Selama ini, saat mempersiapkan pernikahan kita akan lebih fokus menyusun pertanyaan untuk diberikan kepada para wedding organizer dan vendor. Alasannya supaya bisa mendapatkan informasi sebanyak-banyaknya dari vendor terbaik yang mampu memenuhi semua kebutuhan dan akhirnya mampu mewujudkan pernikahan impian. Namun, selain pertanyaan yang diajukan untuk mereka, kamu juga akan menerima beberapa pertanyaan dari para vendor ini, lo. 

Untuk mempersiapkannya sebelum bertemu langsung dengan para vendor, kamu bisa menyimak sontekan berikut ini dan cara menjawabnya. Simak selengkapnya, yuk!

1. Tanggal dan lokasi pernikahan

Pertanyaan pertama yang hampir selalu ditanyakan vendor adalah kapan dan di mana acara pernikahan akan dilaksanakan. Hal ini penting karena akan menentukan ketersediaan jadwal vendor, biaya transportasi, serta apakah vendor tersebut mampu melayani di lokasi yang kamu pilih. Misalnya, jika vendor dekorasi atau katering berbasis di Jakarta tetapi kamu menikah di luar kota, mereka perlu mempertimbangkan ongkos kirim, akomodasi, dan tenaga kerja. Tanggal juga penting karena ada musim pernikahan tertentu di mana vendor biasanya sudah tidak tersedia, seperti bulan-bulan setelah lebaran atau akhir tahun. Dengan mengetahui tanggal dan lokasi lebih awal, vendor dapat memastikan kesiapan tim dan kebutuhan lainnya.

Pertanyaan vendor: 

"Kapan dan di mana acara pernikahan akan dilaksanakan?"

Jawaban ideal:

“Acara kami rencananya diadakan pada hari Sabtu, 15 Juni 2026. Akad nikah akan berlangsung di masjid dekat rumah kami dan resepsi diadakan di Balai Kartini, Jakarta Selatan. Semua acara digelar di hari yang sama.”

2. Jumlah tamu undangan

Vendor catering, dekorasi, dan venue sangat membutuhkan informasi tentang estimasi jumlah tamu yang akan hadir. Hal ini karena semua aspek, seperti kapasitas kursi, jumlah makanan, suvenir, hingga ukuran panggung akan disesuaikan dengan jumlah tamu. Jika jumlah tamu masih perkiraan, vendor biasanya meminta range, misalnya 300 sampai 500 orang agar mereka bisa menyiapkan proposal dengan skala yang sesuai. Kesalahan dalam memberikan estimasi jumlah tamu bisa berdampak pada biaya yang membengkak atau sebaliknya, terjadi kekurangan makanan dan fasilitas di hari-H.

Pertanyaan vendor: 

"Berapa perkiraan jumlah tamu yang akan diundang?"

Jawaban ideal:

“Kami merencanakan sekitar 400 tamu. Undangan sudah mulai disusun, kemungkinan bisa bertambah sampai maksimal 450 orang. Jadi, mohon disiapkan perkiraan jumlah kursi dan makanan untuk kisaran itu.”

3. Tema dan konsep pernikahan

Vendor dekorasi, fotografer, hingga make-up artist biasanya menanyakan konsep yang diinginkan pengantin, apakah modern, tradisional, rustic, vintage, garden party, atau yang lainnya. Tema ini sangat memengaruhi pemilihan warna dekorasi, pakaian, gaya dokumentasi, bahkan menu makanan. Jika pengantin belum punya ide yang jelas, vendor biasanya akan menawarkan katalog contoh atau tren terbaru. Semakin detail kamu menjelaskan konsep, misalnya ingin suasana ala film tertentu atau sentuhan budaya daerah tertentu, semakin mudah bagi vendor untuk menyatukan semua elemen menjadi satu kesatuan yang senada.

Pertanyaan vendor: 

"Tema atau konsep pernikahannya seperti apa?"

Jawaban ideal:

“Kami ingin konsep modern dengan sentuhan adat Jawa. Jadi, pelaminan tetap menggunakan gebyok Jawa, tapi dekorasi lainnya lebih ke arah minimalis modern dengan warna dominan putih dan emas.”

