Apakah teman-teman dan keluargamu lebih banyak yang berada di luar kota daripada di kota sendiri? Atau justru kamu ingin menggelar destination wedding di luar kota? Jika iya, akomodasi mungkin akan menjadi sebuah PR tersendiri karena banyak orang yang akan kelelahan jika harus melakukan perjalanan pulang-pergi sehingga menginap adalah jalan satu-satunya. Sebenarnya pengantin tidak harus menyediakan hal yang satu ini, tapi jika ingin lebih memudahkan tamu dan memungkinkan untuk dilakukan karena undangan yang sedikit, kamu juga bisa mempertimbangkannya.

Jika ingin lebih praktis, kamu juga bisa memilih venue pernikahan yang sekaligus berada di lokasi yang sama dengan akomodasi. Kalau masih ragu-ragu, berikut ini adalah beberapa kekurangan dan kelebihan yang bisa kamu pertimbangkan. Yuk, simak apa saja!

Kelebihan 

Memilih lokasi pernikahan yang bisa sekaligus menjadi venue pernikahan akan memberikan berbagai kelebihan karena lebih praktis dan memudahkan.

1. Memudahkan tamu dari luar kota

Salah satu keuntungan terbesar dari venue yang menyediakan akomodasi adalah kemudahan bagi tamu yang datang dari luar kota atau luar negeri. Mereka tidak perlu repot mencari hotel terpisah karena sudah bisa menginap di tempat yang sama dengan lokasi acara. Hal ini juga mengurangi risiko keterlambatan karena tamu tidak perlu melakukan perjalanan tambahan dari penginapan ke venue. Selain itu, mereka bisa langsung beristirahat setelah acara tanpa harus memikirkan transportasi di sore atau malam hari.

2. Memudahkan persiapan pengantin

Venue dengan akomodasi memungkinkan pengantin dan keluarga besar menginap sejak sehari sebelum acara. Hal ini sangat membantu untuk memastikan semua orang siap tepat waktu di hari-H. Pengantin bisa melakukan persiapan seperti makeup, hairdo, dan ganti baju di kamar hotel yang nyaman tanpa perlu tergesa-gesa. Selain itu, keluarga juga bisa lebih tenang karena seluruh persiapan bisa dilakukan di satu tempat tanpa harus berpindah-pindah.

3. Lebih efisien

Dengan semua kegiatan berlangsung di satu lokasi, mulai dari persiapan, akad, hingga resepsi, semuanya menjadi lebih efisien. Tidak ada waktu yang terbuang untuk perjalanan antar lokasi atau koordinasi antar vendor di tempat berbeda. Tim wedding organizer juga bisa bekerja lebih fokus karena area kerja yang menjadi satu. Bagi pengantin, hal ini akan mengurangi stres dan memungkinkan mereka menikmati momen pernikahan dengan lebih rileks.

4. Memberikan pengalaman yang lebih eksklusif dan intim

Venue dengan akomodasi biasanya menawarkan suasana yang lebih private, misalnya resort, villa, atau boutique hotel. Venue ini menciptakan kesan eksklusif dan intim bagi pengantin maupun tamu undangan. Jika seluruh area disewa khusus untuk acara, suasana akan terasa lebih personal dan jauh dari gangguan luar. Banyak pasangan memanfaatkan kesempatan ini untuk membuat perayaan yang terasa seperti “wedding getaway” bersama orang-orang terdekat.

5. Cocok untuk multiday celebration

Jika kamu berencana mengadakan rangkaian acara seperti pengajian, siraman, akad, hingga resepsi dalam beberapa hari, venue yang memiliki akomodasi akan sangat ideal. Semua kegiatan bisa diatur dalam satu kompleks dengan koordinasi yang lebih mudah. Selain itu, suasana perayaan juga terasa lebih menyatu karena seluruh keluarga dan kerabat bisa berkumpul lebih lama dalam suasana yang santai, bahkan bisa dilanjutkan dengan brunch atau gathering keesokan harinya.

6. Lebih hemat biaya transportasi

Meskipun biaya sewa venue semacam ini biasanya lebih tinggi di awal, sebenarnya pilihan ini juga bisa menghemat banyak pengeluaran lain seperti transportasi pengantin, sewa mobil untuk keluarga, atau biaya koordinasi antar lokasi. Vendor seperti makeup artist, fotografer, dan dekorator juga lebih mudah bekerja tanpa perlu berpindah tempat, yang artinya waktu kerja mereka lebih efisien dan biaya pun bisa ditekan.

7. Lebih nyaman dan aman

Venue yang terintegrasi dengan akomodasi biasanya memiliki sistem keamanan dan fasilitas lengkap seperti parkir yang luas, area istirahat, hingga pelayanan 24 jam. Hal ini memberikan rasa aman dan nyaman baik untuk pengantin maupun tamu. Bagi tamu yang membawa anak kecil atau orang tua lanjut usia, akses kamar untuk beristirahat di tengah acara juga akan menjadi nilai tambah yang sangat penting.

