Merencanakan pernikahan sungguh bukan hal yang mudah. Banyak langkah yang harus kamu ikuti, banyak hal yang tidak boleh kamu lupakan. Kesalahan kecil bisa jadi pengacau besar. Kamu benar-benar harus cermat dan teliti dalam membuat timeline perencanaan pernikahan kamu. 

Well, apa kamu bingung harus memulai dari mana? Atau, tidak tahu apa saja yang harus disiapkan? Mana yang harus didahulukan dan mana yang bisa belakangan? Kebingungan ini wajar. Toh, ini merupakan pengalaman pertamamu dan pasangan. Oleh karena itu, WeddingMarket akan memandumu merencanakan pernikahan selangkah demi selangkah. Here we go!

13 Langkah Perencanaan Pernikahan

1. Tentukan bulan dan tahun pernikahan

Jangan mengurusi apapun sebelum kamu menentukan bulan dan tahun pernikahanmu akan diadakan. Kenapa hanya bulan dan tahun, dan bukannya tanggal? Alright, begini, pada perencanaan pernikahan, tanggal pernikahan itu biasanya akan berubah tergantung dengan tanggal ketersediaan gedung atau venue yang akan kamu sewa.

Kamu mungkin akan berkeliling ke beberapa tempat untuk menanyakan biaya sewa dan tanggal berapa saja gedung tersebut available. Kemungkinannya kecil untuk sebuah gedung available di tanggal pernikahan yang sudah kamu tentukan dan nanti kamu malah akan harus mengubah lagi tanggalnya. Lebih baik tidak ditentukan dulu, bukan?

“Kalau begitu, kenapa harus menentukan bulannya? Kenapa tidak tahunnya saja?” Apa pertanyaan itu yang baru saja terlintas di pikiran kamu? Jika kamu tidak menentukan bulan, maka opsi tanggal yang muncul akan semakin banyak dan, tentunya, akan membuatmu semakin bingung, bukan begitu? Belum lagi harus mendiskusikan segala opsi bersama pasangan dan keluarga. 

Jadi, untuk mempermudah segalanya, sejak saat lamaran, kamu sudah diskusikan bulan dan tahun kapan pernikahanmu fix akan diadakan. Jadi, saat kamu datang menemui pihak marketing gedung, kamu tinggal tanyakan ketersediaan dan biaya sewa gedung di satu bulan saja. Setelah itu, tinggal ambil tanggal yang paling pas.

2. Buat daftar tamu undangan

Setelah fix dengan bulan dan tahun pernikahan, tentukan berapa undangan yang akan kamu sebar. Bagaimana caranya? Buat list siapa saja yang akan kamu undang. Kamu harus teliti dalam melakukan hal yang satu ini. Telitinya, bagaimana? Perhatikan, saat kamu menulis, misalnya, “Keluar Besar Paman A”, kamu harus mencantumkan dalam catatan kamu berapa jumlah orang dalam keluarga si Paman A. Jumlahnya inilah yang akan kamu masukan dalam hitungan kamu.

Jangan sampai keliru dalam menghitung, ini nantinya akan berpengaruh ke luas gedung dan banyaknya catering yang harus kamu sediakan. Juga, jangan sampai ada yang terlewatkan ya! Kamu harus memastikan betul-betul maksimal berapa undangan yang akan hadir di hari pernikahanmu. Setelah ini sudah oke, dan kamu sudah mendapatkan jumlah total dari list kamu, kamu bisa lanjut ke perencanaan pernikahan berikutnya!

3. Buat daftar gedung yang akan kamu survei

Setelah tanggal dan bulan pernikahan sudah fix dan total tamu undangan sudah oke, kamu sekarang tahu harus mencari gedung yang mampu menampung minimal berapa orang. List gedung-gedung yang punya kapasitas yang sesuai dengan kebutuhan kamu. Minta rekomendasi kerabat dan teman merupakan ide yang baik. Selain itu, kamu juga bisa searching di internet. Pastikan yang masuk di daftar pilihan kamu adalah gedung-gedung yang lokasinya memungkinkan untuk digelarnya pernikahanmu, ya! Jangan masukan dalam daftar gedung-gedung yang lokasinya tidak memungkinkan untuk jadi tempat berlangsungnya pernikahan kamu.