4. Anggaran atau budget pernikahan

Vendor juga sering menanyakan berapa kisaran anggaran yang disiapkan untuk jasa mereka. Pertanyaan ini bukan untuk nge-judge, tetapi untuk menyesuaikan paket layanan yang ditawarkan. Misalnya, fotografer bisa menawarkan paket dokumentasi dengan 1 fotografer + 1 videografer jika budget terbatas atau paket lengkap dengan drone dan cinematic video jika anggaran lebih besar. Begitu juga dengan dekorasi yang bisa menyesuaikan ukuran panggung, jumlah bunga asli vs artifisial, dan detail lainnya. Jika pengantin tidak terbuka soal budget, vendor bisa kesulitan memberikan penawaran yang realistis.

Pertanyaan vendor: 

"Berapa kisaran budget yang disiapkan untuk bagian ini?"

Jawaban ideal:

“Untuk dekorasi, kami menyiapkan sekitar 80 juta. Tapi jika ada pilihan paket yang lebih fleksibel atau bisa disesuaikan, kami terbuka untuk diskusi. Yang penting suasana tetap elegan dan sesuai tema.”

5. Adat atau prosesi khusus

Banyak vendor, terutama yang bergerak di bidang dokumentasi, MC, dan dekorasi akan bertanya apakah ada prosesi adat atau ritual khusus yang akan dilakukan. Hal ini ditanyakan karena setiap adat biasanya memiliki kebutuhan berbeda, misalnya pernikahan adat Jawa memerlukan pelaminan besar dengan gebyok, sementara pernikahan adat Batak memiliki urutan prosesi tertentu yang memerlukan dokumentasi khusus. Vendor perlu mengetahui detail ini agar tidak ada bagian penting yang terlewat. Bahkan, catering pun perlu tahu apakah ada sajian atau makanan adat tertentu yang harus disediakan.

Pertanyaan vendor: 

"Apakah ada prosesi adat atau acara khusus yang perlu kami siapkan?"

Jawaban ideal:

“Ya, ada prosesi panggih dalam adat Jawa setelah akad. Jadi, kami membutuhkan area khusus untuk itu dan mungkin fotografer juga bisa fokus merekam momen-momen prosesi tersebut. Nanti kami akan bagikan detailnya dalam bentuk rundown .”

6. Waktu acara dan susunan rundown

Vendor biasanya ingin tahu jam berapa acara dimulai, berapa lama prosesi berlangsung, dan apa saja susunannya. Misalnya, jam berapa akad nikah dimulai, kapan resepsi dibuka, kapan hiburan tampil, dan kapan sesi foto keluarga berlangsung. Informasi ini penting untuk menentukan jadwal pemasangan dekorasi, jam kedatangan katering, dan waktu kru fotografer mulai standby. Jika rundown belum ada, vendor bisa membantu memberi masukan berdasarkan pengalaman acara sebelumnya. Dengan adanya rundown, semua vendor bisa bekerja dengan lebih sinkron tanpa saling mengganggu.

Pertanyaan vendor: 

"Jam berapa acara dimulai dan bagaimana susunannya?"

Jawaban ideal:

“Akad dimulai pukul 09.00 pagi, lalu istirahat sebentar. Resepsi akan dimulai pukul 11.00 sampai jam 14.00. Setelah itu ada sesi foto dengan keluarga dan tamu khusus. Rundown lengkap sedang kami susun bersama WO, nanti kami kirimkan ke vendor, yaa.”

7. Preferensi khusus dari pengantin

Beberapa vendor, seperti vendor fotografi, make-up, atau catering akan menanyakan preferensi pribadi dari pengantin. Misalnya, untuk make-up, apakah pengantin lebih suka gaya natural atau glamour. Untuk fotografi, pengantin lebih suka candid atau pose formal. Untuk catering, pengantin bisa menyampaikan menu yang harus ada (signature dish) atau bahan yang harus dihindari karena alergi. Dengan adanya informasi detail, vendor bisa memberikan hasil yang sesuai harapan dan menghindari kekecewaan setelah acara selesai.

Pertanyaan vendor: 

"Apakah ada preferensi khusus dari kalian berdua?"

