Banyak hal yang harus dipersiapkan ketika akan memutuskan menuju ke jenjang yang lebih serius dalam hubungan, yaitu pernikahan. Kamu dan pasangan harus mendiskusikan beberapa hal untuk mengetahui apakah kalian kompatibel untuk satu sama lain. Tak hanya sampai di situ saja. Jika sudah yakin satu sama lain, langkah selanjutnya adalah mempersiapkan pernikahan itu sendiri yang memiliki berbagai tantangannya.

Banyak hal yang harus dipelajari ketika akan mempersiapkan pernikahan. Bukan hanya modal dalam bentuk uang, tapi juga istilah-istilah baru yang mungkin asing untukmu karena belum pernah mendengar sebelumnya. Saat sudah mendengar pun, bisa jadi kamu belum tahu apa pengertiannya atau terbalik dengan yang lain. Istilah tersebut antara lain adalah wedding organizer, wedding planner, hingga vendor.

Familier dengan mereka? Namun, sudahkan kamu mengetahui artinya? Sekilas tampak sama, beberapa orang yang akan membantu melancarkan pernikahanmu nanti ini ternyata memiliki perbedaan pengertian dan tugas, lo. Simak yuk apa saja perbedaannya supaya tidak salah mengartikan lagi!

Perbedaan pengertian

Wedding organizer biasanya banyak disalahartikan dengan wedding planner, tapi banyak juga yang mengartikannya sebagai vendor. Yuk, kita bahas satu-satu!

Wedding planner adalah mereka yang akan membantu jalannya pernikahan dari pertama kali merencanakan hingga pernikahan selesai digelar. Mereka akan membantu mulai dari menentukan konsep pernikahan hingga menjadwalkan pertemuan dengan vendor. Mereka juga akan memberikan rekomendasi vendor dengan harga yang lebih murah karena sudah bekerjasama. 

Sementara itu, wedding organizer adalah mereka yang menyediakan jasa untuk membantu pengantin dalam menyiapkan keseluruhan acara dari perencanaan hingga sampai ke hari-H. Namun, biasanya pengantin sudah memiliki bayangan konsep yang ada di kepala sehingga wedding organizer hanya akan membantu mewujudkannya. 

Mereka inilah yang akan membantu mencarikan venue, vendor, hingga membuat rundown di setiap rangkaian acara pernikahan. 

Lalu, apa itu vendor? Vendor secara sederhana artinya adalah penyedia produk atau jasa. Bisa dikatakan bahwa mereka yang akan menyediakan segala kebutuhan dari dekorasi, catering, pakaian, hingga suvenir.

Melalui pengertian, bisa disimpulkan bahwa wedding organizer atau wedding planner merupakan jasa yang akan membantu pengantin merencanakan dan mengeksekusi acara pernikahan, sementara vendor adalah mereka yang menyediakan kebutuhan selama acara berlangsung.

Tugas wedding organizer dan vendor

Wedding organizer (WO)

WO memiliki tugas sebagai mediator antara pengantin dan vendor. Tugasnya juga meliputi perencanaan konsep, memberikan referensi vendor terpercaya dan sesuai dengan bujet pengantin, memastikan semua vendor menyanggupi kebutuhan sesuai dengan rencana, memastikan semua acara berjalan dengan lancar. Kamu juga bisa terbantu dengan meminta mereka untuk mengalokasikan keuangan yang kamu miliki kepada mereka sehingga tak perlu pusing mengurusnya sendiri.

Sementara itu, vendor memiliki tugas yang berbeda sesuai dengan produk atau jasa apa yang mereka sediakan. Beberapa vendor ini biasanya menjadi yang paling penting untuk dipilih.

1. Venue

Venue atau tempat merupakan hal penting yang harus disediakan pertama kali  karena di sanalah acara pernikahanmu akan berlangsung. Hal yang perlu dipertimbangkan saat memilih vendor venue selain harganya adalah menyesuaikan dengan konsep pernikahan, berapa banyak tamu yang diundang, apakah ingin indoor atau outdoor, dan bagaimana aksesnya.

Jika memiliki gedung atau tempat pernikahan yang diinginkan, sebaiknya usahakan untuk melakukan booking jauh-jauh hari karena tak jarang venue sudah full booked hingga tahun selanjutnya. 

2. Dekorasi

Vendor dekorasi juga akan membantumu dalam menghias venue pernikahan menjadi lebih indah. Biasanya venue akan menyediakan vendor yang satu ini juga, tapi kamu juga bisa mencari vendor sendiri atau dibantu wedding organizer yang sesuai dengan seleramu. 

3. Catering

Vendor catering adalah mereka yang akan menyediakan makanan yang akan disajikan kepada tamu. Kamu bisa mendiskusikan makanan seperti apa untuk disediakan saat hari pernikahanmu yang cocok dengan konsep, cuaca, dan jumlah tamu. Pos ini biasanya akan memakan jumlah yang banyak, jadi berbagai diskusi perlu dilakukan dengan matang. Jangan lupa juga untuk melakukan food testing untuk mengecek rasa dari masakan  mereka, ya.

