Salah satu hal yang cukup menguras tenaga saat akan melangsungkan pernikahan adalah ketika mencari vendor. Pasalnya, vendor pernikahan ini akan mengambil bagian besar akan terlaksananya pernikahan yang kamu inginkan.

Dapat dikatakan, vendor pernikahan adalah kunci keberhasilan pesta yang kamu gelar. Jika mendapat vendor yang baik, pernikahanmu pun akan berjalan dengan baik. Namun, sebaliknya, jika kamu mendapatkan vendor yang tidak cukup baik, pernikahanmu bisa jadi berjalan tidak sesuai dengan ekspektasi.

Jika menggunakan jasa wedding organizer, biasanya mereka akan menawarkan paket yang mana vendor-vendor yang digunakan adalah yang sudah bekerja sama dengan mereka. Namun, kamu juga tetap bisa mencari vendor sendiri sesuai dengan keinginanmu.

Nah, lalu bagaimana supaya mendapatkan vendor yang baik dan tidak berpotensi mengacaukan acaramu? Berikut ini beberapa ciri vendor pernikahan red flag yang harus kamu hindari sekaligus tips untuk mendapatkan vendor wedding terbaik yang sesuai dengan kebutuhanmu. Simak yuk selengkapnya!

Ciri-ciri vendor pernikahan red flag

Penting untuk menghindari wedding vendor yang bermasalah agar pernikahanmu bisa berjalan lancar dan tanpa hambatan. Berikut adalah beberapa ciri-ciri vendor pernikahan yang mungkin bermasalah.

1. Ketidakprofesionalan

Kamu bisa mengetahui bahwa vendor ini bermasalah apabila mereka tidak merespons pesan atau panggilan telepon dengan cepat. Mereka juga sering terlambat dalam pertemuan atau tidak hadir pada pertemuan yang telah dijadwalkan. Informasi yang diberikan cenderung tidak jelas atau rinci khususnya mengenai layanan dan biaya.

2. Portofolio yang kurang memadai

Portofolio adalah sebuah bentuk bukti bahwa vendor tersebut telah menyelesaikan pekerjaan sebelumnya. Kamu wajib berhati-hati apabila vendor yang akan kamu pilih ternyata tidak memiliki portofolio contoh pekerjaan sebelumnya atau kalaupun memiliki portofolio, mereka menunjukkan yang tidak sesuai dengan kualitas yang kamu harapkan.

3. Kesalahan yang berulang

Setelah melakukan riset, ternyata terdapat keluhan berulang dari klien sebelumnya tentang kesalahan atau ketidakpuasan dengan pelayanan mereka. Vendor tidak mengambil tindakan perbaikan atas kesalahan yang mereka lakukan. Kesalahan ini bisa berulang juga padamu kelak.

4. Tidak memiliki izin atau jaminan

Vendor tidak memiliki izin atau lisensi yang diperlukan untuk operasi mereka. Mereka juga tidak memiliki jaminan yang mencakup kerusakan atau insiden yang mungkin terjadi selama pernikahan. Kamu akan mengalami kerugian jika terjadi hal yang tidak diinginkan kelak.

5. Ketidakjelasan kontrak

Hati-hati jika kontrak mereka tidak mencantumkan dengan jelas layanan yang akan diberikan, biaya, tanggal, dan persyaratan lainnya. Kamu juga harus teliti untuk melihat adanya biaya tersembunyi atau tidak wajar yang muncul dalam kontrak.

6. Perubahan rencana yang sering

Red flag selanjutnya adalah jika vendor sering mengubah rencana atau detail pekerjaan mereka tanpa pemberitahuan atau alasan yang jelas. Kemudian, mereka tidak dapat memenuhi janji atau komitmen yang telah mereka buat.

7. Komunikasi yang buruk

Vendor sulit dihubungi atau lambat dalam menjawab pertanyaan atau permintaanmu. Mereka tidak berkomunikasi dengan jelas atau tidak mau mendengarkan kebutuhan yang kamu inginkan. Jika mereka bersikap demikian, kamu harus waspada.

8. Kurangnya referensi atau ulasan positif

Ulasan ini menjadi penting apabila tidak orang yang kamu kenal yang menggunakan vendor ini sebelumnya. Sebaiknya kamu meminta referensi ulasan dari vendor. Jika mereka tidak bersedia memberikannya, wajar untukmu bertanya-tanya. Apalagi, jika ulasan online sebagian besar negatif atau bahkan tidak ada ulasan sama sekali.

9. Tidak transparan tentang biaya

Tidak bisa dimungkiri, biaya menjadi salah satu hal yang paling penting saat kita akan menentukan vendor. Jika vendor tidak memberikan perkiraan biaya yang jelas atau menghindari menjelaskan biaya tambahan yang mungkin muncul, hal ini termasuk mencurigakan. Hal lain yang juga perlu dicurigai adalah saat mereka tidak memberikan faktur atau kwitansi yang rinci.

10. Kehadiran fisik yang tidak konsisten

Walaupun saat ini koordinasi bisa dilakukan melalui pesan atau video call saja, pertemuan fisik juga tetap diperlukan. Vendor yang tidak konsisten dalam menghadiri pertemuan atau acara yang telah dijadwalkan wajib dipertanyakan. Apalagi, jika mereka tidak memiliki kantor fisik atau alamat tetap.