4. Survei gedung yang ada dalam list

Setelah kandidat-kandidat gedung sudah oke, perencanaan pernikahan selanjutnya, tentu saja, melakukan survei. Ini wajib kamu lakukan, ya! Saran dari kerabat, teman, dan informasi yang kamu dapat dari internet tidak akan pernah cukup. Kamu harus datang dan pastikan sendiri segalanya.

Nah, saat survei, apa saja yang harus kamu lakukan? Pertama, datangi kantor marketing-nya. Minta tanggal-tanggal ketersediaan gedung di bulan yang sudah kamu tentukan beserta biaya sewa gedungnya. Jangan lupa juga tanyakan apa saja yang kamu dapatkan dan tidak dapatkan dengan biaya yang diberikan tersebut. Kedua, minta daftar vendor catering yang merupakan rekanan dari gedung tersebut. Kenapa perlu minta ini ya? Karena kalau kamu gunakan vendor yang bukan rekanan dari gedung, kamu akan dikenakan biaya tambahan.

Ketiga, minta diajak berkeliling gedung. Kamu harus melihat seluruh bagian gedung, termasuk ruang make up dan kamar mandinya, juga lokasi dimana catering akan disimpan. Jika semuanya memenuhi standar yang diinginkan, kamu bisa lanjut ke step keempat. Jika tidak, berhenti sampai di sini saja. Keempat, tanyakan kapan, waktu terdekat, akan ada acara pernikahan di gedung itu. Kamu bisa survei lagi saat ada pernikahan yang berlangsung supaya kamu bisa mengira-ngira seperti apa nanti saat pernikahanmu digelar.

5. Buat janji dengan vendor catering yang kamu pilih

Kamu sudah dapat daftar vendor catering rekanan dari gedung piihan kamu, bukan? Selanjutnya, kamu bisa searching sana-sini untuk memilih beberapa vendor yang kira-kira oke buat kamu. Setelah melakukan eliminasi satu-persatu, kamu sisakan sekitar 4 atau 5 vendor catering saja. Nah, perencanaan pernikahan berikutnya yang harus kamu lakukan adalah buat janji dan bertemu dengan vendor-vendor tersebut.

Saat sudah bertemu dengan mereka semua, kamu harus melakukan eliminasi lagi, sisakan 2 atau 3 vendor saja. Setelah itu, lakukan test food untuk menentukan pilihan akhir kamu. Selanjutnya, mereka akan memberi tahu kamu harga paket-paket catering yang mereka miliki. Kamu pilih sesuai dengan banyaknya kemungkinan tamu undangan yang akan datang, bukan banyaknya undangan yang kamu sebar, ya! Saat staf catering-nya menanyakan padamu berapa undangan yang akan kamu sebar, katakan jumlah undangannya dan katakan pula jumlah perkiraan berapa tamu yang akan hadir.

6. Tentukan dekorasi pernikahan seperti apa yang kamu mau

Biasanya, vendor catering itu merangkap sebagai wedding planner. Jadi, kemungkinan mereka sudah punya kerjasama dengan vendor dekorasi. Kami sarankan, agar lebih berhemat, kamu sebaiknya pakai wedding planner dari vendor catering yang jadi pilihan kamu itu. Juga, kamu jadi tidak perlu cari ke sana-sini lagi.

Nah, perencanaan pernikahan yang harus kamu lakukan kali ini adalah menentukan tema dari pernikahan kamu. Dekorasi pernikahan kamu, tentunya, akan tergantung pada tema yang kamu pilih, bukan? Jika kamu sudah punya tema, beri tahu dekorator kamu. Pertama-tama, mereka pasti akan menunjukan berbagai foto contoh pelaminan yang sebelumnya sudah pernah mereka buat. Kamu bisa melihat-lihat fotonya dan memilih salah satu yang paling menarik perhatianmu.