Jawaban ideal:

“Untuk make-up, saya lebih suka yang natural dan fresh, tidak terlalu tebal. Untuk foto, kami ingin lebih banyak foto candid agar terlihat natural, tapi tetap ada sesi foto keluarga yang lebih formal. Untuk catering, mohon tidak menggunakan seafood karena ada beberapa keluarga yang alergi.”

8. Apakah ada vendor lain yang harus bekerja sama

Pertanyaan ini juga sering muncul karena vendor ingin tahu siapa saja pihak lain yang akan terlibat. Misalnya, dekorator perlu berkoordinasi dengan vendor lighting agar pencahayaan mendukung suasana dekorasi. Fotografer juga perlu tahu apakah ada wedding organizer (WO) yang mengatur rundown atau mereka harus berkomunikasi langsung dengan keluarga. Sementara itu, catering mungkin perlu tahu siapa vendor sound system agar bisa mengatur jalur masuk makanan. Koordinasi antar vendor penting untuk menghindari miskomunikasi pada hari-H.

Pertanyaan vendor: 

"Apakah ada vendor lain yang perlu kami ajak berkoordinasi?"

Jawaban ideal:

“Ya, kami memakai vendor lighting dan sound system dari pihak lain, ada juga WO yang mengatur rundown. Nanti kami akan share kontak PIC dari setiap vendor supaya bisa koordinasi langsung.”

9. Hal yang diprioritaskan pengantin

Vendor juga ingin tahu apa yang paling penting bagi pengantin dalam acara pernikahannya. Apakah yang utama adalah makanan yang enak, dekorasi yang megah, dokumentasi yang indah, atau kenyamanan tamu. Dengan mengetahui prioritas, vendor bisa lebih fokus memberikan yang terbaik di area tersebut. Misalnya, jika dokumentasi sangat penting, fotografer bisa menambahkan tenaga ekstra untuk memastikan semua momen terekam dengan sempurna. Jika makanan jadi prioritas, catering bisa fokus pada variasi menu dan kualitas rasa.

Pertanyaan vendor: 

"Apa yang paling penting bagi anda dalam acara ini?"

Jawaban ideal:

“Prioritas kami adalah kenyamanan tamu dan dokumentasi. Kami ingin tamu bisa menikmati acara tanpa adanya antre lama atau merasa makanan yang disajikan kurang. Kami juga ingin momen-momen penting terabadikan dengan baik dalam foto dan video."

10. Contact person yang bisa dihubungi saat hari-H

Vendor biasanya akan menanyakan siapa yang menjadi PIC (person in charge) saat acara berlangsung. Hal ini karena di hari-H, pengantin biasanya sibuk dengan prosesi pernikahan sehingga tidak bisa ditanya hal-hal teknis. Dengan adanya PIC, vendor tahu harus berkomunikasi dengan siapa jika ada perubahan mendadak atau kebutuhan teknis yang muncul. Biasanya PIC ini adalah anggota keluarga, sahabat, atau tim WO. Kejelasan PIC akan membuat koordinasi lebih lancar dan pengantin tidak perlu stres dengan hal-hal teknis sepanjang acara.

Pertanyaan vendor: 

"Siapa PIC yang bisa kami hubungi nanti di hari-H?"

Jawaban ideal:

“Nanti PIC teknis akan dipegang oleh kakak saya, namanya Rina dan juga tim WO kami. Nomor telepon mereka akan kami bagikan agar vendor bisa langsung berkoordinasi tanpa perlu menghubungi kami di tengah acara.”

Sebenarnya pertanyaan-pertanyaan yang diajukan oleh vendor pernikahan biasanya lebih umum dan mudah dijawab. Namun, dengan sontekan tersebut, kamu bisa mempersiapkan terlebih dahulu apa saja informasi yang bisa kamu kantongi agar proses diskusi berjalan dengan lebih lancar dan kamu bisa mengkomunikasikan kebutuhanmu dengan lebih tepat.

Untuk rekomendasi berbagai vendor pernikahan yang mungkin akan kamu butuhkan, WeddingMarket punya banyak pilihan terbaik untukmu. Jangan lupa untuk mengecek daftarnya di sini, ya.