Mencari venue pernikahan akan menjadi salah satu langkah awal dan paling penting dalam persiapan pernikahan. Pasalnya, jika sudah menemukan tempat ini, kamu juga bisa menentukan hal lain seperti apakah akan mengambil paket yang biasanya ditawarkan dari venue tersebut atau menggunakan vendor dari luar karena berbagai pertimbangan yang dimiliki. 

Biasanya venue pernikahan yang populer juga akan sering full booked atau dipesan jauh sebelum acara pernikahan digelar.  Oleh sebab itu, penting untuk mempersiapkannya jauh-jauh hari supaya kamu bisa memiliki lebih banyak pilihan dan harga yang sesuai dengan budget pernikahan.

Untuk mempersiapkannya, kamu tidak harus mencari venue yang indah saja. Beberapa hal lainnya juga harus dipertimbangkan. Sayangnya, hal-hal inilah yang juga sering terlewatkan. Jika tidak ingin menyesal selama proses mencari venue pernikahan, siapkan beberapa checklist berikut ini!

1. Anggaran

Anggaran atau budget merupakan hal yang sangat utama yang harus kamu tentukan. Hal ini akan membantumu dalam mempersempit pilihan venue yang ada banyak sekali di luar sana. Ingat bahwa anggaran untuk venue biasanya memakan bagian paling banyak saat persiapan pernikahan. Jadi, pastikan kamu memiliki pemahaman yang baik terkait hal ini.

Ada berbagai venue yang menawarkan harga dengan rentang yang beragam. Hal ini tergantung di mana venue tersebut dan apa saja fasilitas yang ditawarkan. Beberapa juga ada yang menawarkan paket lain, misalnya menginap jika acara digelar di hotel. Ada yang menyewakan tempat dengan harga Rp4 juta di Jakarta, tapi ada juga yang menawarkan venue seharga hingga Rp1 miliar di Bali. 

2. Lokasi

Kamu mungkin bisa mendapatkan venue dengan harga terjangkau, tapi lokasinya jauh. Jika demikian, coba pertimbangkan kembali. Memilih lokasi yang sulit diakses akan menyusahkan bukan hanya tamu, tapi juga mobilisasimu nantinya. Oleh sebab itulah, lokasi ini menjadi salah satu checklist penting yang harus diperiksa. 

Pertimbangkan jarak venue dengan tempat tinggalmu. Pasalnya, kamu akan beberapa kali datang ke lokasi untuk mengecek persiapan. Berbagai vendor juga perlu melakukan loading berbagai keperluan untuk datang ke venue sebelum acara berlangsung. Jangan lupa juga untuk mempertimbangkan aksesibilitas transportasi umum menuju lokasi ini.

3. Kapasitas

Coba pertimbangkan, apakah kamu akan menggelar pernikahan berkonsep intimate yang mengundang sedikit tamu atau pernikahan besar-besaran yang mengundang banyak tamu. Hal ini akan mempengaruhi dalam mencari venue pernikahan. PIlihlah venue yang memiliki luas yang cukup. Memilih venue yang terlalu kecil akan membuat tamu merasa sesak, sementara memilih venue yang terlalu besar akan membuat acaramu menjadi terasa lebih sepi. Hal ini juga akan berpengaruh pada harga yang harus dibayar.

4. Tanggal dan waktu

Biasanya setelah pertemuan kedua keluarga akan ada tanggal yang didapatkan untuk menggelar pernikahan. Jika tanggal sudah diputuskan, segera buat list venue yang memungkinkan dan hubungi untuk berkoordinasi. Lakukan hal ini jauh-jauh hari terutama jika venue yang kamu incar memiliki jadwal padat karena tingkat okupansi yang tinggi. 

Jika venue yang kamu incar adalah venue luar ruangan, cek apakah tanggal pernikahanmu musim panas atau hujan. Jika pernikahanmu digelar di musim hujan, pastikan beberapa hal seperti apakah ada tenda yang tersedia atau ada ruangan semi outdoor untuk digunakan saat keadaan darurat.

5. Tema pernikahan

Setiap orang memiliki pernikahan impian yang berbeda-beda. Hal ini mencakup tema yang ingin ditunjukkan dalam pernikahan. Setelah memutuskan tema pernikahan, pastikan untuk memilih venue yang cocok dengan tema yang sudah dipilih tersebut. Misalnya, jika ingin menggelar pernikahan dengan tema rustic atau garden party, kamu bisa memilih venue luar ruangan.

