Apakah kamu sedang memiliki kesibukan baru membanding-bandingkan wedding organizer satu dengan yang lainnya yang selama ini kamu kumpulkan dari riset maupun dengan datang ke event? Selisih beberapa harga yang tertera mungkin akan membuatmu bingung karena perbedaan penawaran yang terlihat seperti tidak kentara. Akhirnya, pencarian wedding organizer pun harus terhenti sejenak.

Tenang, tidak perlu bingung akan penawaran yang mereka berikan. Biasanya masing-masing wedding organizer akan mematok harga tertentu tergantung beberapa faktor berikut ini. Apa saja? Simak yuk selengkapnya!

1. Paket layanan yang dipilih

Wedding organizer umumnya menawarkan berbagai jenis paket layanan yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan pengantin. Jenis paket ini sangat memengaruhi total biaya yang dikenakan. Harga paket ini juga biasanya yang paling terlihat dan bisa kamu gunakan untuk perbandingan. Berikut ini contoh rincian paket yang paling sering ditawarkan.

• Paket koordinasi saat hari-H

Paket ini biasanya hanya saat koordinasi pada saat acara saja. Jika kamu dan pasangan sudah melakukan persiapan sendiri dan hanya butuh koordinator profesional untuk menjalankan rundown di hari-H dengan baik dan berkoordinasi dengan vendor, pilihan ini akan sangat cocok. 

Paket ini biasanya akan memberikan harga yang lebih terjangkau karena pekerjaan hanya dari technical meeting ke hari-H. Namun, kamu harus mempersiapkan sendiri segala elemen pernikahan dari awal hingga akhir.

• Paket full service

Paket ini mencakup seluruh proses mulai dari perencanaan hingga pelaksanaan. Wedding organizer akan membantu menentukan konsep, memilih vendor, melakukan koordinasi, hingga memastikan acara berjalan sesuai rencana. 

Kelebihan dari paket ini adalah pengantin tidak perlu repot mengurus detail acara sehingga cocok untuk pengantin yang sibuk atau tidak ingin ribet. Pernikahan yang memiliki konsep unik serta memerlukan banyak detail juga akan terbantu dengan jasa ini. Sayangnya, biasanya para pengantin harus mengeluarkan biaya yang lebih banyak karena melibatkan tenaga dan waktu yang juga lebih banyak dari tim wedding organizer.

• Paket custom

Beberapa wedding organizer juga menawarkan fleksibilitas untuk memilih layanan tertentu sesuai dengan kebutuhan, misalnya hanya meminta bantuan dekorasi atau vendor lainnya. Dengan penyesuaian ini, harga yang ditawarkan juga bisa disesuaikan. Namun, dengan memilih paket custom, pengantin masih harus terlibat dalam mengurus beberapa hal lainnya.

2. Lokasi pernikahan

Lokasi acara juga mengambil peran yang besar terhadap biaya yang akan dikenakan oleh wedding organizer karena hal yang satu ini akan berkaitan dengan logistik, tenaga, dan sumber daya lainnya yang dibutuhkan.

Lokasi pernikahan yang berada di dalam kota yang sama dengan asal wedding organizer biasanya akan lebih murah karena tidak ada biaya tambahan untuk transportasi maupun akomodasi tim. Sementara itu, jika lokasi pernikahan berada di luar kota, wedding organizer biasanya akan menambahkan biaya transportasi, akomodasi, dan makan untuk tim mereka. 

Tak hanya dua itu saja, ada juga calon pengantin yang memilih destination wedding dengan menggelar pernikahan di lokasi khusus, seperti di gunung, pantai, atau area terpencil. Persiapannya tentu akan semakin kompleks. Tim wedding organizer jadi harus memastikan semua kebutuhan acara bisa terpenuhi meskipun lokasi terbilang jauh dari kota.

3. Jumlah tamu undangan

Jumlah tamu yang diundang bisa memengaruhi tingkat kesulitan dalam mengelola acara sehingga juga akan memengaruhi biaya yang dibebankan. Berikut ini contohnya.

• Pernikahan intimate dengan 50 hingga 100 tamu

Biasanya pernikahan ini hanya membutuhkan sedikit staff dari wedding organizer untuk mengatur tamu, memastikan ketersediaan konsumsi, dan jalannya acara. Cocok jika pasangan menginginkan suasana yang lebih personal. Biaya yang dikeluarkan biasanya akan lebih kecil karena skala acara yang juga lebih kecil.

