Supaya lebih efektif, banyak orang yang memilih untuk menggelar akad nikah dan resepsi di lokasi yang sama. Namun, dengan pertimbangan tertentu, beberapa pasangan rela menggelar pernikahan di dua lokasi berbeda. Misalnya, ada yang ingin akad pernikahan digelar di masjid agung setempat, tapi acara resepsi digelar di venue joglo setelah akad selesai. Alasannya, mereka mungkin ingin menggelar acara di dua tempat yang masing-masing ikonik atau akan meninggalkan kesan mendalam.

Tentunya, hal ini membutuhkan persiapan yang ekstra agar kedua acara bisa berjalan dengan lancar dan transisi terasa lebih smooth. Jika kamu juga berencana menggelar acara serupa, berikut ini adalah tips yang bisa kamu lakukan. Simak selengkapnya, ya!

1. Tentukan fungsi masing-masing tempat

Langkah paling penting adalah memutuskan secara jelas fungsi setiap lokasi. Tempat akad sebaiknya difokuskan untuk prosesi sakral dan administratif, sedangkan venue resepsi bisa digunakan khusus untuk perayaan dan menyambut tamu. Kejelasan fungsi ini akan sangat membantu dalam pengambilan keputusan berikutnya, mulai dari jumlah tamu, dekorasi, durasi acara, hingga pemilihan vendor. 

Akad di masjid atau KUA biasanya menekankan kesederhanaan dan kekhusyukan sehingga tidak membutuhkan dekorasi besar, sound system yang kompleks, atau hiburan. Sebaliknya, kamu bisa merancang resepsi di gedung atau ballroom dengan lebih bebas secara konsep, tema, dan alur acara tanpa terikat aturan tempat ibadah. Dengan pembagian ini, kamu bisa menghindari kesalahan umum seperti membawa konsep resepsi yang terlalu “ramai” ke lokasi akad atau justru membuat resepsi terasa terlalu singkat dan kaku karena masih terbawa suasana akad.

2. Susun jadwal dengan jeda yang realistis

Menggelar akad dan resepsi di tempat berbeda menuntut perencanaan waktu yang sangat matang. Idealnya, akad dilaksanakan pagi hari, terutama jika digelar di masjid atau KUA, lalu resepsi bisa digelar siang atau sore hari. Jeda waktu ini diperlukan untuk memberi ruang bagi mempelai berpindah tempat, berganti busana, touch-up makeup, makan, serta mengatur ulang energi sebelum menyambut tamu resepsi. Jika jarak antar lokasi cukup jauh atau kondisi lalu lintas tidak bisa diprediksi, jeda waktu perlu diperpanjang agar tidak menimbulkan kepanikan.

3. Atur alur perpindahan mempelai dan keluarga inti

Alur perpindahan dari tempat akad ke tempat resepsi perlu diatur untuk mempelai, orang tua, wali, dan keluarga inti. Pastikan kendaraan utama sudah disiapkan sejak awal, lengkap dengan pengemudi yang memahami rute dan waktu tempuh. Jika menggunakan bus atau mobil terpisah untuk keluarga, koordinasikan titik kumpul dan waktu keberangkatan secara detail. 

Alur ini sebaiknya disimulasikan dalam technical meeting agar tidak ada kebingungan di hari-H. Selain itu, pertimbangkan juga kondisi fisik mempelai, khususnya pengantin wanita yang mungkin mengenakan busana berat atau riasan tertentu. Perpindahan yang terlalu terburu-buru akan menguras energi dan berpotensi merusak busana atau makeup. Hal ini akan membuat kenyamanan dan kesiapan mental mempelai untuk resepsi bisa terganggu.

4. Pisahkan daftar tamu dengan jelas

Salah satu keuntungan menggelar akad dan resepsi di tempat berbeda adalah fleksibilitas dalam mengatur jumlah tamu. Akad biasanya bersifat lebih intim dan terbatas, hanya dihadiri keluarga inti, saksi, dan kerabat terdekat. Sementara itu, kamu bisa mengundang lebih banyak tamu dari berbagai kalangan saat resepsi. 

Agar tidak terjadi kesalahpahaman, pemisahan ini harus dikomunikasikan secara jelas sejak awal, baik melalui undangan fisik maupun digital. Misalnya, dengan mencantumkan keterangan khusus bahwa akad bersifat tertutup atau hanya untuk undangan tertentu. 

