Sebelum memutuskan untuk memilih wedding organizer, kamu dan pasangan pastinya akan membandingkan berbagai faktor yang ditawarkan oleh wedding organizer. Salah satunya adalah dengan melihat surat penawaran wedding organizer.

Maka, sebelum memilih dan memutuskan ada baiknya kamu mengetahui apa saja yang seharusnya ada di surat penawaran tersebut. Selain itu, ada beberapa tips praktis untuk memilih wedding organizer yang tepat sesuai dengan surat penawaran yang diberikan. 

Mengenal Surat Penawaran Wedding Organizer

Hal pertama yang wajib diketahui adalah surat penawaran wedding organizer itu sendiri. Sebagai calon klien biasanya kamu akan disodorkan surat penawaran ini. Isinya adalah hal-hal yang berhubungan dengan paket yang ditawarkan kepada kamu dan pasangan. Apa saja aspek yang harus ada di dalam sebuah surat penarawan? 

1. Tanggal dan Waktu

Hal pertama adalah mengenai tanggal dan waktu. Kamu sebaiknya mengetahui terlebih dahulu apakah di tanggal tersebut wedding organizer masih available menerima klien. Hindari wedding organizer yang sudah terlalu banyak klien kecuali memang sudah perusahaan besar dan sudah banyak karyawan.

Selain itu, pastikan pula soal waktu. Wedding organizer yang bekerja satu hari full dengan wedding organizer yang hanya bekerja satu hari. Bahkan, ada penawaran harga yang berbeda jika hari akad atau pemberkatan berbeda dengan hari resepsi. Hal ini penting untuk kamu dan pasangan perhatikan. 

2. Items yang Ditawarkan

Dalam surat ini akan dibeberkan berbagai items yang ditawarkan oleh wedding organizer. Biasanya surat akan dibuat berdasarkan permintaan kamu dan pasangan. Kamu bisa meminta dua sampai tiga paket yang sesuai dengan kebutuhan. Misalnya meminta paket lengkap atau paket yang isinya hanya sebagian vendor saja.

Cara ini akan membantu kamu untuk menentukan harga terbaik. Surat penawaran wedding organizer juga akan membantu kamu untuk mengetahui kelengkapan dari paket yang ditawarkan. Kamu bisa menghitung sisi untung dan rugi sebelum memilih wedding organizer.

3. Harga

Tak hanya items yang ditawarkan saja, surat penawaran wedding organizer juga harus memuat harga yang ditawarkan. Dari situ kamu bisa memperkirakan kesesuaian antara budget dengan konsep yang ingin ditawarkan. Biasanya harga terjangkau akan menyesuaikan dengan pilihan vendornya.

Kamu harus tahu bahwa semakin mahal harga tentu sebanding dengan items yang didapatkan. Hanya saja tinggal bagaimana kamu menyesuaikan dengan konsep dan budget. Harga yang murah tidak selamanya jelek kok. Hanya saja konsepnya memang tidak terlalu mewah dan besar-besaran.

4. Informasi Vendor

Kamu dan pasangan juga harus mengetahui kualitas dari vendor yang dipakai. Melalui surat penawaran wedding organizer ini, nantinya kamu jadi mengetahui vendor yang akan dipakai. Jangan ragu untuk menanyakan kepada wedding organizer bila tak mencantumkan vendornya.

Tentu kamu harus mengetahui apakah vendor tersebut terpercaya dan sesuai dengan konsep dasar yang sudah kamu inginkan dengan pasangan. Selain itu, kamu juga ingin melihat hasil akhirnya misalnya make-up atau dokumentasi. Sebab, masing-masing orang bisa dibilang memiliki selera yang berbeda-beda. 

5. Aturan Pembayaran

Hal yang wajib dicantumkan adalah aturan dari pembayaran. Biasanya wedding organizer akan memberikan term and condition mengenai pembayaran mulai dari DP sampai dengan pelunasan. Mengapa hal ini penting diketahui? Pastinya kamu dan pasangan perlu memperhatikan keuangan atau budget yang masuk. 