Kekurangan

Meskipun ada berbagai kelebihan yang ditawarkan dari jenis venue pernikahan ini, kamu juga harus mengetahui kekurangannya agar bisa memilih dengan tepat.

1. Biaya yang lebih tinggi

Salah satu kekurangan utama venue ini adalah biaya sewa yang cenderung lebih mahal dibanding venue biasa tanpa fasilitas penginapan. Hotel, resort, atau villa biasanya menawarkan paket pernikahan yang sudah termasuk penggunaan ruang acara, kamar pengantin, dan kamar tamu. Namun, harganya bisa jauh lebih tinggi dari rata-rata. Selain itu, jika kamu ingin mendapatkan privasi penuh dan menyewa seluruh area atau beberapa kamar tambahan untuk keluarga dan tamu, biayanya akan semakin meningkat. Kamu perlu mempertimbangkan dengan cermat agar biayanya tidak melebihi anggaran keseluruhan pernikahan.

2. Pilihan dekorasi relatif terbatas

Venue yang juga berfungsi sebagai akomodasi biasanya memiliki aturan tertentu mengenai dekorasi untuk menjaga estetika dan keamanan properti. Misalnya, tidak boleh memasang paku, lilin asli, atau ornamen besar yang bisa merusak ruangan. Akibatnya, kamu mungkin tidak bisa sepenuhnya mengekspresikan tema pernikahan yang diinginkan, terutama jika dekorasi impianmu membutuhkan instalasi besar atau konsep yang tidak sesuai dengan gaya interior venue. Hal ini bisa menjadi kendala bagi pasangan yang ingin menciptakan konsep unik dan personal.

3. Jadwal terbatas sesuai kebijakan

Karena hotel atau resort juga memiliki tamu reguler, mereka mungkin membatasi jam penggunaan area tertentu untuk acara pernikahan. Misalnya, resepsi hanya boleh berlangsung hingga pukul 10 malam atau pengaturan sound system tidak boleh terlalu keras. Pembatasan ini bisa mengurangi fleksibilitas, apalagi jika pasangan ingin mengadakan pesta malam hari atau after-party yang berlangsung hingga larut. Beberapa venue juga menerapkan waktu check-in dan check-out yang ketat sehingga waktu untuk persiapan dan pembongkaran dekorasi menjadi terbatas.

4. Tamu lain yang berlalu lalang

Meskipun venue seperti hotel dan resort memberikan kenyamanan, privasi terkadang menjadi masalah jika area tidak disewa secara eksklusif. Tamu hotel lain mungkin berlalu-lalang di sekitar lokasi acara atau menggunakan fasilitas yang sama seperti kolam renang dan restoran. Nuansa intim dan eksklusif yang diinginkan banyak pasangan pun akan berkurang. Untuk menghindarinya, biasanya pengantin harus membayar tambahan biaya untuk privatisasi area tertentu yang kembali menambah pengeluaran.

5. Kapasitas terbatas

Tidak semua venue dengan akomodasi memiliki jumlah kamar yang cukup untuk menampung seluruh tamu dari luar kota. Akibatnya, sebagian tamu tetap harus mencari penginapan lain di sekitar lokasi yang bisa menimbulkan masalah koordinasi transportasi. Kepraktisan yang menjadi alasan utama memilih venue tipe ini juga turut berkurang. Jika tamu yang menginap terpisah, akan sulit untuk menjaga kebersamaan atau mengatur waktu keberangkatan menuju acara.

6. Keterikatan dengan vendor internal

Banyak hotel atau resort mewajibkan penggunaan vendor internal mereka, seperti katering, dekorasi, atau sistem audio-visual. Meskipun tawaran ini dimaksudkan untuk menjaga kualitas layanan, hal tersebut bisa membatasi pilihan pasangan yang sudah memiliki vendor favorit sendiri. Selain itu, biaya vendor internal biasanya lebih tinggi dibanding vendor ‘ketengan’. Negosiasi untuk membawa vendor dari luar biasanya akan membuatmu dikenai biaya tambahan. 

7. Biaya tersembunyi

Venue dengan akomodasi biasanya memiliki biaya tambahan yang tidak langsung terlihat di awal, seperti service charge, pajak hotel, biaya penggunaan ballroom tambahan, atau biaya overtime. Jika tidak diperhatikan dengan teliti sejak awal kontrak, biaya-biaya kecil ini bisa menumpuk dan membengkak cukup signifikan. Oleh sebab itu, pasangan perlu membaca detail perjanjian dengan hati-hati dan memastikan semua layanan yang diinginkan sudah termasuk dalam paket pernikahan.

