Ketika kamu dan pasangan memutuskan untuk menikah, akan ada banyak hal yang perlu dipersiapkan. Mulai dari persiapan acara pra nikah seperti lamaran, pengajian dan siraman, hingga prosesi akad nikah sampai resepsi. Persiapan-persiapan tersebut diantaranya, gedung atau tempat resepsi, catering, dekorasi, baju pengantin dan make up artist, dan juga fotografer. Semua persiapan pernikahan tersebut rasanya akan sulit jika dikerjakan seorang diri. Maka dari itu, kamu butuh bantuan vendor pernikahan.

Merancang dan mewujudkan sebuah konsep pernikahan bukanlah perkara yang mudah, karena ada begitu banyak detail-detail yang harus diperhatikan dengan baik agar acara dapat berjalan dengan lancar dan sukses. Disinilah peran vendor-vendor pernikahan tersebut dibutuhkan. Setidaknya, dengan membagi tugas kepada para profesional yang memang spesialis di bidangnya, akan membantu kamu menyiapkan segala kebutuhan untuk pernikahanmu dengan lebih fokus dan terarah. 

Pengertian dan Tugas Vendor Pernikahan

Sebelum membahas lebih lanjut mengenai bagaimana cara membangun komunikasi yang baik dengan vendor pernikahan, ada baiknya kamu memahami terlebih dahulu apa itu vendor pernikahan? Secara etimologis, vendor adalah penjual atau orang atau perusahaan penyedia barang atau jasa. Dengan demikian, bisa dikatakan pengertian vendor pernikahan adalah penyedia barang atau jasa yang mempersiapkan hal-hal berkaitan dengan acara pernikahan. 

Tugas vendor pernikahan adalah memastikan tersedianya segala kebutuhan untuk pernikahan, termasuk pula membantu kelancaran acara. Sebagai contoh, vendor catering harus menyediakan konsumsi untuk acara pernikahan dan memastikan semua tamu dapat menikmati hidangannya dengan baik. Vendor fotografi harus mendokumentasikan setiap momen penting dalam rangkaian acara pernikahan, vendor rias pengantin (MUA) bertugas mempercantik tampilan pengantin dengan make up, dan lain sebagainya. 

5 Vendor Pernikahan yang Paling Dibutuhkan dalam Pesta Pernikahan

Kehadiran vendor pernikahan akan sangat membantu dalam mempersiapkan segala macam hal yang dibutuhkan ketika kamu menggelar pesta pernikahan. Jadi, kamu tidak perlu repot-repot mengurusi printilan-printilan kecil karena sudah ada vendor yang mengaturnya. Namun, diantara sekian banyak vendor-vendor pernikahan yang ada, kamu harus bisa menentukan vendor mana yang paling dibutuhkan dalam acara pernikahan. Supaya, kamu dapat menentukan prioritas terkait dengan penggunaan dana atau budget yang dimiliki. Jangan bingung, berikut daftarnya.

1. Wedding Organizer

Wedding Organizer: Clara Wedding

Diantara sekian banyak vendor pernikahan yang ada, wedding organizer adalah yang pertama harus ditentukan, jasanya mau digunakan atau tidak. Meskipun bertindak sebagai mediator antara kamu–calon pengantin–dan vendor-vendor lainnya, peran wedding organizer sangat besar. Mulai dari ikut merancang dan mempersiapkan konsep pernikahan, memberikan referensi vendor lainnya, hingga memastikan kelancaran acara hingga selesai, merupakan bagian dari tugas wedding organizer.

Wedding organizer atau WO inilah yang nantinya akan mengurusi dan memastikan segala hal, seperti jadwal acara, dekorasi, memilih perias, dokumentasi, dan yang lainnya. WO ini juga akan bisa dimintai saran terkait pengelolaan keuangan untuk pernikahan kamu, sehingga pengeluaran dana bisa menjadi lebih efektif. Tentunya kamu juga harus mengalokasikan dana tersendiri untuk membayar jasa wedding organizer ini. 

Namun, jika tidak berencana menggunakan jasa Wedding Organizer, maka kamu dan pasangan harus menyiapkan waktu ekstra untuk memikirkan segala detail pernikahanmu. Paling tidak siapkan waktu minimal enam bulan untuk mempersiapkan segala kebutuhan di acara pernikahanmu nanti, sebab kamu harus memastikan sendiri vendor pernikahan yang digunakan satu per satu. Cukup merepotkan memang, tetapi kamu bisa menggunakan dananya untuk keperluan yang lain.