Tips Memilih Wedding Organizer dari Surat Penawaran

Setelah mengetahui aspek penting dalam sebuah surat penawaran wedding organizer, saatnya kamu mengetahui beberapa tips praktis seputar pemilihan wedding organizer. Ternyata dari surat penawarannya kamu sudah bisa mengetahui apakah wedding organizer tersebut cocok atau tidak dengan kamu.

1. Melihat Kelengkapan Informasi

Pastinya kamu menginginkan informasi yang lengkap sebelum benar-benar memilih wedding organizer yang tepat. Surat penawaran yang baik sebaiknya lengkap dengan items yang akan kamu dapatkan. Bila ditawarkan paket makanan, ada baiknya dicantumkan pula menu makanan yang bisa dipilih. 

Selain itu, surat penawaran perlu mencantumkan menu tambahan seperti stall beserta jumlahnya. Begitu pula dengan menu tambahan lain seperti pudding atau buah. Semuanya perlu dicantumkan secara lengkap dan juga menyeluruh. 

Begitu pula dengan vendor dekorasi. Pada surat penawaran wedding organizer sebaiknya dicantumkan pula items yang akan didapatkan oleh kamu dan pasangan. Lebih baik jika mencantumkan foto-foto yang sesuai dengan paket yang akan ditawarkan. Dengan begitu, kamu bisa mengetahui bahwa paket yang ditawarkan sudah lengkap atau belum.

Hal ini juga berlaku untuk vendor lainnya seperti dokumentasi dan makeup pengantin. Kamu harus mengetahui fasilitas apa yang didapatkan. Pada dokumentasi misalnya, kamu harus tahu output apa yang akan diberikan. Apakah ada foto cetaknya? Apakah sudah termasuk video? Bila termasuk, berapa durasi video yang akan diberikan?

Sementara untuk make up, kamu harus tahu juga paket tersebut untuk make-up berapa orang? Selain itu, apakah termasuk pakaian untuk orangtua dan adik? Kamu juga wajib mengetahui items lainnya seperti hand bouquet hingga corsage untuk pengantin pria. Meskipun hal kecil namun juga jangan sampai terlewat. 

2. Mencamtumkan Informasi Vendor Secara Jelas

Salah satu kunci kelancaran dari pernikahan adalah memakai vendor yang sesuai konsep. Tak hanya sesuai dengan budget saja. Kamu dan pasangan juga harus memastikan vendor tersebut sesuai dengan apa yang kamu inginkan. Misalnya kamu ingin membuat video dokumentasi dengan referensi tertentu. Pastikan bahwa vendor yang ditawarkan bisa melakukannya.

Beberapa surat penawaran  juga berisi pilihan vendor. Artinya kamu dan pasangan bisa memilih vendor yang dipilihkan oleh wedding organizer. Dengan begitu, kamu jadi bisa memilih mana yang sesuai dengan keinginan dan mana yang tidak. Surat penawaran seperti ini patut kamu pertimbangkan karena secara tidak langsung terbuka dan membantu kamu dan pasangan untuk memilih. 

3. Mengecek Informasi Seputar Jasa Wedding Organizer

Kamu dan pasangan sebaiknya memilih wedding organizer yang mencantumkan dengan jelas tugas dan tanggung jawab di dalam surat penawaran wedding organizer. Sebab, ada beberapa wedding organizer yang punya paket berbeda. Misalnya ada yang membedakan harga antara setengah hari dengan satu hari full. Tapi, ada pula yang menyamakannya.

Selain itu, cek  juga jumlah personil atau crew yang turun. Bila kamu tidak menyelenggarakan pernikahan terlalu besar tentu saja tidak membutuhkan wedding organizer terlalu banyak. Terakhir, pastikan pula benefit yang dicantumkan. Biasanya beberapa wedding organizer memberikan bonus-bonus tertentu yang cukup menarik dan patut untuk dipertimbangkan.

Nah, surat penawaran wedding organizer sendiri ternyata bisa menjadi cara untuk kamu memilih wedding organizer yang tepat. Maka, kamu dan pasangan bisa mengecek kelengkapan dari surat tersebut sebagai acuan untuk memilih. Pastinya akan sangat membantu dan membuat kamu dan pasangan jadi yakin akan paket yang ditawarkan sudah sesuai dengan konsep dan pastinya sama dengan budget.

Yuk pilih wedding organizer favoritmu di WeddingMarket!