Saat menikah, kamu dan pasangan pasti mengingnkan sebuah persiapan yang matang sehingga proses pernikahan berjalan dengan sempurna. Salah satu cara yang dilakukan supaya pernikahan berjalan sempurna adalah dengan menyewa jasa wedding organizer. Tapi, saat mencari wedding organizer, tak jarang kamu justru menemukan jasa wedding planner. Apa perbedaan wedding organizer dan wedding planner?

Kedua jasa ini sebenarnya sama-sama membantu kamu mempersiapkan hari bahagia. Hanya saja ada beberapa perbedaan tugas yang bisa menyesuaikan dengan kebutuhan kamu dan pasangan. Apa saja perbedaanya? 

Mengenal Wedding Organizer

Perbedaan wedding organizer dan wedding planner bisa dilihat secara umum, wedding organizer adalah pihak yang akan membantu kamu dalam mengatu berjalannya pernikahan. Sesuai namanya organizer adalah mengatur. Jadi, semua akan diatur oleh wedding organizer supaya semua acara berjalan dengan lancar. Berikut tugas dan tanggung jawab yang harus dilakukan oleh wedding organizer.

1. Melakukan koordinasi dengan semua vendor

Saat bertemu dengan wedding organizer, kamu perlu memberikan semua vendor yang kamu pesan mulai dari catering, dekorasi, dokumentasi hingga entertainment. Salah satu tugas dari wedding organizer adalah memastikan semua vendor bisa menjalankan tugasnya dengan baik dan benar.

Misalnya wedding organizer perlu mengetahui tata layout yang dibuat oleh pihak catering. Hal ini perlu menyesuaikan dengan tim dekorasi supaya tidak ada perbedaan atau bentrok saat mengatur layout. Selain itu, tim wedding organizer juga perlu berkoordinasi dengan tim venue supaya memastikan layout yang dibuat sudah selesai.

Selain itu, wedding organizer juga perlu menyusun rundown yang penting untuk diperhatikan semua vendor. Untuk masa persiapan misalnya, tim wedding organizer wajib mengetahui jam loading barang serta kesiapan lainnya. Begitu pula pada saat hari H. Tim wedding organizer wajib menginformasikan rundown kepada semua vendor agar mengetahui jam mereka harus standby. 

2. Berkoordinasi dengan Keluarga

Tak hanya membantu untuk melakukan koordinasi dengan vendor, tim wedding organizer juga sebaiknya berkoordinasi dengan pihak keluarga. Biasanya pihak keluarga juga memiliki panitia kecil yang membantu keberlangsungan acara. Misalnya penanggung jawab konsumsi atau orang yang menjadi among tamu.

Selain itu, wedding organizer juga wajib membantu kebutuhan keluarga. Misalnya mencatat permintaan khusus atau mencatat list foto bersama. Tim wedding organizer juga wajib menjadi jembatan antara para vendor dengan pihak keluarga.

Saat Hari H, wedding organizer juga perlu memberikan arahan kepada keluarga mengenai hal-hal apa saja yang harus dilakukan. Dengan kata lain, tim wedding organizer harus mengingatkan kepada keluarga supaya mengikuti rundown yang sudah dilaksanakan bersama. 

3. Mengurus Kebutuhan Pengantin

Saat berjalan di hari H, pastinya kamu dan pasangan harus tetap ditemani oleh tim wedding organizer untuk mengurus semua kebutuhan. Misalnya menyiapkan makanan atau hal-hal kecil lainnya. Dengan adanya wedding organizer, kamu tak perlu khawatir kebingungan saat hari H.

Tim wedding organizer akan mengarahkan dan juga menyiapkan segala sesuatunya supaya kamu dan pasangan bisa menjalankan semua rundown dengan baik. Salah satu keuntungan memakai wedding organizer adalah membantu agar acara bisa berjalan sesuai rencana dan tepat waktu. 

4. Menjadi time keeper

Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya bahwa tugas dan tanggung jawab wedding organizer adalah memastikan semua acara terselenggara dan sesuai dengan rundown. Dengan kata lain, tim wedding organizer harus menjadi time keeper supaya waktunya tidak ngaret. 