2. Gedung atau Venue Pernikahan dan Dekorasi

Venue: Felfest UI

Hal kedua yang juga harus dipersiapkan secara matang dari jauh-jauh hari yakni, menentukan gedung atau venue untuk lokasi pernikahanmu nanti. Jika tanggal pernikahan sudah ditetapkan, maka segeralah hubungi vendor penyedia gedung atau venue pernikahanmu nanti. 

Untuk mengantisipasi hal-hal yang tidak diinginkan, alangkah baiknya apabila kamu dan pasangan sudah mulai survei lokasi pernikahan dari satu tahun hingga enam bulan sebelum pernikahan. Sebab, lokasi pernikahan atau gedung yang strategis ketersediaannya terbatas, serta biayanya pun tidak murah. Pastikan juga lokasi pernikahan tersebut sesuai dengan konsep dan tema pernikahan kamu, apakah outdoor atau indoor, intimate wedding atau pesta yang mengundang banyak tamu. 

Seiring dengan penetapan lokasi pernikahan, biasanya juga diikuti dengan pemilihan vendor dekorasi, karena penting sekali untuk menyelaraskan keduanya. Namun ada pula vendor yang sudah menyediakan paket gedung sekaligus dekorasi, hal ini tentu akan lebih menguntungkan. Jika pun tidak, sudah banyak juga vendor-vendor dekorasi yang dapat dipilih untuk mewujudkan tema atau konsep pernikahanmu. Terlebih lagi bagi kamu yang berniat menggelar pesta pernikahan di rumah sendiri, jasa vendor dekorasi mutlak dibutuhkan.

3. Baju Pengantin dan Makeup Artist

Gaun Pengantin: Ivory Bridal

Selanjutnya vendor pernikahan yang sangat esensial dalam sebuah pesta pernikahan, yakni vendor baju pengantin dan makeup artist. Jika tidak mau repot kamu bisa memilih vendor baju pengantin dan MUA yang saling terafiliasi, jadi ketika kamu memesan jasa rias pengantin akan sekaligus dengan baju pengantin. Biasanya untuk rias pengantin adat. Namun, bisa juga jika kamu ingin menggunakan jasa masing-masing vendor tersebut secara terpisah. Kembali lagi semua pilihan tergantung dengan kebutuhanmu.

4. Catering

Catering: Kencana Mas Catering

Vendor pernikahan penting selanjutnya adalah jasa katering. Bisa jadi biaya untuk katering ini adalah yang paling banyak harus dikeluarkan, tergantung pada jumlah tamu yang diundang. Semakin banyak tamu yang diundang, maka semakin besar biaya yang harus kamu keluarkan untuk biaya katering. Namun, sangatlah penting untuk memilih catering terbaik agar mendapatkan hidangan yang nikmat untuk memuaskan para tamu undangan yang hadir di pestamu.

Jika perlu, lakukan food testing terlebih dahulu sebelum memilih catering yang akan digunakan di pesta pernikahanmu nanti. Tips buat kamu, rajinlah untuk menghadiri pameran pernikahan yang banyak diikuti oleh vendor-vendor, termasuk pula vendor catering. Nah, di sana biasanya kamu bisa berkonsultasi mengenai menu sekaligus mencicipi makanan secara gratis, loh.

5. Dokumentasi foto dan video

Photo by Antheia Photography

Well, vendor pernikahan terakhir yang juga sangat penting keberadaannya untuk mendokumentasikan momen-momen bersejarah dalam rangkaian prosesi pernikahanmu yakni wedding photographer. Biasanya, vendor fotografer ini menyediakan layanan mulai dari foto prewedding hingga resepsi pernikahan. Ada juga yang hanya menyediakan jasa saat akad dan resepsi saja. Pilihlah tergantung kebutuhanmu, karena biaya yang dikeluarkan pun pastinya akan berbeda.

