Ada banyak pertimbangan yang dipikirkan oleh seseorang ketika akan memutuskan untuk memilih hari pernikahan. Ada alasan tradisi seperti weton, hari-hari memorable seperti tanggal jadian, atau sekadar tanggal cantik. Pemilihan hari ini tentunya dilakukan pertama kali sebelum memilih vendor dan booking venue pernikahan. Namun, kamu mungkin baru akan mengetahui bahwa hari pernikahan ini bisa saja berbarengan dengan event lain saat sudah mendekati acara.

Hal ini mungkin akan menjadi tantangan tersendiri karena tamu yang ingin mendatangi kedua acara jadi merasa bingung. Pun, jika event merupakan acara penting, jumlah tamu yang datang ke pernikahan bisa saja berkurang. Untuk mengatasinya, kamu bisa mengikuti beberapa tips berikut ini!

Tips pernikahan yang bertabrakan dengan event

Tak perlu khawatir, meskipun mungkin terlanjur tak bisa dihindari, ada beberapa cara yang bisa kamu lakukan untuk mengatasi tantangan yang satu ini.

1. Riset sejak awal mengenai event yang mungkin berlangsung

Sebelum menentukan tanggal pernikahan, sebaiknya kamu dan pasangan melakukan pengecekan jadwal acara besar di kota tempatmu menggelar pernikahan, misalnya melalui kalender resmi pemerintah daerah, situs event, atau berita lokal. Namun, jika sudah terlanjur memilih tanggal yang sama dengan event besar, riset tetap penting dilakukan agar kamu bisa tahu sejauh mana pengaruh acara tersebut terhadap acara pernikahan. 

Contohnya, jika ada konser internasional di sekitar lokasi, berarti kamu harus siap dengan kemacetan, keterbatasan parkir, dan kemungkinan adanya kenaikan harga hotel. Dengan mengetahui detail event ini, kamu bisa merencanakan strategi seperti menyesuaikan jam acara, mengantisipasi jumlah tamu yang hadir, hingga bernegosiasi dengan vendor untuk memastikan mereka bisa sampai ke lokasi tepat waktu.

2. Komunikasi dengan tamu undangan

Transparansi adalah kunci. Jika pernikahanmu digelar bersamaan dengan event besar, jangan biarkan tamu kaget di hari-H karena terjebak macet atau kesulitan mencari parkir. Kamu bisa menambahkan catatan di undangan fisik maupun digital mengenai hal ini, misalnya, “Mohon diperhatikan bahwa pada hari yang sama akan berlangsung acara XXX sehingga disarankan untuk berangkat lebih awal.” 

Selain itu, manfaatkan media komunikasi cepat seperti WhatsApp group keluarga, broadcast message, atau bahkan Instagram Story untuk memberi pengumuman tambahan. Komunikasi ini akan membuat tamu merasa dihargai karena kamu peduli dengan kenyamanan mereka dan kemungkinan besar mereka akan lebih siap menghadapi kondisi di sekitar venue.

3. Pertimbangkan penyesuaian waktu acara

Event besar biasanya memiliki jam puncak tertentu. Misalnya, konser dimulai pada malam hari, pertandingan sepak bola biasanya sore atau malam, sementara pawai atau acara budaya berlangsung pada siang hari. Kamu bisa menyesuaikan waktu acara pernikahan agar tidak bertabrakan dengan jam puncak tersebut. Contoh, jika konser dimulai pukul 19.00, kamu bisa menggelar resepsi pada sore hari dan selesai sebelum arus besar pengunjung datang. Penentuan jam ini akan membantu tamu supaya bisa lebih lancar saat menghadiri acara sekaligus bisa meminimalisir stres pasangan dan keluarga karena tidak perlu khawatir venue sepi tamu akibat macet atau bentrok jadwal.