Pertimbangan memilih venue sekaligus akomodasi

Jika sudah mantap memilih venue pernikahan sekaligus akomodasi, kamu bisa menerapkan beberapa tips berikut ini untuk mendapatkan penawaran maksimal.

1. Sesuaikan jumlah tamu dengan kebutuhan kamar

Sebelum memilih venue, pastikan jumlah kamar yang tersedia cukup untuk menampung tamu dari luar kota, keluarga besar, serta kebutuhan kru seperti makeup artist atau fotografer. Beberapa venue mungkin hanya memiliki sedikit kamar meski area pernikahannya luas, sementara venue lainnya memiliki banyak kamar tetapi kapasitas ballroom atau area resepsinya terbatas. Hitung dengan cermat siapa saja yang benar-benar membutuhkan penginapan agar kamu tidak perlu membayar biaya lebih dari yang diperlukan. Selain itu, tanyakan juga tipe kamar yang tersedia, seperti single, twin, suite agar dapat disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing tamu.

2. Perhatikan lokasi dan akses

Venue dengan akomodasi biasanya terletak di area wisata, resort, atau daerah yang agak terpencil untuk menjaga privasi. Meskipun menawarkan suasana yang tenang, lokasi seperti ini bisa menyulitkan tamu yang datang tanpa kendaraan pribadi. Jadi, pastikan akses ke venue mudah dijangkau, memiliki area parkir yang luas, serta terdapat transportasi umum atau shuttle yang memadai. Jika venue berada jauh dari pusat kota, pertimbangkan untuk menyediakan transportasi bagi tamu atau membuat peta lokasi yang jelas agar mereka tidak kesulitan menuju lokasi ini.

3. Tinjau fasilitas dan kenyamanan

Tidak semua venue dengan akomodasi memiliki standar kenyamanan yang sama. Sebaiknya, lakukan kunjungan langsung untuk mengecek kondisi kamar, kebersihan, fasilitas seperti pendingin ruangan, kamar mandi, serta layanan room service. Untuk pernikahan yang melibatkan keluarga besar atau tamu lanjut usia, kenyamanan akomodasi menjadi hal yang sangat penting. Pastikan juga terdapat fasilitas tambahan seperti restoran, kolam renang, spa, atau area rekreasi agar tamu yang menginap merasa betah dan memiliki pengalaman menyenangkan selama berada di sana.

4. Pastikan aturan waktu penggunaan ruang

Venue yang berfungsi ganda sebagai hotel biasanya memiliki aturan ketat tentang waktu penggunaan area publik, terutama ballroom, garden, atau poolside. Tanyakan dengan jelas kapan kamu bisa mulai melakukan dekorasi, berapa lama acara boleh berlangsung, dan apakah ada biaya tambahan jika acara melewati batas waktu yang ditentukan. Informasi ini penting agar kamu bisa menyesuaikan rundown acara, terutama jika mengadakan beberapa rangkaian kegiatan seperti akad, resepsi, dan after-party dalam satu hari.

5. Bandingkan paket dan kebijakan vendor internal

Banyak hotel dan resort memiliki paket pernikahan yang sudah termasuk katering, dekorasi, dan sound system. Paket ini memang praktis, tetapi kamu perlu memeriksa kualitas layanan dan menilai apakah vendor internal tersebut sesuai dengan seleramu. Jika kamu sudah memiliki vendor langganan, tanyakan apakah kamu boleh membawa vendor dari luar dan apakah ada biaya tambahan. Jangan lupa juga untuk memeriksa detail menu makanan, kapasitas per meja, dan kualitas penyajian agar hasilnya memuaskan.

6. Hitung total biaya dengan cermat

Jangan hanya berfokus pada harga sewa utama. Perhatikan juga biaya tambahan seperti pajak, service charge, biaya overtime, serta biaya dekorasi atau makanan yang melebihi kuota paket. Mintalah rincian harga secara transparan dan buat simulasi anggaran agar tidak ada kejutan di akhir. Kadang, paket yang terlihat mahal di awal justru lebih hemat karena sudah mencakup semua kebutuhan utama, sementara paket murah bisa berujung mahal karena banyak biaya tambahan tersembunyi. Perencanaan finansial yang matang akan membantu kamu supaya tetap dalam batas anggaran tanpa mengorbankan kualitas acara.

Memilih venue pernikahan merupakan sebuah langkah yang tricky, tapi akan mengambil peran besar dalam persiapan pernikahanmu. Venue dengan akomodasi mungkin akan memudahkanmu, tapi pastikan juga apakah lokasi yang kamu pilih sesuai dengan selera dan budget-mu.

Untuk rekomendasi berbagai jenis venue pernikahan, termasuk yang menjadi satu dengan akomodasi, kamu bisa mengecek rekomendasinya di sini.

Cover | Fotografi: Axioo Bali