Tanpa kejelasan ini, tamu bisa merasa bingung atau bahkan tersinggung jika datang ke lokasi akad, tapi tidak disambut dengan baik. Pemisahan daftar tamu juga membantu kamu mengontrol anggaran dan menjaga kekhusyukan prosesi akad.

5. Sesuaikan konsep dekorasi dengan karakter masing-masing lokasi

Dekorasi akad dan resepsi sebaiknya tidak disamakan persis, tapi perlu disesuaikan dengan karakter dan aturan tempat. Masjid atau KUA umumnya memiliki batasan tertentu terkait dekorasi sehingga fokusnya lebih pada kesederhanaan dan kerapian, seperti penggunaan bunga minimalis, kain penutup meja akad, atau backdrop secukupnya. 

Jika akad digelar di rumah, dekorasi bisa sedikit lebih fleksibel, tapi sebaiknya tetap tidak berlebihan agar prosesi tetap terasa sakral. Di sisi lain, venue pernikahan adalah tempat yang tepat untuk mengekspresikan tema, warna, dan konsep dekorasi secara maksimal. Penyesuaian tersebut membuat keseluruhan rangkaian acara akan terasa lebih proporsional dan tidak saling bertabrakan secara visual maupun suasana.

6. Koordinasikan vendor secara terpisah, tapi tetap terhubung

Kamu harus memastikan semua vendor memahami pembagian tugas dan lokasi kerja mereka. Vendor rias, dokumentasi, dan WO biasanya terlibat di kedua lokasi sehingga jadwal dan alur kerjanya harus diatur dengan sangat detail. Misalnya, fotografer perlu tahu momen apa saja yang wajib diambil di lokasi akad dan kapan harus berpindah ke venue resepsi. Make-up artist perlu menyiapkan strategi rias yang tahan lama, tapi tetap memungkinkan untuk touch-up atau berganti look sebelum resepsi. Oleh karena itu, briefing tertulis dan rundown yang detail menjadi kunci agar semua pihak bergerak selaras meskipun acara terpisah tempat.

7. Siapkan busana dengan konsep berbeda

Menggelar akad dan resepsi di tempat berbeda memberi keuntungan besar dalam hal busana. Kamu bisa memilih busana akad yang lebih sederhana, nyaman, dan sesuai dengan aturan lokasi, lalu mengenakan busana resepsi yang lebih megah dan lebih menyolok. Namun, perbedaan busana ini perlu direncanakan secara teknis, termasuk waktu ganti, lokasi ganti busana, dan siapa yang membantu proses tersebut.

Pastikan ada ruang yang memadai dan privat untuk berganti busana sebelum menuju resepsi. Perencanaan yang matang akan membuat transisi dari akad ke resepsi terasa mulus dan tidak terburu-buru, sekaligus memberi kesempatan bagi mempelai untuk tampil maksimal di dua momen yang sangat berbeda karakternya.

8. Berikan info kepada tamu

Karena acara berlangsung di dua tempat, risiko kebingungan tamu menjadi lebih besar jika informasi yang diberikan berbeda-beda. Informasi lokasi, jam acara, dan jenis acara harus disampaikan dengan jelas dan seragam di semua media undangan, baik cetak, digital, maupun pesan pribadi. 

Hindari penggunaan istilah yang ambigu atau informasi yang berubah-ubah mendekati hari-H. Jika perlu, sediakan peta lokasi dan catatan tambahan, misalnya terkait parkir atau dress code. Komunikasi ini akan membuat tamu merasa dihargai dan membuat acara berjalan lancar. Tamu tidak perlu banyak bertanya atau salah lokasi dan jam kehadiran.

9. Siapkan stamina dan mental

Terakhir, penting untuk menyadari bahwa akad dan resepsi memiliki energi dan suasana yang sangat berbeda. Akad menuntut ketenangan, fokus, dan emosi yang stabil, sedangkan resepsi memiliki suasana yang penuh keramahan, senyum, dan interaksi dengan tamu. Dengan jeda waktu dan alur yang baik, mempelai bisa melakukan “reset” secara mental sebelum memasuki suasana resepsi. 

Jangan memaksakan jadwal yang terlalu padat karena kelelahan akan sangat terasa ketika harus berpindah tempat dan peran dalam satu hari. Dengan perencanaan yang manusiawi dan realistis, kedua acara bisa dijalani dengan penuh makna tanpa ada kenyamanan dan kebahagiaan yang dikorbankan.