Sementara itu, jika ingin menggelar pernikahan dengan tema Disney princess, kamu bisa menyewa venue dalam ruangan seperti ballroom hotel. Walaupun sebenarnya semua tema bisa digelar di mana saja jika diusahakan, memilih venue yang sudah sesuai dengan tema pernikahan akan mengurangi beban untuk melakukan dekorasi dan make over yang berlebihan.

6. Fasilitas

Pastikan venue yang kamu pilih memiliki fasilitas yang dibutuhkan untuk acara pernikahan. Beberapa fasilitas yang dibutuhkan meliputi ruang ganti dan makeup untuk persiapan pengantin dan keluarga, toilet dengan jumlah cukup, tempat penyimpanan, hingga tempat ibadah. Fasilitas lain yang tak kalah penting adalah ruang parkir. Ruang parkir ini harus cukup menampung sejumlah kendaraan yang dipakai untuk para tamu yang datang.

Jika memilih venue pernikahan yang jauh dari rumah, pastikan juga apakah ada akomodasi yang bisa digunakan untuk menginap, baik di tempat yang sama dengan venue maupun di sekitar yang memiliki jarak tempuh wajar. Hal ini juga penting apabila kamu memiliki banyak tamu yang datang dari luar kota. Biasanya hal ini akan masuk ke dalam penawaran paket jika pernikahan digelar di hotel atau tempat penginapan lainnya. 

7. Layanan katering

Beberapa venue pernikahan akan menyediakan layanan katering sekaligus dalam bentuk paket. Tanyakan apakah venue yang kamu pilih menyediakannya atau tidak. Apabila kamu ingin menggunakan katering dari mereka, cek menu dan biayanya. Jika mereka menyediakan dan kamu ingin menggunakan vendor katering dari luar, pastikan bahwa mereka mengizinkannya. 

8. Dekorasi

Selain menanyakan apakah mereka menyediakan dekorasi dan apakah kamu bisa menggunakan jasa dekorasi dari luar, penting untuk menanyakan batasan untuk mendekorasi ruangan. Tentunya selain untuk mempercantik venue, dekorasi juga penting untuk membangun tema yang diinginkan. Biasanya setiap venue akan memiliki batasan tertentu terkait dekorasi sehingga kamu harus sudah memahaminya dari awal.

9. Suasana

Selain tingkat kecocokan venue dengan tema yang dipilih, berbagai hal di sekitar juga perlu dipertimbangkan dalam memilih venue. Cek apakah venue ini akan menciptakan suasana yang sesuai dengan yang kamu bayangkan. Beberapa list yang bisa kamu cek meliputi, pencahayaan alami, pemandangan sekitar, berbagai suara dan tingkat kebisingan, hingga dekorasi alami yang sudah ada di venue.

10. Izin dan regulasi

Jangan sampai ada masalah yang tidak diinginkan di hari-H setelah kamu mengetahui bahwa ternyata venue yang dipilih tidak memiliki izin. Pastikan bahwa venue sudah mengantongi izin yang diperlukan. Kemudian, pelajari regulasi yang berlaku, seperti aturan mengenai alkohol, musik, dan jam malam. Kedua hal ini sangat penting untuk dipastikan terutama jika venue pernikahanmu cukup unik dan merupakan tempat yang penting, seperti di taman publik atau museum.

11. Kebijakan pembayaran dan pembatalan

Kita tidak pernah tahu apa yang akan terjadi di masa depan sehingga penting untuk memastikan kebijakan seperti apa yang ditawarkan oleh pihak venue. Beberapa hal ini meliputi kapan tenggat waktu yang harus diikuti, lalu bagaimana jika ternyata acara tidak jadi digelar di venue tersebut. Hal ini penting untuk menghindari adanya masalah di masa depan.

Jangan lupa untuk memastikan bahwa hal-hal ini sudah termasuk ke dalam kontrak. Selain hal tersebut, baca kontrak dengan saksama. Pastikan semua persyaratan, biaya, dan detail lainnya sudah ditentukan secara tertulis dalam kontrak. Jika ada hal yang tidak kamu mengerti, jangan segan untuk meminta penjelasan.

Beberapa checklist tersebut perlu kamu catat saat akan mencari venue pernikahan yang cocok dengan yang kamu inginkan. Venue yang cocok akan menjadi langkah awal dalam mewujudkan pernikahan impianmu.