Nah, itulah 5 vendor penting yang harus segera dihubungi ketika kamu dan pasangan berencana untuk melangsungkan pesta pernikahan. Vendor-vendor tersebut akan sangat menentukan kesuksesan acara pernikahanmu nanti, diantaranya wedding organizer, gedung pernikahan dan dekorasi, catering, MUA dan baju pengantin serta dokumentasi. Setelah menetapkan kelima vendor tersebut, maka selanjutnya kamu bisa mencari vendor-vendor lainnya yang tidak membutuhkan waktu lama untuk mengurusnya, antara lain: undangan pernikahan, souvenir, hantaran atau seserahan, dan lain-lain.

Apakah persiapan pernikahannya selesai sampai disitu saja? Tentu tidak. Setelah menetapkan vendor-vendor yang akan terlibat dalam pesta pernikahanmu, hal selanjutnya yang tak kalah penting adalah menjaga komunikasi yang baik dengan vendor-vendor tersebut. 

Cara Membangun Komunikasi yang Baik dengan Vendor Pernikahan

1. Saling berkomunikasi dengan teratur

Agar progress persiapan pernikahanmu terkontrol, maka tetaplah jaga komunikasi yang baik dengan para vendor pernikahan yang terlibat. Bila perlu, buatlah jadwal yang teratur untuk bertemu dan mendiskusikan sejauh mana persiapan pernikahannya. Meski tak bertatap langsung, zaman sekarang pertemuan bisa diatur dengan mudah melalui smartphone atau gadget-mu, kamu bisa melakukan online meeting dengan para vendor beberapa kali dalam seminggu atau sesuai jadwal yang disepakati bersama.  

2. Mendelegasikan tugas

Dalam mempersiapkan pesta pernikahan, biasanya yang ikut terlibat bukan hanya pasangan calon pengantin saja, tetapi juga keluarga atau kerabat. Nah, untuk urusan berkomunikasi dengan vendor ini, kamu juga bisa melibatkan salah seorang dari keluargamu untuk fokus menangani satu vendor. Dengan pendelegasian tugas seperti ini, tentu akan lebih memudahkan sekaligus meringankan beban si calon pengantin.

3. Menyampaikan Instruksi dengan Jelas

Dalam menyampaikan keinginan kepada para vendor pernikahan yang terlibat, sebisa mungkin gunakanlah bahasa yang jelas dan sopan. Jika kamu dan pasangan menginginkan hal yang khusus untuk pernikahanmu, upayakan menulisnya dengan runut, sehingga suatu saat ketika melakukan pengecekan kamu bisa melihat landasannya.

Jika perlu, tampilkan gambaran secara visual,  misalnya kamu menginginkan dekorasi dibuat bentuk tertentu, maka kamu bisa memberikan contoh foto atau  gambar sebagai ilustrasi. Hal ini akan sangat membantu para vendor untuk mewujudkan keinginanmu. 

4. Menetapkan deadline

Semakin dekat dengan hari H, maka semakin banyak pula hal-hal yang harus dikomunikasikan dengan vendor terkait sejauh mana persiapan pernikahanmu. Namun, bukan berarti kamu harus menghubungi para vendor setiap saat. Hal itu pasti akan sangat merepotkan jika dilakukan. Selain itu, mungkin bukan hanya kamu seorang client yang ditangani oleh si vendor. Oleh sebab itu, sebaiknya kamu menentukan deadline untuk tiap tugas atau catatan yang diberikan untuk vendor. 

Nah, dengan batas waktu yang jelas seperti itu baik kamu maupun vendor pernikahan akan lebih leluasa dalam mengatur jadwal masing-masing, karena titik temunya sudah ditetapkan. Apabila terpaksa harus melenceng dari deadline yang ditetapkan, berusahalah untuk tetap memahami situasi dan kondisinya, kemudian carilah solusi terbaik untuk mengatasi kendala-kendala yang ditemui bersama-sama.  

Demikianlah cara-cara yang bisa kamu lakukan untuk membangun hubungan yang baik dengan vendor pernikahan yang  bermitra denganmu. Tentunya jika kamu menggunakan jasa wedding organizer untuk mengurus segala sesuatu terkait kebutuhan persiapan pernikahanmu, maka akan lebih memudahkan. Sebab, tugas menghubungi vendor-vendor tersebut akan diambil alih oleh wedding organizer yang kamu percayai. Wedding organizer inilah yang nantinya akan menjembatani antara kamu sebagai customer dengan vendor-vendor pernikahanmu, sehingga kamu bisa berfokus pada hal yang lainnya.