4. Baju dan MUA

Saat menikah nanti, pengantin akan menjadi pusat perhatian sehingga biasanya tampil dengan maksimal. Di sinilah peran vendor pakaian dan makeup artist diperlukan. Mereka akan membantumu dalam menentukan pakaian mana yang paling cocok dan makeup seperti apa yang membuatmu semakin cantik. Biasanya sebelum hari-H pernikahan, akan ada fitting dan percobaan makeup untuk hasil yang maksimal.

5. Dokumentasi

Vendor yang satu ini akan membantumu dalam mengabadikan momen ketika pernikahan. Dokumentasi ini bisa dalam bentuk foto atau video. Biasanya mereka akan menaruh portofolio di media  sosial atau landing page. Jika ingin melihat portofolio lain, kamu juga bisa memintanya sendiri atau melalui wedding organizer.

6. Suvenir

Kelihatan kecil, tapi benda ini juga cukup bikin bingung. Salah-salah yang awalnya berniat ingin memberikan oleh-oleh untuk tamu malah jadi kurang berguna. Makanya, penting untuk memilih vendor suvenir yang akan memberikan benda tak terlupakan dengan bujet yang sesuai untuk tamu yang datang.

Kapan sebaiknya menghubungi mereka?

Sebelum menentukan vendor-vendor, sebaiknya kamu menemui dan memutuskan wedding organizer terlebih dahulu karena biasanya mereka memiliki daftar vendor rekanan yang bisa jadi memberikanmu harga miring. Kamu bisa memutuskan untuk memilih vendor setelah konsep pernikahan sudah dipilih, bujet ditentukan, dan diskusi dengan wedding organizer sudah dilakukan. 

Selain itu, jika tidak ingin menggunakan jasa wedding organizer, kamu perlu melakukan riset dengan seksama saat akan memutuskan akan menggunakan vendor yang mana. Untuk membantumu, tak ada salahnya untuk datang ke acara-acara pameran karena di sana kamu bisa mendapatkan kesempatan untuk mendapatkan sampel atau mencoba langsung produk yang ditawarkan. 

Apakah wajib menggunakan jasa wedding organizer dan vendor?

Jawabannya tentu tidak. Semua hal itu bisa kamu sesuaikan dengan bujet dan kesibukan yang kamu miliki. Sebagai orang yang sibuk, menggunakan jasa wedding organizer tentu akan membantu. Namun, jika bujetnya tak memadai atau kamu memiliki keinginan kuat dan detail akan acaramu sendiri, kamu bisa menyusun semua rangkaian acara sendiri dengan bantuan orang terdekat. 

Begitupun dengan vendor. Di beberapa daerah tertentu, masih banyak masyarakat yang melakukan gotong royong untuk memenuhi semua kebutuhan acara pernikahan. Namun, dengan begitu artinya kamu tidak bisa menginginkan semuanya berjalan sesuai kehendakmu karena mereka hanya membantu sesuai dengan tradisi yang selama ini sudah dilakukan.

Perlu diingat bahwa kamu bisa tetap menggunakan jasa vendor untuk memenuhi segala kebutuhan tanpa harus melalui wedding organizer. Namun, ketiadaan pihak ketiga membuatmu harus mengurus dan mengatur segala hal sendirian. Jiak kewalahan, kamu bisa meminta bantuan teman-teman terdekat untuk membantumu.

Nah, demikianlah perbedaan vendor dan WO atau wedding organizer. Dua-duanya akan membantumu dalam menyiapkan dan memperlancar jalannya acara pernikahan. Namun, mereka memiliki pengertian dan tugas yang berbeda. Kini kamu juga bisa menentukan apakah masih memerlukan bantuan mereka atau tidak.

Kunjungi WeddingMarket Fair pameran pernikahan Internasional dan Tradisional Indonesia. Kamu bisa melengkapi seluruh kebutuhan pernikahan karena akan ada 100+ booth vendor pernikahan terbaik dari 15+ kategori.

Pameran ini akan diselenggarakan pada tanggal 27 - 28 Mei 2023  di The Krakatau Grand Ballroom, Green Terrace. Selain hadir untuk memenuhi kebutuhan pernikahan impian calon pengantin dengan berbagai vendor pernikahan terbaik, para pengunjung pun akan disuguhi berbagai keuntungan selama pameran berlangsung, diantaranya sebagai berikut: 

• Kesempatan memenangkan Grand Prize 
• Hadiah langsung berupa produk dan jasa vendor partisipan
• Promo spesial dari berbagai vendor partisipan
• Voucher diskon untuk berbelanja selama pameran
• Mengikuti berbagai talkshow seputar pernikahan
• Suasana pameran dengan beragam dekorasi estetik dan photobooth menarik
• Free test food

Dengan mengusung tema "Fairy Tale in The Ocean" pastinya pameran pernikahan unik ini sayang untuk dilewatkan. Untuk mengikuti acara ini, kamu bisa melakukan pemesanan tiket masuk secara gratis di tautan ini. Jumlah tiket terbatas, jadi, segera daftarkan dirimu ya!