Banyak orang yang ingin pernikahannya menjadi lebih istimewa dengan melakukan berbagai cara, mulai dari memilih tema pernikahan yang unik hingga menentukan lokasi pernikahan yang berbeda dengan yang biasanya. Para pengantin biasanya akan memilih venue pernikahan di rumah sendiri atau lokasi yang tidak begitu jauh karena berbagai pertimbangan. Namun, beberapa memilih untuk menikah dengan konsep destination wedding di mana tempat pernikahan biasanya ada di lokasi yang jauh dari tempat tinggal. Salah satunya adalah di luar negeri.

Apakah kamu tertarik untuk melakukannya atau sekadar penasaran bagaimana supaya bisa menggelar pernikahan di luar negeri dan cara untuk membuatnya lebih menyenangkan? Berikut ini penjelasan selengkapnya. Simak sampai habis, ya!

Cara untuk menggelar pernikahan di luar negeri

1. Pilih negara dan lokasi

Kamu bisa memilih lokasi sesuai dengan keinginanmu, apakah di negara yang memiliki pemandangan pegunungan, pantai, atau justru di tengah kota besar. Jangan lupa untuk memeriksa musim dan cuaca negara tujuan. Sesuaikan lokasi yang lebih spesifik ini dengan tema pernikahan dan jumlah tamu yang akan diundang.

2. Persyaratan legalitas pernikahan

Jika ingin menggelar akad atau pemberkatan, bukan hanya resepsi saja, pelajari hukum pernikahan di negara tujuan karena setiap negara memiliki peraturan berbeda mengenai pernikahan warga asing. Persiapkan dokumen yang dibutuhkan biasanya termasuk paspor, akta kelahiran, surat keterangan belum menikah, dan mungkin terjemahan dokumen resmi dalam bahasa negara tersebut. Verifikasi apakah pernikahan diakui di Indonesia dan apa yang perlu dilakukan untuk mengesahkannya setelah kembali.

3. Buat anggaran pernikahan

Hitung anggaran keseluruhan, termasuk perjalanan, akomodasi, venue, katering, dekorasi, dan dokumentasi. Biaya perjalanan dan akomodasi untuk tamu juga harus dipertimbangkan jika mereka akan ikut hadir. Pilih paket pernikahan yang ditawarkan oleh beberapa lokasi, biasanya sudah termasuk beberapa elemen seperti katering dan dekorasi.

4. Menggunakan jasa vendor lokal

Cari vendor lokal seperti fotografer, makeup artist, dan dekorator yang memiliki pengalaman yang cukup dengan pernikahan internasional. Gunakan jasa wedding planner lokal yang familier dengan adat dan budaya setempat untuk membantu mengurus semua persiapan.

5. Persiapkan akomodasi dan transportasi

Reservasi akomodasi untuk pengantin dan tamu. Pertimbangkan untuk mencari akomodasi di dekat lokasi pernikahan agar tidak repot. Sediakan transportasi dari bandara ke lokasi acara, termasuk untuk tamu terutama jika venue pernikahan terletak di lokasi yang jauh atau bahkan terpencil.

6. Urus visa dan asuransi

Salah satu hal lain yang biasanya tidak perlu dipersiapkan jika menggelar pernikahan di dalam negeri adalah visa dan asuransi. Pastikan semua pihak yang terlibat memiliki visa yang diperlukan jika destinasi tujuan memerlukannya. Pertimbangkan asuransi perjalanan untuk menutupi risiko seperti pembatalan acara atau masalah kesehatan.

7. Cek kembali semua detail

Konfirmasi ulang semua reservasi seperti akomodasi, transportasi, dan vendor. Persiapkan rencana cadangan untuk cuaca buruk atau situasi darurat lainnya. Komunikasikan agenda acara kepada semua tamu agar mereka tahu jadwal dan persiapan yang diperlukan.

Datanglah beberapa hari sebelum acara untuk memastikan semua persiapan berjalan sesuai rencana. Adakan gladi resik jika diperlukan untuk memastikan kelancaran pada hari H.

Berbagai tantangan dan cara mengatasi

Tentunya akan ada berbagai tantangan yang mungkin muncul ketika kamu memilih lokasi pernikahan di luar negeri. Namun, tentu akan ada cara untuk mengatasinya. Berikut ini beberapa di antaranya.

