Ada begitu banyak pilihan tempat untuk menggelar acara resepsi pernikahan, mulai dari rumah, gedung, restoran, hingga hotel. Pilihan yang terakhir dianggap praktis karena hotel biasanya akan menyediakan ruang resepsi lengkap dengan paket pernikahan yang dibutuhkan dan akomodasi bagi keluarga sehingga dinilai lebih sering dipilih.

Namun, tentu saja saat berniat sewa hotel untuk pernikahan, ada beberapa hal yang harus diperhatikan terutama jika belum pernah melakukannya sebelumnya. Untuk membantumu meringankan kebingungan akan hal ini, beberapa tips berikut bisa kamu terapkan saat mencari hotel untuk menggelar pernikahanmu. Simak sampai habis, ya!

1. Rencanakan tanggal dan tentukan anggaran

Di beberapa tradisi pernikahan, biasanya calon pengantin bersama dengan anggota keluarga dari kedua belah pihak akan menentukan tanggal pernikahan mereka jauh-jauh hari. Jika sudah mendapatkan tanggal, kamu bisa mulai persiapan mencari hotel untuk venue pernikahan. 

Selain itu, yang tak kalah penting adalah menentukan anggaran. Anggaran untuk venue biasanya mengambil bagian yang besar dalam perencanaan pernikahan, makanya penting untuk menentukan batasan. 

2. Buat daftar kebutuhan dan preferensi

Hal yang kedua ini penting untuk dilakukan sebelum mencari hotel yang diinginkan. Kamu bisa membuat daftar kebutuhan, seperti tema pernikahan, jumlah tamu, dan berbagai fasilitas yang harus ada. Dari daftar preferensi ini, kamu akan bisa lebih mudah dalam menyortir dan menyaring hotel selain dari anggaran.

Pertimbangkan juga lokasi mana yang mudah diakses baik oleh keluarga maupuan para tamu yang akan datang. Ruangan juga harus disesuaikan dengan estimasi jumlah tamu yang akan diundang. Pertimbangkan juga opsi yang mungkin akan dipilih, apakah akan menyewa venue pernikahan saja atau juga mengambil paket pernikahan lengkap dari hotel tersebut.

3. Cari opsi hotel

Jika sudah menentukan anggaran dan membuat daftar preferensi, kamu bisa mulai mencari opsi hotel di lokasi yang diinginkan. Ada beberapa cara yang bisa dilakukan untuk mendapatkan rekomendasi hotel yang cocok, antara lain.

• Mencari rekomendasi dari orang terdekat

Mintalah rekomendasi dari teman, keluarga, atau kenalan yang sudah pernah mengadakan pernikahan di hotel. Ulasan dari orang yang benar-benar sudah menggunakan jasa dari venue akan lebih jujur karena berdasarkan pengalaman mereka sehingga bisa lebih kamu percaya.

• Lakukan riset secara online

Kamu bisa menggunakan platform online untuk mencari hotel di daerah yang kamu inginkan. Biasanya setiap hotel juga memiliki website yang bisa digunakan untuk melihat galeri hingga fasilitas yang ditawarkan, lengkap dengan harga. 

Selain itu, kamu juga bisa menggunakan media sosial. Gunakan media sosial untuk melihat portofolio melalui foto-foto dan cerita yang dibagikan. Kamu juga bisa mengecek komentarnya untuk mengetahui ulasan dari pengantin yang sebelumnya menggunakan hotel tersebut.

Mengecek Google maps juga akan membantumu. Bukan hanya untuk mengecek lokasi, tapi juga untuk mengetahui informasi lainnya dan ulasan yang diberikan oleh mereka yang pernah mengunjungi tempat ini.

• Datang ke pameran pernikahan

Kamu bisa datang ke acara pameran pernikahan untuk mendapatkan penjelasan yang lebih lengkap langsung dari vendor. Di sana kamu bisa bertanya langsung mengenai kebutuhanmu, bahkan mendapatkan diskon jika melakukan pemesanan.

• Kunjungi langsung

Tak hanya datang ke pameran, kamu juga bisa berkunjung langsung ke hotel yang ingin kamu jadikan lokasi pernikahan. Selain mendapatkan penjelasan, kamu juga bisa melihat tempat yang ditawarkan sehingga bisa mendapatkan gambaran secara langsung.