11. Tidak memenuhi kebutuhan khusus

Walaupun tidak tersedia pada paket biasa mereka, biasanya vendor akan tetap mengusahakan untuk memenuhi keinginan para calon pengantin. Pertimbangkan ulang bisa vendor yang akan kamu pilih tidak dapat memenuhi kebutuhan atau permintaan khusus yang kamu miliki, seperti gaya fotografi tertentu atau makanan yang spesifik.

Tips mencari vendor yang baik

Jika kamu tidak memiliki pengalaman dalam menggunakan jasa vendor, hal ini memang akan menjadi PR yang cukup sulit. Namun, kamu bisa mendapatkan vendor terbaik dengan menjalankan beberapa tips berikut ini.

1. Tentukan anggaran 

Sebelum mulai mencari vendor, tentukan anggaran untuk masing-masing layanan pernikahan. Hal ini akan membantumu dalam menyaring vendor yang sesuai dengan anggaran dan menghindarkanmu dari bocor alus yang mungkin terjadi karena tergiur setelah mendengar penjelasan tertentu dari vendor.

2. Lakukan penelitian

Carilah referensi dari teman, keluarga, atau periksa ulasan online untuk vendor-vendor pernikahan di daerahmu. Jangan hanya bergantung pada satu sumber informasi; cobalah untuk mendapatkan masukan yang beragam.

3. Ajukan beberapa pertanyaan pada vendor

Setelah memiliki list vendor pernikahan yang mungkin akan kamu pilih, ajukan pertanyaan untuk mereka supaya kamu bisa mendapatkan gambaran. Beberapa pertanyaan berikut bisa kamu ajukan.

• Apakah layanan mereka masih tersedia pada tanggal yang kamu inginkan?

• Berapa lama mereka memiliki pengalaman dalam industri pernikahan?

• Apakah mereka memiliki portofolio yang bisa kamu lihat?

• Apakah mereka memiliki lisensi atau jaminan tertentu apabila kamu menggunakan jasa mereka?

• Bagaimana mereka menangani situasi darurat atau perubahan rencana?

3. Tinjau portofolio

Minta vendor untuk menunjukkan contoh pekerjaan sebelumnya atau portofolio mereka. Melakukan hal ini akan membantumu melihat kualitas pekerjaan mereka sekaligus untuk menentukan apakah gaya mereka cocok dengan tema pernikahanmu.

4. Pertimbangkan rekomendasi

Saat teman atau keluarga memberikan rekomendasi artinya mereka sudah percaya pada vendor yang direkomendasikan. Kamu bisa memasukkan vendor rekomendasi ini ke dalam list vendor terpilih jika budget dan yang lainnya cocok denganmu.

5. Tanyakan tentang harga dan paket

Selidiki biaya layanan dan paket yang ditawarkan oleh vendor wedding. Pastikan kamu benar-benar memahami apa saja yang termasuk dalam biaya yang dibayar dan apakah ada biaya tambahan yang perlu kamu pertimbangkan.

6. Pertimbangkan kemudahan komunikasi

Pastikan kamu merasa nyaman berkomunikasi dengan vendor. Komunikasi yang baik sangat penting dalam merencanakan pernikahan yang sukses. Sebaliknya, tak peduli seberapa pun bagusnya hasil dari layanan mereka, jika sulit berkomunikasi, hal ini akan berpengaruh pada kondisi mentalmu.

7. Lihat kontrak dengan cermat

Jangan pernah menandatangani kontrak tanpa membacanya dengan saksama. Pastikan semua detail dan persyaratan telah tercantum dengan jelas. Jika ada hal yang tidak kamu pahami, tanyakan kepada vendor atau minta saran dari seorang yang lebih mengetahui hal ini.

8. Cari referensi tambahan

Selain ulasan online, minta vendor untuk memberikan referensi dari klien sebelumnya yang dapat kamu hubungi untuk mendapatkan masukan langsung tentang pengalaman mereka. Jika hubungan dan hasil kerjasama dengan klien sebelumnya baik, mereka akan melakukannya dengan sukarela.

9. Ajukan pertanyaan tentang pembatalan atau perubahan rencana

Kita tidak menginginkan terjadinya sesuatu yang tidak kita inginkan, tapi ada berbagai faktor yang memungkinkan hal seperti ini terjadi. Pastikan kamu tahu kebijakan pembatalan dan perubahan rencana vendor jika terjadi sesuatu yang tidak terduga.

10. Evaluasi kembali vendor pilihanmu

Setelah melakukan semua riset dan wawancara, luangkan waktu untuk merenungkan dan membandingkan vendor-vendor yang sudah kamu masukkan ke vendor potensial sebelum membuat keputusan akhir.

Memilih vendor pernikahan merupakan salah satu langkah yang harus dilakukan secara hati-hati dalam persiapan pernikahan. Pada langkah ini, kamu dan pasangan harus banyak meluangkan waktu dan energi demi mendapatkan pesta pernikahan yang sesuai dengan keinginan. Semoga berhasil, ya!