Kamu juga bisa meminta mereka untuk mengkolaborasi beberapa dekorasi. Selama mereka punya properti pelaminan yang kamu inginkan, kamu tidak harus membayar biaya lebih. Namun, jika kamu ingin membuat pelaminan baru dengan dekorasi baru, maka kamu akan dikenakan biaya tambahan.

Saat kamu selesai dengan pelaminan, selanjutnya bahas bagian dekorasi yang lainnya. Kamu benar-benar harus memberikan perincian dekor seperti apa yang kamu inginkan, jangan sampai ada yang terlewat ya. Jika kamu ingin menggunakan properti yang tidak dimiliki oleh vendor dekorasi kamu, kamu bisa menyewa secara terpisah. Misalkan, kamu ingin red carpet yang lebih oke seperti red rose petal carpet, maka kamu bisa searching di internet dan sewa sendiri.

7. Pilih-pilih dan fitting gaun pengantin

Jika tema pernikahan sudah oke, kamu tentu sudah ada gambaran gaun pengantin seperti apa yang akan kamu gunakan. Perencanaan pernikahan selanjutnya yang harus kamu lakukan adalah memilih-milih dan fitting gaun pengantin. Ingat, jangan pernah terburu-buru saat fitting, ya. Biasanya di tempat fitting gaun itu ramai orang, apalagi jika vendor yang kamu pilih cukup terkenal, baiknya kamu ke sana jangan saat weekend.

Saat fitting, jangan sungkan untuk bolak-balik ganti gaun sampai kamu menemukan yang paling sesuai di hati kamu. Jangan sampai karena malas ganti-mengganti baju, kamu malah jadi memilih gaun yang sebenarnya tidak terlalu kamu suka. Fitting baju ini tidak hanya sekali. Kamu bisa lakukan sebulan sekali, kalau perlu.

Yang pasti, untuk final fitting, paling tidak harus kamu lakukan satu minggu sebelum hari-H, ya! Jangan lupa make sure ke vendor busana kamu tentang ukuran gaun kamu, “bagian sini jangan lupa dikecilkan ya”, “yang ini dilonggarkan sedikit”, “korsetnya ini ya yang akan saya gunakan, tolong diingat”, dan sebagiannya. Jangan sampai gaun kamu malah tidak fit perfectly di badan kamu saat hari besar kamu berlangsung. Mood kamu tentu akan hancur kalau sampai itu terjadi dan kamu mungkin tidak akan melupakannya sepanjang hidupmu.

8. Tentukan make up artist yang paling pas dengan karaktermu

Untuk MUA, kami sangat menyarankan agar kamu pilih sendiri. Kamu tentu sudah sering melihat-lihat para makeup artist yang “berkeliaran” di media sosial Instagram, bukan? Coba kamu perhatikan foto-foto pengantin ber-makeup hasil karyanya. Lihat juga postingan dan komentar-komentar para client-nya. Apakah cocok dengan seleramu? Apakah sudah oke? Jika iya, coba kamu hubungi dan tanyakan price list-nya. Jika sesuai dengan budget, kamu bisa minta test makeup untuk lebih meyakinkan.

Anyway, untuk kamu yang belum tahu, test makeup itu tidak gratis ya! Ada biayanya, bisa setengah dari harga aslinya, tapi kamu bisa saja minta kelonggaran biaya. Namun, ada juga Vendor Make up Artist yang memberi test makeup gratis!

9. Hubungi pembawa acara dan pengisi acara

Sebuah pernikahan pasti ada pembawa acara dan pengisi acara, walaupun sebenarnya pengisi acara ini tidak selalu harus ada. Hubungi MC kamu dan beri tahukan susunan acara pernikahan kamu, beri tahu juga jika ada tambahan-tambahan acara, misalnya pemotongan wedding cake. Tidak semua pasangan pengantin menggunakan wedding cake di pesta resepsi mereka, jadi kamu perlu sekali beri tahu pembawa acara kamu jika ada wedding cake di pesta kamu.

