Wedding cake atau kue ulang tahun adalah elemen pernikahan yang membuat acara terasa semakin manis dan lengkap. Di tradisi pernikahan internasional, wedding cake juga menjadi salah satu bagian dari prosesi pernikahan yang membuatnya menjadi pusat perhatian. Potongan kue akan dibagikan kepada orang-orang terdekat, bahkan para tamu jika masih cukup. Oleh sebab itu, selain tampilan yang indah, rasanya pun juga harus dipertimbangkan.

Nah, agar kamu bisa mendapatkan kue pernikahan yang sempurna, sebaiknya hindari beberapa kesalahan umum yang sering dilakukan oleh calon pengantin berikut ini. Apa saja? Simak yuk selengkapnya!

1. Tidak menentukan budget sejak awal

Salah satu kesalahan paling umum adalah datang ke vendor tanpa gambaran budget sama sekali. Akhirnya kamu jatuh cinta dengan kue yang super megah dengan dekor bertingkat, hand-painted, banyak sugar flowers, dan detail rumit yang ternyata memiliki harga jauh di atas kemampuan. Hal ini bisa berujung pada dua hal, kamu memaksakan diri dan mengorbankan pos lain, misalnya catering dan dokumentasi atau kamu kecewa karena harus “turun level” drastis dan merasa tidak puas dengan pilihan akhirnya. Selain itu, tanpa budget yang jelas, komunikasi dengan vendor juga jadi mengambang karena mereka sulit memberikan rekomendasi desain yang realistis.

Sebaiknya sebelum menghubungi vendor, tentukan range budget yang aman, misalnya “2 sampai 4 juta”, “5 sampai 7 juta”, dan seterusnya. Jelaskan dari awal ke vendor, “Budget saya sekitar sekian, bisa dibantu rekomendasi desain yang sesuai?” Vendor yang berpengalaman biasanya bisa menyesuaikan ukuran, jumlah tier, dan kerumitan dekor supaya tetap cantik tapi sesuai budget. Jangan lupa sisakan sedikit buffer, misalnya 10 hingga 20% untuk kemungkinan upgrade dekor atau tambahan detail di tengah jalan.

2. Tidak menghitung jumlah yang dibutuhkan dengan benar

Banyak calon pengantin hanya berpikir “yang penting keliatan gede di panggung” tanpa menghitung kebutuhan porsi. Ada yang memesan kue terlalu besar sehingga banyak sisa. Ada juga yang memesan kue terlalu kecil sehingga potongannya tidak cukup untuk keluarga inti, bridesmaid/groomsmen, atau tamu VIP. Kadang calon pengantin juga lupa bahwa sebagian tier dari wedding cake itu hanya dummy dari styrofoam dan tidak semua bisa dimakan sehingga ekspektasi jumlah porsi jadi meleset.

Jangan lupa hitung kira-kira siapa saja yang akan diberi kue, keluarga inti, saudara, sahabat dekat, mungkin beberapa tamu VIP. Kamu tidak harus memberi kue ke semua tamu undangan, jadi fokus ke circle tertentu saja. Diskusikan dengan vendor, “Saya butuh sekitar sekian porsi kue asli, sisanya boleh dummy.” Mintalah vendor untuk membantu menghitung ukuran dan jumlah tier yang ideal agar tampilan bisa tetap megah di pelaminan, tetapi jumlah kue yang bisa dimakan tetap pas dan tidak mubazir.

3. Hanya fokus ke penampilan, lupa rasanya

Kesalahan yang sering terjadi, yaitu memilih kue hanya dari foto Instagram, tingginya, warna, dan dekorasinya tanpa pernah mencicipi rasanya. Hasilnya, wedding cake memang terlihat cantik, tapi rasanya terlalu manis, terlalu kering, atau tidak sesuai selera tamu dan keluarga. Kadang demi tampilan, jenis kue yang dipilih juga kurang tahan lama di ruangan panas sehingga di hari-H teksturnya berubah dan tidak seenak saat menyicip di toko.

Selalu minta tasting atau tester jika memungkinkan. Cicipi beberapa varian rasa dan tanyakan ke vendor, mana yang paling stabil untuk acara kamu dengan AC atau semi-outdoor, siang atau malam. Libatkan pasangan dan mungkin 1 hingga 2 orang keluarga yang jujur soal rasa. Jangan malu mengatakan preferensi kamu, apakah lebih menyukai kue yang tidak terlalu manis, ingin ada rasa buah, atau ingin klasik seperti vanilla/butter cake.

4. Tidak menyesuaikan tema dan warna dekorasi

Kadang calon pengantin sudah memiliki moodboard dekor lengkap, tapi wedding cake dipesan terpisah dan tidak dikomunikasikan dengan dekorator. Akhirnya kue tampil “sendirian” dan tidak nyambung dengan tema. Misalnya, tema rustic dengan banyak elemen kayu dan greenery, tapi kue super glam penuh glitter emas dan silver atau tema pastel lembut tapi kue sangat bold dan kontras. Secara visual, hal ini akan membuat foto keseluruhan tampak kurang harmonis.