4. Gunakan undangan digital untuk update cepat

Dalam situasi yang mendesak seperti bertabrakan dengan event besar, perubahan bisa terjadi secara mendadak, misalnya adanya penutupan jalan atau perubahan akses parkir. Undangan digital dan media sosial bisa menjadi penyelamat. Kamu bisa mengirimkan update secara real-time kepada para tamu melalui pesan singkat atau postingan online. Selain itu, fitur peta interaktif di undangan digital juga akan sangat membantu karena kamu bisa menandai jalur alternatif atau area parkir tambahan. Dengan begitu, tamu tidak perlu bingung mencari informasi di hari-H karena sudah mendapat arahan langsung.

5. Sediakan alternatif akses atau parkir

Salah satu dampak utama dari event besar adalah keterbatasan akses menuju lokasi. Jalan bisa ditutup sebagian atau parkiran penuh oleh pengunjung acara lain. Untuk mengantisipasi hal ini, kamu bisa bekerja sama dengan pihak venue untuk menyiapkan alternatif parkir, misalnya di gedung atau lahan terdekat, kemudian kamu bisa menyediakan shuttle bus menuju lokasi acara. 

Jika tidak memungkinkan, berikan peta jalur alternatif lengkap dengan estimasi waktu tempuh di undangan digital agar tamu bisa memilih jalur terbaik. Bahkan, bila tamu mayoritas berasal dari area yang sama, kamu bisa mengatur transportasi bersama seperti bus kecil. Dengan begitu, tamu akan lebih mudah hadir dan  merasa lebih nyaman.

6. Siapkan plan B untuk dokumentasi dan kehadiran tamu

Ada kalanya, meskipun sudah diantisipasi, beberapa tamu tetap tidak bisa hadir karena kondisi yang tidak terhindarkan, seperti kemacetan parah atau kelelahan setelah menghadiri event lain di hari yang sama. Untuk itu, kamu bisa menyiapkan rencana cadangan agar mereka tetap bisa merasakan momen bahagiamu. Salah satu caranya adalah dengan menyediakan layanan live streaming pernikahan sehingga tamu yang berhalangan hadir tetap bisa menyaksikan acara dari jauh.

Kamu juga bisa merencanakan acara kecil pasca pernikahan, misalnya makan malam dengan keluarga atau kumpul santai khusus untuk tamu yang tidak sempat hadir. Melalui langkah ini kamu tetap bisa menjaga hubungan baik dan memberi kesan bahwa kamu sangat menghargai mereka.

7. Manfaatkan event sebagai momen positif

Tidak semua dampak event besar itu negatif. Kadang, event besar justru bisa menjadi daya tarik tambahan bagi tamu dari luar kota. Misalnya, jika ada festival budaya atau konser artis internasional di dekat venue pernikahan, beberapa tamu mungkin jadi semakin semangat hadir karena bisa sekalian menikmati acara tersebut. Kamu bisa memanfaatkan momentum ini dengan memberikan rekomendasi aktivitas di sekitar lokasi, seperti kuliner lokal, tempat wisata singkat, atau event yang sedang berlangsung.

Dengan begitu, kehadiran mereka di pernikahan bisa sekaligus menjadi pengalaman yang menyenangkan dan berkesan. Bahkan, hal ini bisa membuat pernikahanmu lebih mudah diingat karena dikaitkan dengan momen besar di kota tersebut.

Hari yang sebaiknya dihindari

Jika tidak ingin acara pernikahanmu berbarengan dengan event-event besar, kamu mungkin bisa menghindari beberapa waktu berikut ini untuk menggelar pernikahan.

1. Libur nasional hari besar keagamaan

Tanggal merah, terutama yang bertepatan dengan Idul Fitri, Natal, Nyepi, Waisak, atau Imlek, biasanya membuat harga hotel, tiket transportasi, dan venue melonjak. Selain itu, banyak orang memilih pulang kampung atau sibuk dengan acara keluarga masing-masing sehingga kehadiran tamu bisa berkurang. Kalau pun tetap diadakan, tamu bisa kesulitan hadir karena akses transportasi yang padat.

