Salah satu kegiatan seru sebagai calon pengantin atau pasangan kekasih adalah datang ke pameran pernikahan atau wedding fair. Semua vendor impian berkumpul di satu tempat, promo berseliweran, dan inspirasi dekorasi bertebaran di setiap sudut. 

Namun, di tengah euforianya, banyak pasangan justru pulang dengan tangan penuh brosur tanpa benar-benar tahu vendor mana yang cocok untuk mereka. Agar kunjunganmu ke wedding fair benar-benar bermanfaat, kamu perlu datang dengan strategi dan daftar pertanyaan tepat.

Setiap vendor memiliki gaya, sistem, dan penawaran berbeda. Kalau kamu hanya mengandalkan brosur dan senyum manis sales, bisa-bisa kamu terjebak di paket yang tidak sesuai kebutuhan. Jangan hanya fokus pada potongan harga atau hadiah langsung, tetapi pastikan kamu memahami dengan jelas apa saja layanan, keunggulan, dan batasan tiap vendor yang kamu temui. 

Berikut panduan berisi semua pertanyaan penting yang harus kamu tanyakan ketika datang ke wedding fair WeddingMarket Fair pada tanggal 24-26 Oktober 2025 di Balai Kartini Exhibition & Convention Center nanti. Setelah ini, kamu akan pulang dengan hati gembira karena menemukan vendor impianmu!

Vendor Wedding Organizer (WO)

Wedding Organizer (WO) adalah pihak yang menjadi otak dan tangan kanan kamu selama proses pernikahan berlangsung. Mereka bertugas mengatur jadwal, mengkoordinasikan seluruh vendor, memastikan rundown berjalan sesuai rencana, dan menenangkan kamu saat hal-hal kecil mulai terasa menegangkan.

WO berpengalaman biasanya sudah hafal berbagai situasi tak terduga di hari H – dari masalah waktu, listrik, hingga mood keluarga. Karena itu, memilih WO yang tepat tidak hanya berdasarkan harga semata, tetapi memperhatikan kepercayaan kamu pada cara kerja mereka dan berkomunikasi. 

Berikut lima pertanyaan penting untuk vendor WO:

1. Sudah berapa lama tim WO ini berpengalaman dan berapa event yang pernah ditangani?
2. Apakah ada promo khusus atau diskon untuk booking selama wedding fair?
3. Apa saja tanggung jawab tim WO di hari H?
4. Berapa jumlah kru yang turun langsung saat acara berlangsung?
5. Apakah WO juga membantu koordinasi dengan vendor lain sebelum hari H?
6. Bagaimana sistem komunikasi dan update progress selama masa persiapan?

Vendor Dekorasi dan Venue

Dekorasi dan venue adalah dua elemen yang paling menciptakan ”kesan pertama” di hari pernikahan. Keduanya menentukan nuansa, kenyamanan tamu, hingga hasil foto yang akan kamu kenang seumur hidup. Saat mengunjungi vendor dekorasi di wedding fair, jangan hanya terpukau pada tampilan booth megah. Cari tahu seberapa fleksibel mereka dalam menyesuaikan tema, bahan, dan warna sesuai konsep kamu.

Pastikan juga kamu memahami rincian paket yang ditawarkan. Berikut 10 pertanyaan penting yang tidak boleh terlewatkan saat mengunjungi vendor dekorasi dan venue:

1. Apa saja yang termasuk dalam paket dekorasi?
2. Apakah dekorasi bisa disesuaikan dengan tema dan warna tertentu?
3. Apakah menggunakan bunga asli, artificial, atau kombinasi?
4. Adakah biaya tambahan untuk upgrade desain atau area tambahan?
5. Berapa lama waktu untuk pemasangan dan pembongkaran dekorasi?
6. Apakah vendor sudah pernah bekerja di venue yang sama?
7. Apakah ada contoh hasil kerja nyata di venue tersebut?
8. Untuk venue, berapa kapasitas maksimal tamu?
9. Apa saja fasilitas yang sudah termasuk (listrik, sound system, ruang ganti, parkir)?
10. Apakah ada batas waktu acara atau aturan khusus untuk vendor luar?

Vendor Catering

Vendor ini merupakan salah satu bagian paling krusial dalam pernikahan. Karena, sebaik apapun dekorasi dan suasana, tamu pasti paling ingat dengan makanannya. Saat berada di wedding fair, jangan terburu-buru tergoda oleh tampilan menu di brosur atau harga promo.