Kesalahan umum yang sering terjadi

Setelah mengetahui cara untuk menggelar akad nikah dan resepsi di dua lokasi berbeda, sebaiknya ketahui juga kesalahan umum yang biasanya dilakukan agar kamu bisa menghindarinya. Berikut ini beberapa di antaranya.

1. Menyusun jadwal terlalu mepet

Kesalahan yang paling sering terjadi adalah membuat jadwal akad dan resepsi yang terlalu berdekatan, seolah-olah kedua acara berada di satu lokasi. Padahal, perpindahan tempat membutuhkan waktu tambahan untuk perjalanan, bongkar-pasang perlengkapan pribadi, pergantian busana, hingga penyesuaian mental mempelai. 

Jika jadwal terlalu mepet, sedikit saja hambatan seperti macet, antrean parkir, atau keterlambatan vendor, bisa membuat resepsi molor jauh dari waktu yang direncanakan. Dampaknya bukan hanya tamu menunggu, tetapi mempelai datang dalam kondisi lelah dan tergesa-gesa. Suasana resepsi menjadi kurang hangat dan tidak maksimal.

2. Mengabaikan aturan di lokasi akad

Akad di masjid, KUA, atau rumah memiliki aturan dan norma yang berbeda-beda. Kesalahan yang umum terjadi adalah memaksakan konsep dekorasi, dokumentasi, atau busana tanpa menyesuaikan dengan ketentuan tempat. Misalnya, menggunakan dekorasi yang terlalu besar di masjid, memasang sound system berlebihan, atau memilih busana yang kurang sesuai dengan suasana ibadah. 

Selain berpotensi ditegur pengelola lokasi, hal ini juga bisa mengurangi kekhidmatan akad itu sendiri. Ketidaktahuan atau kelalaian terhadap aturan tempat bisa jadi berujung pada perubahan mendadak di hari-H yang membuat stres dan mengacaukan alur acara.

3. Tidak menyiapkan alur perpindahan keluarga

Perpindahan dari lokasi akad ke venue resepsi sering dianggap sepele padahal ini adalah salah satu titik paling rawan masalah. Kesalahan yang sering terjadi adalah tidak menentukan kendaraan utama, tidak mengatur urutan keberangkatan, atau tidak menunjuk satu orang penanggung jawab. Akibatnya, ada keluarga inti yang tertinggal, tersasar, atau datang terlalu lambat ke resepsi. 

Situasi ini akan merusak mood di antara keluarga dan menghambat rundown. Tanpa alur perpindahan yang jelas, transisi antar acara menjadi tidak rapi dan berpotensi menimbulkan drama yang sebenarnya bisa dihindari.

4. Menganggap vendor bisa menyesuaikan tanpa briefing

Karena acara berlangsung di dua tempat, kebutuhan koordinasi vendor menjadi jauh lebih kompleks. Kesalahan umum yang biasanya terjadi adalah tidak memberikan rundown dan pembagian tugas yang jelas kepada vendor, terutama fotografer, videografer, makeup artist, dan WO. Hal tersebut akan mengakibatkan vendor terlambat tiba di lokasi resepsi, kehilangan momen penting, atau tidak siap saat dibutuhkan. 

Misalnya, fotografer belum sampai ketika prosesi masuk pengantin dimulai atau makeup artist belum siap melakukan touch-up setelah perjalanan panjang. Risiko miskomunikasi akan sangat tinggi jika tidak dilakukan briefing dengan detail.

5. Tidak menyampaikan informasi dengan jelas

Kesalahan terakhir yang sering terjadi adalah inkonsistensi informasi, misalnya jam akad berbeda antara undangan cetak dan digital atau lokasi resepsi yang berubah tanpa pemberitahuan jelas. Dalam acara yang digelar di dua lokasi, kesalahan kecil dalam informasi bisa berdampak besar, mulai dari tamu salah datang ke lokasi, terlambat hadir, hingga merasa bingung dan tidak nyaman. Infomrasi yang tidak konsistensi ini biasanya muncul karena perubahan mendadak yang tidak diikuti dengan komunikasi ulang kepada semua pihak. Padahal, tamu sangat bergantung pada informasi yang diberikan oleh tuan rumah.

Menggelar akad nikah dan resepsi di dua lokasi yang berbeda bisa saja dilakukan dengan lancar dan nyaman, asal semuanya sudah dipersiapkan dengan baik. Untuk mewujudkan hal ini, sebaiknya gunakan vendor-vendor berpengalaman yang terbiasa menangani konsep ini. Kamu bisa melihat daftar rekomendasinya di sini. 

Cover | Fotografi: Imagenic