2. Long weekend

Ketika libur nasional jatuh pada hari Jumat atau Senin, banyak orang memanfaatkannya untuk liburan panjang. Jika kamu mengadakan pernikahan di tanggal ini, bisa saja banyak tamu yang memilih bepergian keluar kota. Selain itu, biaya transportasi dan akomodasi juga biasanya lebih mahal, terutama untuk tamu yang datang dari luar daerah.

3. Musim event besar di beberapa kota

Setiap kota biasanya punya momen tertentu yang dipenuhi acara besar, misalnya konser internasional, festival budaya, atau pameran besar seperti Jakarta Fair atau Art Jog. Event semacam ini akan membuat jalanan padat, hotel penuh, dan parkir sulit. Misalnya:

• Jakarta: PRJ (Pekan Raya Jakarta, biasanya Juni hingga Juli).
• Yogyakarta: Jogja International Heritage Walk atau Festival Kesenian Yogyakarta.
• Bali: musim high season Juli hingga Agustus penuh event budaya dan turis.

4. Hari besar nasional atau event olahraga

Jika diadakan di kota besar, pertandingan olahraga berskala nasional maupun internasional akan sangat mengganggu. Misalnya, final sepak bola di stadion Gelora Bung Karno, MotoGP Mandalika di Lombok, atau Asian Games/SEA Games bila Indonesia menjadi tuan rumah. Lalu lintas di sekitar bisa sangat macet dan tamu berisiko terlambat datang.

5. Musim pernikahan massal

Ada tanggal-tanggal yang dianggap cantik atau baik menurut perhitungan adat/agama, misalnya 2-2-22, 10-10-20, atau bulan tertentu dalam penanggalan Jawa maupun Imlek. Tanggal semacam ini membuat venue dan vendor pernikahan terasa lebih mahal serta lebih sulit dipesan. Jika kamu memilih tanggal ini, selain biaya lebih tinggi, tamu juga mungkin harus menghadiri lebih dari satu pernikahan di hari yang sama.

6. Musim politik

Tanggal Pemilu, Pilkada, atau kunjungan kenegaraan juga sebaiknya dihindari. Biasanya ada pengalihan arus lalu lintas, konsentrasi massa di satu titik, dan peningkatan keamanan. Hal ini bisa menyulitkan akses tamu dan menimbulkan ketidaknyamanan. Pun, mereka mungkin menjadi bagian dari event tersebut sehingga ada yang tidak bisa datang ke acara pernikahanmu.

7. Musim high season

Khusus untuk kota wisata seperti Bali, Bandung, atau Yogyakarta, musim liburan sekolah yang biasanya berlangsung pada bulan Juni hingga Juli dan Desember adalah periode yang sangat padat. Harga hotel dan transportasi melonjak, jalanan macet, dan beberapa tamu mungkin menunda kehadiran karena kesulitan biaya atau waktu tempuh yang terasa lebih panjang.

Sesuai tradisi, biasanya memilih hari pernikahan disesuaikan dengan hari baik. Namun, tak ada salahnya untuk mempertimbangkan apakah akan ada event-event besar yang digelar di hari yang sama supaya tamu bisa lebih nyaman dan kamu juga tidak perlu khawatir akan acara pernikahan yang sepi atau kurang kondusif. Namun, jika sudah terlanjur, tak ada salahnya untuk mengikuti beberapa tips yang sudah disebutkan.

Apapun tantangan dalam mempersiapkan hari bahagia, selalu ada solusinya jika direncanakan dengan matang. Temukan lebih banyak inspirasi, tips, dan rekomendasi vendor terbaik hanya di WeddingMarket, sahabat setia perjalanan menuju pernikahan impianmu.

Cover | Foto: pexels/Lara Stratiychuk