4. Mengobrol dengan pihak koordinator

Jika kamu sudah mempersempit pilihan hotel menjadi beberapa saja, kamu bisa bertanya kepada koordinator hotel tersebut. Kamu bisa menanyakan hal-hal detail seputar paket pernikahan, kebijakan pembayaran, fasilitas yang ditawarkan, hingga apakah ada diskon khusus yang ditawarkan. Jangan lupa untuk meminta kontak sehingga jika ada diskusi yang lebih lanjut, kamu bisa kembali menghubungi mereka.

5. Bicarakan dengan keluarga

Memutuskan sendiri mungkin akan membuatmu cukup bingung sehingga kamu bisa meminta sudut pandang orang lain seperti keluarga untuk memberikan pendapat mereka mengenai hotel yang akan kamu pilih. Jelaskan hanya hal yang penting saja kepada keluarga. Pastikan bahwa semua orang merasa nyaman dengan pilihan hotelmu. 

6. Pastikan apakah akan mengambil paket dari hotel

Selain menyediakan venue untuk pernikahan, biasanya hotel juga akan menawarkan paket pernikahan dengan tambahan servis yang lain, seperti katering, dekorasi, hingga koordinator selama acara berlangsung. Kamu bisa mempertimbangkan apakah akan menggunakan jasa mereka secara all in atau hanya menggunakan tempatnya saja. Berikut ini beberapa kelebihan dan kekurangan yang bisa kamu pertimbangkan.

Kelebihan

• Kemudahan perencanaan

Salah satu keuntungan utama dari mengambil paket pernikahan dari hotel adalah kemudahan perencanaan. Hotel biasanya menawarkan paket yang mencakup berbagai aspek pernikahan, termasuk tempat, katering, dekorasi, dan layanan lainnya. Hal ini dapat mengurangi beban perencanaan bagi pasangan yang sibuk. Kamu juga tidak perlu melakukan terlalu banyak komunikasi secara terpisah.

• Koordinator yang berpengalaman

Banyak hotel menyediakan koordinator pernikahan yang berpengalaman. Koordinator ini dapat membantu mengurus detail pernikahan, berkomunikasi dengan vendor, dan tentu saja memastikan acara berjalan lancar.

• Diskon atau paket khusus

Hotel biasanya akan menawarkan diskon atau paket khusus untuk acara pernikahan. Dengan begitu, kamu bisa menghemat biaya dibandingkan dengan menyewa layanan terpisah. Namun, pastikan untuk melakukan riset dan bandingkan beberapa tawaran dan pilih yang paling menguntungkan.

Kekurangan

• Keterbatasan untuk berkreasi

Paket pernikahan dari hotel biasanya sudah memiliki template tertentu yang terbatas. Pilihan menu, dekorasi, atau layanan tambahan lainnya bisa jadi lebih lebih terbatas karena vendor yang bekerja sama juga biasanya lebih sedikit daripada vendor wedding organizer di luar. Hal ini akan membuatmu lebih sulit untuk berkreasi apalagi jika menginginkan tema pernikahan yang lebih spesifik. 

• Ketidakpastian kualitas layanan

Meskipun banyak hotel menawarkan layanan pernikahan yang berkualitas, ada kemungkinan ketidakpastian tentang seberapa baik layanan tersebut. Penting untuk membaca ulasan, berbicara dengan pasangan lain yang telah menggunakan layanan hotel, dan berdiskusi dengan pihak hotel. Jika mereka mengizinkan untuk melakukan testing, manfaatkan juga kesempatan ini.

7. Buat kesepakatan

Setelah kamu menentukan hotel mana yang akan digunakan untuk acara pernikahanmu nantinya, kamu bisa membuat kesepakatan bersama pihak hotel. Jangan lupa untuk membuat kontrak resmi untuk menghindari hal yang tidak diinginkan di masa depan. 

Sebelum menerimanya, kamu juga harus mengecek bagaimana prosedur jika terjadi pembatalan. Masukkan hal ini ke dalam daftar pertanyaan untuk diajukan kepada pihak hotel. Pastikan juga termin untuk pembayarannya. Untuk mengamankan tanggal, biasanya kamu akan diminta untuk membayar uang DP terlebih dahulu.

Itu dia beberapa tips yang bisa kamu lakukan saat akan menyewa hotel untuk pernikahan. Pastikan untuk menyiapkannya jauh-jauh hari terutama jika mengincar hotel dengan tingkat okupansi yang tinggi sehingga kamu tetap bisa mendapatkan venue terbaik sesuai dengan keinginan.