Tak hanya itu saja, wedding organizer juga harus jadi pengingat bagi semua vendor. Misalnya kapan-kapan saja para vendor harus bersiap diri. Selain itu, wedding organizer juga wajib mengecek kesiapan semua vendor sebelum akhirnya memulai acara. 

5. Menjalankan plan B

Pastinya tidak semua rencana pernikahan bisa dijalankan dengan sempurna. Ada kalanya kamu dan pasangan akan menghadapi halangan. Misalnya saat pernikahan outdoor, kamu mungkin menghadapi hujan deras. Di sinilah fungsi wedding organizer untuk menjalankan plan B. Koordinasi akan dilakukan dengan keluarga dan para vendor.

Tentunya kamu jadi tidak perlu terlalu khawatir bila terjadi hal-hal yang tidak diinginkan karena wedding organizer akan tetap membantu supaya pernikahan berjalan lancar. Hal ini menjadi salah satu alasan mengapa banyak orang memakai jasa wedding organizer.

Mengenal Jasa Wedding Planner

Lantas apa yang menjadi perbedaan wedding organizer dan wedding planner secara detail? Wedding planner pada dasarnya menjalankan tugas wedding organizer yang sudah disebutkan di atas. Hanya saja sesuai namanya, ia turut dalam melakukan berbagai kegiatan perencanaan. Apa saja tugas dan tanggung jawabnya?

1. Merencanakan Konsep pernikahan

Salah satu alasan mengapa banyak orang memakai jasa wedding planner adalah karena merasa kesulitan dalam membuat sebuah konsep pernikahan. Misalnya ada pasangan yang ingin membuat garden party. Terkadang mereka bingung harus mencari tempat yang sesuai dan hal-hal lain yang sesuai dengan konsep pernikahannya. 

Maka dari itu, wedding planner akan merancang konsep serapi mungkin dan menyesuaikan keinginan dari pasangan. Tentu saja jasa ini cocok bagi pasangan yang tak punya waktu melakukan perencaaan pernikahan. Jadi, kamu tak perlu lagi repot memikirkan konsep pernikahan.

2. Merencanakan Budget

Salah satu kesalahan yang sering dilakukan para pengantin adalah tidak merencanakan budget dengan baik. Perbandingan vendor beserta harganya seharusnya dilakukan untuk menyesuaikan antara budget dengan konsep yang diinginkan.

Kini tak perlu khawatir sebab wedding planner akan merencanakan budget secara keseluruhan. Hal ini dapat membantu kamu dan pasangan agar melangsungkan pernikahan yang benar-benar sesuai kemampuan.

3. Memilihkan Vendor

Hal ini berhubungan dengan perencanaan budget. Wedding planner akan membantu kamu untuk memilihkan vendor pernikahan yang sesuai dengan konsep serta budget. Dengan begitu, waktu kamu akan jauh lebih hemat karena tidak lagi harus memikirkan list vendor.

Selain itu, wedding planner juga akan menjabarkan kelebihan beserta kekurangan dari masing-masing vendor. Kamu akan diberikan rekomendasi mengenai vendor yang sesuai dengan keinginan dan budget. Tentu saja hal ini akan sangat membantu bukan? 

4. Tugas Wedding Organizer

Selain melakukan berbagai proses persiapan yang panjang, wedding planner juga akan melakukan berbagai tugas wedding organizer yang sudah dipaparkan di atas. Wedding planner akan tetap melakukan koordinasi dengan semua vendor. 

Koordinasi bahkan bisa dibilang lebih mudah mengingat semua vendor umumnya datang dari wedding planner. Selain itu, biasanya kamu akan mendapatkan harga paket keseluruhan sehingga hal detil seperti hand bouquet sampai janur kuning sudah disiapkan oleh tim wedding planner.

Tentu saja tugas wedding planner yang banyak ini sesuai dengan harga yang kamu dan pasangan bayarkan. Jika ingin bebas repot, tentu kamu tinggal membayar jasa wedding planner beserta paket lengkapnya. Tapi jika dirasa masih bisa mempersiapkannya sendiri dan hanya butuh bantuan saat hari H saja, kamu bisa menyewa jasa wedding organizer. 

Setelah tahu perbedaan wedding organizer dan wedding planner, maka jangan sampai kamu salah memilih jasa yang sesuai dengan kebutuhan ya. Selamat memilih, Dear.