Kamu harus fokus untuk mencari vendor yang tidak hanya menawarkan cita rasa lezat, tetapi juga pelayanan rapi, penyajian menarik, dan manajemen waktunya. Pastikan kamu tahu kapasitas mereka, sistem pelayanan, serta fleksibilitas menu yang ditawarkan.

1. Apakah bisa food testing sebelum memutuskan?
2. Apakah harga sudah termasuk peralatan makan, meja buffet, waiter, dan dekorasi buffet?
3. Berapa minimal dan maksimal jumlah tamu yang bisa dilayani?
4. Apakah menu bisa disesuaikan dengan selera atau tema pernikahan?
5. Apakah vendor menyediakan menu halal, vegetarian, atau anak-anak?
6. Bagaimana sistem penyajiannya (buffet, prasmanan, atau table service)?
7. Apakah ada biaya tambahan jika tamu lebih banyak dari estimasi awal?
8. Siapa yang bertanggung jawab atas sisa makanan atau kebersihan area catering?
9. Apakah ada pilihan paket bundling dengan venue dan dekorasi?
10. Apakah vendor menyediakan cake cutting atau mini snack corner juga?

Vendor Wedding Cake dan Dessert Table

Kue pernikahan dan dessert table kini menjadi salah satu daya tarik visual di setiap pesta. Tidak hanya sekadar pemanis tampilan, keduanya juga memberi sentuhan manis yang menyatukan seluruh konsep acara. Karena itu, memilih vendor yang tepat juga harus memperhatikan rasa, daya tahan, dan kualitas penyajian di hari H. Saat di wedding fair jangan lupa mengajukan delapan pertanyaan penting berikut ini:

1. Apakah kue utama menggunakan bahan asli atau dummy?
2. Apakah bisa custom desain?
3. Apakah tersedia test rasa sebelum pemesanan?
4. Berapa lama kue bisa bertahan di ruangan ber-AC atau outdoor?
5. Apakah harga sudah termasuk pengantaran dan setup di venue?
6. Apakah menyediakan layanan mini cake atau cake tambahan?
7. Kapan batas waktu pemesanan sebelum hari H?
8. Untuk dessert table, varian apa saja yang tersedia dan bisa dipilih?

Vendor Dokumentasi

Kamu pasti ingin mengingat momen pernikahanmu sampai tua nanti, kan? Sambil duduk bersama suami di depan teras rumah memandangi bagaimana indah dan bahagianya hari pernikahan kalian.

Maka dari itu, pilihlah vendor dokumentasi yang bisa menghasilkan foto dan video terbaik. Bukan hanya sekadar kenangan visual, karena setiap fotografer dan videografer punya gaya berbeda. Penting bagi kamu untuk memahami bagaimana mereka bekerja.

Banyak pasangan memilih berinvestasi besar di vendor ini. Apakah hasilnya lebih ke arah klasik, candid, sinematik, atau editorial. Selain itu, kamu juga memastikan tim dan waktu mereka bekerja hingga kapan hasil akhir akan diterima. Agar tidak salah pilih, jangan sampai sembilan pertanyaan ini ada yang terlewat:

1. Siapa fotografer dan videografer utama yang akan turun di hari H?
2. Apakah portofolio di booth adalah hasil dari tim yang sama?
3. Berapa lama waktu pengambilan gambar, dan berapa jumlah tim kamera?
4. Apakah yang didapat dari paket (foto, highlight video, cinematic, album)?
5. Apakah termasuk prewedding session dan content creator wedding?
6. Apakah ada drone/ cinematic package?
7. Berapa lama hasil foto atau video akan dikirim?
8. Apakah boleh memilih tone editing atau gaya warna tertentu?
9. Apakah mereka bekerja sama dengan WO untuk koordinasi hari H?

Vendor Makeup Artist (MUA) dan Hairdo

Pengantin adalah ratu dan raja sehari di pernikahan mereka. Sebagai raja dan ratu, tentunya penampilanmu harus on point! Vendor ini akan membantu kamu percaya diri menghabiskan satu hari spesial untuk bersenang-senang bersama keluarga dan sahabat. Saat mencari MUA di wedding fair, fokus pada bagaimana gaya riasan mereka dan apakah cocok dengan tone kulit serta karakter wajahmu.

