinasi bersama yang biasanya dilaksanakan pada H-2 minggu. Wedding organizer sudah mulai bekerja dan memastikan semua vendor mengetahui tugas dan tanggung jawabnya. Selain itu, memastikan pula semuanya sesuai dengan rundown yang diberikan.

Tim Pelaksanaan

Pembagian Tugas Wedding Organizer yang Perlu Kamu Tahu
Foto: Shutterstock

Inilah hal yang penting dalam pembagian tugas wedding organizer. Sebelum kamu memutuskan untuk memakai jasanya, ada baiknya kamu memperhatikan pembagian tugas. Misalnya kamu tak mau repot jadi semua tugas di hari H diberikan kepada tim wedding organizer. Hal ini akan berpengaruh pada jumlah tim yang turun saat hari H. Atau kamu ingin menghemat biaya sehingga meminta bantuan keluarga untuk mengurus beberapa titik. Maka dari itu, kenali pembagian tugasnya supaya kamu bisa menyesuaikan dengan budget dan konsep pernikahan yang ingin diusung.

1. Pendamping pengantin

Salah satu tugas utama wedding organizer adalah membantu kamu dalam setiap acara di hari H. Maka nanti ada tim wedding organizer yang akan jadi asisten kamu saat hari H. Biasanya tim ini sudah standby sejak pagi hari saat make-up. Ia juga akan membantu fotografer saat mengambil gambar di pagi hari.

Tak hanya itu saja, tim ini akan mengurus keperluan pribadi kamu seperti makan dan minum. Kamu juga bisa menitipkan barang pribadi seperti handphone dan dompet ke pendamping ini. Sebab, ia akan selalu mengikuti kamu dan pasangan kemanapun pergi. Ia juga biasanya akan membantu berkomunikasi dengan tim lain.

Jika kamu membutuhkan sesuatu atau menanyakan sesuatu bisa melalui pendamping ini. Sebagian orang juga mungkin butuh pendamping untuk orangtua dan keluarga inti. Ini juga bisa dilakukan supaya memastikan orangtua dan keluarga terpenuhi kebutuhan dasarnya. 

2. Konsumsi

Pernikahan di Indonesia sangat menitikberatkan pada konsumsi. Maka dari itu, pembagian tugas wedding organizer juga banyak di bidang konsumsi. Biasanya ada dua sampai tiga orang yang berjaga di titik ini. Tugasnya dimulai pada saat persiapan yaitu menghitung jumlah piring.

Tugas ini akan memastikan jumlah porsi yang dikeluarkan sudah sesuai dengan yang kamu pesan. Berikutnya adalah memastikan menu yang keluar juga sudah sesuai dengan yang kamu pesan. Ini juga berlaku untuk semua jenis makanan mulai dari prasmanan, pondokan hingga dessert dan minuman. 

Saat acara resepsi sudah dimulai, tim ini akan berjaga melihat kondisi prasmanan dan pondokan. Tim ini juga akan memastikan tidak ada makanan yang dibuka sebelum waktu makan. Setelah sudah mulai waktu makan, tim akan memastikan makanan selalu tercukupkan dan menginformasikan bila makanan sudah mulai habis.

3. Stopper atau area pelaminan

Pada saat resepsi berlangsung biasanya ada satu sampai dua orang yang menjaga di area pelaminan. Tugasnya adalah mengatur jalannya proses salam dan foto. Konsep ini sangat beragam. Artinya kamu bebas memilih mau seperti apa prosesnya. Mungkin saja ada yang mau berkeliling alias mingle.

Tim ini intinya menjaga agar area pelaminan tetap aman dan semua tamu tetap terlihat rapi. Biasanya dalam pernikahan ada beberapa acara misalnya wedding cake, wedding toast atau pelemparan handbouquet. Nah, tim ini yang memastikan teknisnya berjalan lancar. 

4. Perlengkapan 

Beberapa pernikahan mungkin memakai vendor seperti photobooth, sound system hingga entertainment. Pastinya harus ada tim yang mengurus seluruh vendor agar berjalan dengan lancar. Biasanya ada tim yang menjaga supaya teknisnya berjalan dengan lancar.

5. Penerima tamu

Ini termasuk salah satu tugas yang bisa ada atau tidak. Biasanya tim penerima tamu ini khusus ada bila memang banyak tamu VIP. Tim akan standby di dekat pintu masuk dan melihat bila tamu spesial yang dimaksud sudah datang. Tim ini juga biasanya akan membantu pemantauan masuknya tamu ke area resepsi.

6. Leader atau tim Mobile

Pastinya harus ada satu orang yang menjadi pemimpin serta mampu memberikan keputusan dalam hal-hal urgent. Biasanya satu orang ini akan berpindah-pindah tugas karena ini memastikan semuanya berjalan lancar. Selain itu, leader ini juga akan terus berkoordinasi dengan pengantin untuk melaporkan kondisi yang terjadi.

Itu dia berbagai pembagian tugas wedding organizer yang wajib kamu ketahui. Sebelum menentukan paketnya lebih baik kamu mengetahui apa saja yang bisa dibantu oleh tim wedding organizer. Kamu mungkin bisa menyeleksi tugas mana yang bisa diserahkan ke tim keluarga. 

Setelah kamu mengetahui pembagian tugas dari wedding organizer, sekarang sudah saatnya kamu memilih vendor wedding organizer yang tepat! Yuk cari vendor yang kredibel dan terpercaya di Wedding Market.


Artikel Terkait