Sebelum meeting dengan vendor cake, siapkan foto atau moodboard dekor, warna dominan, style seperti modern, rustic, garden, traditional, glam, dan elemen khas, misalnya banyak baby’s breath, mawar merah, atau motif batik tertentu. Kirimkan ke vendor kue dan diskusikan dengan dekorator apakah akan ada meja khusus untuk kue dan bagaimana styling di sekitarnya. Dengan begitu, wedding cake akan terlihat sebagai bagian dari konsep besar, bukan hanya properti tambahan.

5. Memesan terlalu mendadak

Kesalahan lain adalah menganggap wedding cake bisa dipesan mepet seperti order makanan biasa. Padahal, vendor cake yang bagus biasanya memiliki antrean panjang. Desain yang kompleks juga memerlukan waktu untuk planning, berbelanja bahan khusus, latihan dekor, hingga produksi. Jika dipesan terlalu mepet, kamu mungkin terpaksa menerima desain standar yang seadanya atau malah ditolak karena vendor sudah fully booked. Dalam kondisi buru-buru, komunikasi pun sering kurang detail, yang rawan menimbulkan salah paham soal ukuran, rasa, maupun dekor.

Idealnya, booking vendor cake 2 hingga 3 bulan sebelum hari-H atau lebih cepat lagi di musim ramai pernikahan. Di awal, kamu tidak harus langsung fix semua detail, tapi setidaknya sudah memilih tanggal dan DP. Setelah itu, pelan-pelan matangkan desain, rasa, dan teknis lainnya. Dengan booking lebih awal, kamu memiliki waktu untuk revisi sketsa atau menyesuaikan desain jika ada perubahan tema, warna, atau dekor pelaminan

6. Tidak menjelaskan detail secara tertulis

Banyak kesalahan muncul karena komunikasi hanya dilakukan lewat chat singkat atau obrolan yang tidak dirangkum dengan jelas. Misalnya, kamu mengatakan warna pastel peach, tapi vendor membayangkan peach yang lebih terang atau kamu ingin kue 4 tingkat, 2 asli dan 2 dummy, tapi tidak pernah tertulis dan di hari-H ternyata hanya 1 tier yang asli. Ketidaksinkronan soal detail ini bisa membuatmu kecewa. Vendor pun kesulitan mempertanggungjawabkan karena tidak ada kesepakatan tertulis.

Setelah diskusi, sebaiknya minta vendor membuat invoice atau order form yang mencantumkan jumlah tier, ukuran, berapa yang asli dan dummy, jenis rasa tiap tier, warna utama, elemen dekor seperti bunga segar atau sugar flowers dan topper seperti apa, tanggal dan jam pengiriman, plus harga dan ketentuan tambahan. Cek ulang sebelum menyetujui. Jika ada revisi, minta di-update di dokumen. Simpan semua bukti chat dan file agar jika ada perbedaan hasil di hari-H, kamu memiliki referensi yang jelas.

7. Lupa mempertimbangkan venue dan cuaca

Ada calon pengantin yang memilih kue dengan frosting sensitif, misalnya whipped cream atau buttercream yang lembut padahal venue semi-outdoor siang hari dengan udara panas dan lembap. Hasilnya, frosting bisa meleleh, kue tampak “tumbang” atau tidak sesempurna foto awal. Selain itu, jika akses ke venue sulit, pengantaran kue bertingkat tinggi bisa berisiko retak, goyang, atau dekor rusak di jalan.

Oleh sebab itu, jelaskan secara detail ke vendor mengenai lokasi venue, jam acara, apakah indoor dengan AC penuh atau ada area outdoor, dan seperti apa akses masuknya. Tanya rekomendasi jenis kue dan frosting yang paling aman untuk kondisi tersebut, kadang vendor akan menyarankan fondant di luar, buttercream di dalam, atau kombinasi tertentu. Minta juga vendor untuk memberi tahu apakah mereka akan merakit kue di lokasi, misalnya apakah tier disusun di venue, bukan dikirim sudah full-standing untuk meminimalkan risiko kerusakan saat pengantaran.

8. Mengabaikan aturan venue

Beberapa venue atau hotel memiliki aturan khusus untuk kue yang dibawa dari luar, misalnya corkage fee (biaya tambahan), sertifikat halal, atau standard hygiene tertentu. Kesalahan yang sering terjadi adalah calon pengantin baru tahu soal aturan ini menjelang hari-H atau setelah kue dipesan sehingga muncul biaya tak terduga atau malah vendor yang sudah dipilih tidak memenuhi syarat venue. Di kasus ekstrem, ada venue yang tidak mengizinkan display kue dari luar tanpa izin. Hal ini bisa membuat rencana berantakan.