Pengisi acara pernikahan yang sudah tidak asing adalah wedding singer. Hubungi penyanyi kamu, berikan list lagu pernikahan yang boleh ia nyanyikan. Untuk perencanaan pernikahan yang baik, sangat direkomendasikan untuk memberikan list lagu ini karena sering sekali wedding singer menyanyikan lagu yang tidak sesuai dengan pernikahan. Kadang malah  lagu patah hati yang dinyanyikan. Memang kamu mau lagu-lagu seperti ini dilantunkan di acara penuh cinta kamu? Juga, sebaiknya, beri tahu penyanyi dan MC kamu untuk tidak mengizinkan siapapun menyumbang lagu di pesta kamu.

Banyak orang-orang yang tidak ambil pusing lagu apa yang mereka nyanyikan, yang penting mereka bernyanyi. Sangat tidak elegan jika mereka menyanyikan lagu-lagu yang out of theme, bukan? Apalagi, jika tema pernikahan kamu indian night misalnya, lalu ada salah satu tamu yang melantunkan lagu dangdut, bagaimana perasaanmu? Jangan membiarkan mood kamu hancur gara-gara hal-hal seperti ini ya.

10. Sewa atau jahit baju seragam untuk keluarga

Saat acara pernikahan, tentu keluarga dekat kau, terutama ayah dan ibunda tercinta harus menggunakan seragam, bukan? Jangan lupa untuk mendiskusikan ini dengan beliau-beliau ya. Tanyakan seragam seperti apa yang ingin mereka gunakan, tapi harus disesuaikan dengan tema pernikahan yang akan kamu usung ya, jangan malah melenceng nantinya. Kemudian tanyakan juga, apa mereka prefer sewa baju saja atau jahit sendiri.

Setelah beres dengan seragam kedua orang tua kamu dan pasangan, lanjutkan dengan paman tante kaliah yang juga akan ikut mengiring kamu dan pasangan ke pelaminan. Sebaiknya untuk yang ini, kamu langsung tentukan saja, apakah akan diberikan kain untuk dijahit masing-masing atau dibelikan baju yang sudah jadi dan tinggal dimodifikasikan saja. Jangan lupa selalu sesuaikan dengan tema pernikahan dan budget yang kamu punya ya.

11. Pilih suvenir dan cetak undangan

Kenapa pilih suvenir ada di step nomor 11 perencanaan pernikahan? Karena, kamu paling bisa berhemat di bagian yang satu ini. Suvenir memang harus ada budget-nya, tapi jika kamu kekurangan dana di sektor lainnya, kamu bisa mencomot sedikit dari budget suvenir ini untuk kamu gunakan di kebutuhan lain yang lebih krusial. Kamu tidak perlu cari suvenir yang mahal-mahal, cari yang murah saja tapi jangan terkesan murahan. Banyak sekali pilihan suvenir seperti itu yang bisa kamu temukan dimana-mana. Kamu harus pandai-pandai mencari ya!

Lalu, pilihan undangan pun tidak perlu yang mewah-mewah. Toh, nanti akan berakhir di tempat sampah juga. Kamu bisa buat undangan di selembar kertas karton saja, tapi modifikasi design-nya agar tidak tampak mainstream. Membuat design undangan itu tidak mahal, kamu bahkan bisa meminta temanmu yang pandai desain untuk membantumu. Cetak undangan sekitar sebulan sebelum hari H dan sebarkan sekitar 1 atau 2 minggu menjelang pernikahanmu. Jangan terlalu jauh-jauh hari disebar ya, ada kemungkinan mereka akan lupa akan hari pernikahanmu. Dan jangan terlalu mendadak juga, nanti mereka sudah keburu ada acara lain.