Ketujuh pertanyaan ini wajib banget untuk kamu tanyakan:

1. Apakah MUA-nya sendiri yang makeup atau bisa diganti tim?
2. Produk kosmetik apa yang digunakan (brand, hypoallergenic, waterproof)?
3. Berapa kali touch-up yang disediakan di hari H?
4. Apakah harga sudah termasuk hairdo, veil, dan aksesoris?
5. Berapa kali test makeup yang disediakan sebelum hari H?
6. Apakah ada biaya tambahan untuk early morning session?
7. Apakah mereka menyediakan paket MUA untuk keluarga atau bridesmaid?

Vendor Bridal atau Groom Attire

Biasanya, di sebuah wedding fair, booth ini paling ramai karena menawarkan banyak pilihan gaya, dari modern minimalis hingga adat tradisional. Saat mengunjungi vendor busana, kamu perlu memperhatikan bukan hanya desainnya. Ada kualitas bahan, kenyamanan, proses fitting, dan layanan purna sewa/pembelian yang juga menjadi perhatian.

Nih, pastikan kamu menanyakan ketujuh pertanyaan ini saat datang ke wedding fair khususnya vendor bridal atau groom attire:

1. Apakah harga termasuk sewa atau beli baru?
2. Berapa kali fitting bisa dilakukan sebelum acara?
3. Apakah bisa custom desain gaun atau jas dan sudah termasuk veil, aksesoris, atau sepatu?
4. Berapa lama durasi sewa dan kapan harus dikembalikan?
5. Apakah ada biaya tambahan jika terjadi kerusakan minor atau noda?
6. Apakah bisa kombinasi antara gaun modern dan adat?
7. Apakah ada potongan harga jika sewa untuk keluarga juga?

Vendor Entertainment

Musik bisa membangun suasana, membawa emosi, dan membuat tamu betah hingga acara usai jika dipilih dengan tepat. Karena itu, memilih vendor entertainment tidak bisa asal. Ketahui gaya musik, bagaimana mereka menyesuaikan mood acara, serta kesiapan teknik di hari H.

Selain pengisi waktu, MC dan band adalah penjaga ritme seluruh momen penting – dari prosesi masuk pengantin sampai closing song yang meninggalkan kesan manis. Berikut pertanyaan-pertanyaan yang wajib kamu tanyakan:

1. Apakah harga paket sudah termasuk MC dan band atau singer?
2. Bisa request lagu-lagu khusus atau playlist pribadi?
3. Apakah ada sound check sebelum acara?
4. Apakah mereka menyediakan lighting dan operator juga?
5. Apakah durasi tampilannya bisa diperpanjang?
6. Apakah MC bisa bilingual (Indonesia – Inggris) atau handle adat tertentu?
7. Apakah vendor familiar dengan konsep acara (intimate, formal, outdoor)?

Vendor Souvenir dan Undangan

Bagian kecil dengan peran besar dalam memberi kesan pertama bagi tamu undangan. Souvenir dan undangan adalah cerminan gaya, tema, dan kepribadian pasangan. Dari desain kartu yang elegan hingga hadiah kecil memorable, semuanya akan menjadi ’signature’ pernikahanmu.

Karena banyak pilihan bentuk, bahan, dan vendor, kamu perlu memastikan semuanya sesuai konsep dan waktu produksi tidak molor.

Enam pertanyaan penting untuk vendor souvenir dan undangan:

1. Apakah bisa custom desain sendiri?
2. Berapa minimal pemesanan dan durasi produksi?
3. Apakah bisa pesan sample dulu sebelum produksi massal?
4. Apakah harga sudah termasuk packaging?
5. Apakah vendor bisa menyediakan undangan digital dan fisik sekaligus?
6. Apakah ada promo bundling souvenir dan kartu undangan?

Wedding fair menjadi perjalanan kamu dan pasangan menemukan siapa yang akan ikut mewujudkan hari paling berharga dalam hidup. Datangnya dengan rasa ingin tahu, bukan sekadar ingin buru-buru booking.

Setiap tanya kamu adalah langkah kecil menuju pernikahan impian yang kamu bayangkan selama ini. Jadi, siapkan daftar pertanyaanmu, genggam tangan pasanganmu, dan jelajahi setiap boot dengan hati tenang serta mata yang jeli.

Karena, di antara ribuan pilihan di wedding fair, bisa jadi di satu sudut kecil pameran itu, kamu menemukan tim yang akan membantu menjadikan hari bahagiamu sempurna. Jangan lupa hadir ke WeddingMarket Fair di tanggal 24-26 Oktober 2025 di Balai Kartini Exhibition & Convention Center. Info selengkapnya cek di sini, ya!