• Pernikahan besar dengan 500 hingga 1.000 tamu

Dengan skala yang lebih besar, tim wedding organizer yang dibutuhkan tentunya juga lebih besar. Butuh crew yang lebih untuk bisa mengatur tamu, memastikan ketersediaan konsumsi, menjaga flow acara, dan menangani teknis lainnya. Acara ini juga membutuhkan manajemen yang lebih baik, seperti penggunaan undangan online, pengaturan kursi, hingga penjadwalan konsumsi. Tingkat kerumitan yang meningkat ini juga membuat biaya lebih mahal. 

4. Pengalaman dan reputasi wedding organizer

Semakin banyak pengalaman yang dimiliki sebuah tim wedding organizer, semakin banyak pula tantangan yang pernah mereka hadapi dan selesaikan. Dengan begitu, wedding organizer yang berpengalaman biasanya akan lebih tenang dan mampu menyelesaikan berbagai permasalahan yang mungkin timbul dengan baik. 

Tak heran jika wedding organizer yang lebih berpengalaman dengan berbagai jenis portofolio berbeda yang sukses akan mematok harga yang lebih tinggi. Biasanya mereka juga memiliki jaringan vendor yang lebih bagus. Makanya, harganya akan lebih mahal. 

Sementara itu, wedding organizer yang masih pemula akan menawarkan harga yang lebih rendah untuk menarik para klien. Jika pengantin memiliki budget yang terbatas, tapi tetap menginginkan jasa wedding organizer, tim yang masih pemula bisa dipertimbangkan. Jika teliti, bukan tak mungkin kalian akan mendapatkan vendor-vendor yang berkualitas dengan harga yang lebih terjangkau.

5. Durasi persiapan pernikahan

Lamanya waktu persiapan ternyata juga bisa memengaruhi biaya dari wedding organizer. Biasanya semakin singkat persiapan, semakin mahal pula biaya yang harus dikeluarkan. Misalnya, jika persiapan hanya dilakukan selama 1 sampai 3 bulan, wedding organizer perlu bekerja keras untuk menyediakan semua vendor dalam waktu yang lebih terbatas.

Jika persiapan lebih panjang, misalnya antara 6 sampai 12 bulan, wedding organizer bisa bekerja dengan lebih efisien memanfaatkan waktu yang tersedia. Meskipun lebih lama, biaya yang dikeluarkan cenderung lebih stabil karena masih ada waktu untuk memilih vendor yang masih banyak.

6. Tema acara dan tingkat kesulitan

Tentunya tema yang biasa saja akan berbeda dengan tema yang memerlukan persiapan yang lebih kompleks. Misalnya, pernikahan tradisional biasanya memerlukan pengaturan prosesi adat dengan dekorasi khusus dan detail. Perhatian terhadap detail-detail ini akan menimbulkan biaya ekstra. Konsep pernikahan lain yang biasanya memakan biaya tinggi adalah destination wedding yang membutuhkan transportasi dan akomodasi lebih.

Sementara itu, pernikahan modern biasanya lebih fleksibel dalam hal konsep dan tidak memiliki prosesi yang terlalu rumit. Namun, jika pengantin menginginkan tema pernikahan mewah dengan detail yang lebih rumit, tentunya fokus pada dekorasi dan lighting akan menambah biaya. 

7. Kebutuhan vendor tambahan

Biasanya setiap wedding organizer sudah memiliki vendor-vendor andalan yang sering bekerja sama atau memang bagian dari tim itu sendiri. Namun, ada pilihan vendor yang tersedia, yaitu pertama vendor premium yang ternama dengan kualitas tinggi sehingga memiliki harga mahal. Sementara itu, ada juga vendor yang lebih terjangkau yang kualitasnya perlu dipastikan. Harganya biasanya juga akan lebih terjangkau.

Memahami beberapa faktor tersebut akan membantumu mengelola anggaran pernikahan dengan lebih baik sehingga kamu bisa memilih wedding organizer sesuai dengan kebutuhan. Riset dan pencarian yang dilakukan dengan matang akan sangat penting untuk memastikan acara bisa berjalan dengan lancar.

Cover | Foto: via Olivia Organizer