1. Persyaratan yang rumit

Setiap negara biasanya akan memiliki peraturan berbeda untuk pernikahan yang dilakukan oleh warga asing. Salah satunya adalah mengenai dokumen apa saja yang akan digunakan. Untuk mengatasi hal ini, coba lakukan riset yang mendalam mengenai persyaratan di negara tujuan. Coba pertimbangkan untuk menggunakan wedding planner lokal yang lebih berpengalaman. Yang terpenting, usahakan untuk mempersiapkan dokumen jauh-jauh hari sebelumnya supaya masih ada waktu yang bisa digunakan jika dibutuhkan penyesuaian tertentu.

2. Kendala bahasa dan budaya

Jika vendor yang digunakan berasal dari negara tempat lokasi pernikahan digelar, bahasa dan budaya akan menjadi salah satu tantangan tersendiri. Pilih vendor yang bisa berbahasa Inggris untuk mempermudah komunikasi ini. Kamu juga bisa mempelajari kebiasaan atau adat apa yang biasanya diterapkan di daerah tersebut.

3. Biaya yang lebih besar

Dibanding menggelar pernikahan di negara sendiri, apalagi jika di rumah, menggelar pernikahan di luar negeri akan menghabiskan lebih banyak dana. Biaya ini akan digunakan untuk transportasi, akomodasi, hingga vendor yang digunakan. Sebelum memutuskan untuk menggelar resepsi pernikahan di luar negeri, coba untuk membuat anggaran yang realistis terlebih dahulu. Sebaiknya pilih elemen pernikahan yang paling penting untuk diprioritaskan. Kemudian, supaya persiapanmu lebih praktis dan bisa lebih hemat, kamu bisa mempertimbangkan untuk memilih lokasi pernikahan yang menawarkan paket lengkap. Batasi juga jumlah tamu untuk mengurangi biaya transportasi dan akomodasi.

4. Koordinasi dengan vendor jarak jauh

Mengurus vendor dari jarak jauh akan membuat proses untuk melakukan pengecekan akan kualitas layanan menjadi lebih sulit untuk dilakukan. Untuk mengatasi tantangan yang satu ini, kamu bisa menggunakan jasa wedding planner lokal untuk membantumu mengawasi dan berkoordinasi dengan para vendor. Jangan lupa pada tahap awal, kamu harus melakukan riset dengan mengecek ulasan dan portofolio yang mereka miliki. Beberapa hari sebelum acara dilaksanakan, datanglah ke negara tersebut untuk mengecek persiapan mereka. 

5. Kendala cuaca tak terduga

Jika pernikahan dilakukan di tempat terbuka, kemungkinan akan tantangan yang satu ini akan semakin besar. Cuaca yang tidak bisa diprediksi akan mengganggu jalannya acara. Makanya, penting untuk memastikan tanggal yang dipilih sesuai dengan musim terbaik di negara tujuan. Tetap siapkan rencana cadangan seperti tenda atau tempat di dalam ruangan jika terjadi hujan atau cuaca buruk.

6. Kesulitan untuk membuat para tamu hadir

Ada banyak pertimbangan bagi para tamu untuk bisa hadir ke acara pernikahan yang digelar di luar negeri. Biasanya alasannya adalah karena waktu atau biaya. Jika memungkinkan, kamu bisa melangsungkan resepsi lanjutan di rumah untuk para tamu yang kesulitan datang. Selain itu, teknologi live streaming juga kini bisa dimanfaatkan sehingga keluarga dan teman-teman yang tidak datang pun bisa menyaksikan momen demi momen pernikahan. Kamu juga bisa membantu tamu dalam mengatur perjalanan dengan memberikan rekomendasi hotel hingga travel agent.

7. Kesulitan akses dan transportasi

Mengatur transportasi untuk pengantin, tamu, dan perlengkapan acara bisa rumit, terutama jika pernikahan diadakan di lokasi yang terpencil. Gunakan jasa transportasi profesional yang sudah biasa menangani acara besar. Tak ada salahnya untuk memesan transportasi dan akomodasi secara bersamaan untuk mendapatkan penawaran terbaik. Buat jadwal perjalanan dan panduan lengkap bagi semua tamu untuk memudahkan mereka.

Nah, kini kamu sudah mengetahui apa saja yang harus dipersiapkan dan tantangan yang mungkin kamu hadapi saat akan menggelar pernikahan dengan lokasi di luar negeri. Sebaiknya lakukan banyak riset dan mulai persiapkan jauh-jauh hari supaya tidak terburu-buru dan malah membuat hari bahagiamu terganggu.

Fotografi: Josevilla via instagram/clarissatanoe