Untuk menghindarinya, sejak awal deal dengan venue, tanyakan dengan jelas:

• Apakah boleh membawa wedding cake dari vendor luar?
• Kalau boleh, apakah ada corkage fee dan berapa besarannya?
• Apakah perlu sertifikat tertentu?
• Apakah ada batasan ukuran atau tinggi kue?

Setelah itu, sampaikan semua persyaratan ini ke vendor cake. Pastikan vendor mampu memenuhi. Jika ada biaya tambahan dari venue, masukkan ke perhitungan budget sejak awal supaya tidak terasa sebagai “kejutan” yang menyebalkan di belakang.

9. Tidak memikirkan cara pembagian kue

Banyak orang berhenti pada tahap “yang penting ada prosesi potong kue”, tapi tidak memikirkan setelah itu kue akan diapakan. Akhirnya, setelah dipotong simbolis, kue dibiarkan begitu saja di meja sampai acara selesai, lalu baru dipotong asal-asalan di belakang dan sebagian besar berakhir terbuang atau keluarga ingin membagikan kue ke tamu tertentu, tapi tidak ada alat potong yang memadai, box kecil, atau piring tambahan sehingga ribet dan tidak efisien. Sebaiknya diskusikan sejak awal mengenai:

• Apakah kue akan dibagikan ke tamu? Kalau iya, berapa orang kira-kira?
• Apakah akan disajikan di piring kecil atau dimasukkan ke box untuk dibawa pulang?
• Siapa yang bertugas memotong dan membagikan kue? WO, catering, atau petugas venue?

Beri tahu vendor dan WO rencana ini. Siapkan alat, seperti pisau kue, server spatula, piring kecil atau box kue, tisu, dan sebagainya. Dengan perencanaan yang jelas, kue benar-benar dinikmati, bukan hanya jadi dekor mahal yang berakhir di terbuang sia-sia.

10. Terlalu banyak inspirasi, melupakan prioritas

Pinterest dan Instagram memudahkan kamu mengumpulkan inspirasi, tapi juga bisa membuat bingung dan serba ingin. Kadang calon pengantin menumpuk banyak referensi, ingin elemen rustic, glam, floral, minimalis, tradisional, semua menjadi satu kue. Hal ini membuat desain tidak fokus dan justru terlihat ramai tapi tidak jelas. Vendor pun jadi kesulitan menerjemahkan ke kue yang proporsional dan estetik.

Pilih maksimal 2 hingga 3 foto inspirasi utama yang paling mencerminkan tema pernikahanmu. Dari situ, tentukan prioritas: misalnya, yang paling penting adalah warna ivory dan gold, motif bunga mawar, bentuk kue 3 tingkat. Hal-hal lain yang hanya “kalau bisa ada” jangan dipaksa jika hanya membuat desain jadi berantakan atau menaikkan biaya terlalu jauh. Percayakan juga pada taste vendor, tanyakan pendapat mereka, mana yang sebaiknya dipertahankan dan mana yang lebih baik disederhanakan.

11. Tidak memastikan kebijakan pembatalan dan perubahan

Kondisi tak terduga bisa terjadi, seperti jadwal mundur, venue pindah, tamu mengecil sehingga kue ingin diperkecil, atau tiba-tiba kamu ingin mengubah tema warna. Kesalahan yang sering terjadi adalah tidak pernah membahas bagaimana kebijakan vendor soal perubahan dan pembatalan. Akhirnya, ketika butuh mengubah sesuatu, muncul drama DP hangus, perubahan desain hanya bisa sedikit, atau ada biaya tambahan besar yang tidak kamu antisipasi.

Cara menghindarinya adalah dengan bertanya dengan jelas sebelum membayar DP:

• Kalau jadwal mundur, apakah bisa reschedule? Sampai berapa lama?
• Kalau ingin ubah ukuran/tier, kapan batas waktunya?
• Kalau tema warna berubah, kapan terakhir bisa revisi desain?
• Bagaimana kebijakan pembatalan, apakah DP hangus 100% atau sebagian?

Minta semua info ini tertulis di invoice atau perjanjian. Dengan begitu, jika ada perubahan, kamu sudah tahu konsekuensinya dan tidak kaget.

Meskipun kelihatan mudah atau sepele, ternyata ada beberapa kesalahan yang mungkin kamu lakukan saat memesan wedding cake. Untuk itu, sebaiknya perhatikan beberapa hal tersebut agar prosesi kuemu berjalan dengan lancar dan tidak ada makanan yang terbuang.

Jika membutuhkan vendor kue pernikahan yang bisa kamu ajak berdiskusi, jangan lupa untuk mengecek daftarnya di sini.

Cover | Foto via LeNovelle Cake