12. Tentukan para penjaga buku tamu

Penjaga buku tamu ini baiknya kamu pilih dari keluarga atau teman dekat kamu. Penjaga buku tamu biasanya terdiri dari 4 orang. Setelah kamu dapat 4 orang yang mau menjadi penyambut tamu di pesta pernikahan kamu, kamu bisa pilihkan mereka seragam yang pas. Biasanya, harga sewa seragam penerima tamu cukup mahal juga. Dari pada kamu menyewa, kami sarankan untuk membelikan saja gaun yang bagus. Selain desainnya bisa lebih beragam, kamu juga akan membuat para penerima kamu senang dengan menghadiakan gaun tersebut sebagai hadiah tanda terima kasih untuk mereka.

Jangan lupa melakukan briefing dengan keempat penerima tamu kamu ya. Jelaskan pada mereka tentang suvenir dan kotak amplop. Apa yang harus dijelaskan mengenai suvenir? Beri tahu mereka bahwa hanya berikan satu suvenir untuk setiap keluarga. Jika yang menulis buku tamu hanya satu orang dan ia datang bersama rombongan, lima orang misalnya, tetap hanya berikan satu suvenir saja.

Begitu juga dengan amplop, jika yang dimasukan hanya satu amplop berarti suvenir yang diberikan hanya satu juga, terlepas dari berapa rombongan yang dibawanya. Juga, jangan lupa beri tahu para penerima tamumu untuk tidak meninggalkan kotak amplop tanpa ada yang menjaga ya, ini benar-benar penting karena kalau sampai kotak amplopnya ditinggalkan begitu saja, bisa-bisa dicuri orang.

13. Tentukan penanggung jawab di setiap pos-pos

Perencanaan pernikahan ini yang paling penting. Kamu harus punya penanggung jawab di setiap “pos” pernikahan kamu. Pertama catering, tunjuk penanggung jawab catering seseorang yang bisa kamu percaya dan berkarakter keras. Maka dari itu kamu perlu sangat berhati-hati, harus ada seseorang yang menjaga keluar masuknya makanan dalam pernikahan kamu, dan jangan sampai ada oknum tidak bertanggung jawab yang mengambil makanan pernikahan kamu untuk kepentingan pribadi. Gawat bukan kalau makanan di pesta pernikahan kamu jadi kurang karena oknum ini?

Kedua, penanggung jawab untuk kotak amplop. Sering sekali terjadi pencurian kotak amplop usai pesta pernikahan. Jadi, jangan sampai kamu lalai akan hal ini ya. Kamu harus menunjuk satu orang yang paling kamu percaya untuk menjaga kotak amplop di pesta pernikahan kamu, baiknya paman kamu atau siapapun keluarga dekat kamu. Beri tahu juga pada keempat penerima tamu kamu siapa penanggung jawab kotak amplopnya, sehingga mereka tidak akan membiarkan siapapun menyentuh kotak itu selain si penanggung jawab tersebut.

Ketiga, penanggung jawab acara. Entah kamu menyewa wedding organizer atau tidak, kamu tetap harus ada penanggung jawab acara dari pihak keluarga kamu. Ia bertugas untuk membantu menjaga kelancaran dan ketepatan waktu acara pernikahan kamu. Juga, sebagai jembatan informasi dari wedding organizer atau wedding planner ke keluarga kamu dan pasangan atau sebaliknya. Itu dia 3 jenis penanggung jawab yang paling penting. Tunjuk orang-orang yang paling kamu percaya dan paling cocok untuk setiap posisi, ya.

Jika kamu sudah melalui 13 step tersebut, kurang lebih acaramu sudah dapat dikatakan aman. Namun, kamu tetap harus melakukan check and recheck, ya! Terus hubungi vendor catering, dekorasi, MC, pengisi tamu, MUA, vendor gaun, dan seluruh yang punya tanggung jawab akan jalannya acara kamu. Jika kamu tidak sering menghubungi dan mengingatkan mereka apa-apa tentang acara kamu, bisa-bisa mereka lupa karena mereka tidak hanya mengurusi acara kamu saja, bukan? Pay attention in every detail to make a perfect wedding party! Semoga acara kamu sukses!