Mempersiapkan pernikahan akan memakan banyak waktu dan energi. Saking banyaknya hal yang harus diurus, biasanya ada saja yang terlewat. Untuk membantu hal ini, kamu bisa menggunakan jasa wedding organizer. Namun, jika ingin melakukan banyak personalisasi, sebaiknya kamu melakukan diskusi langsung dengan para vendor pernikahan sejak jauh-jauh hari. 

Untuk membuat semuanya berjalan dengan lancar, tak ada salahnya menyusun jadwal pertemuan dengan vendor. Berikut ini adalah timeline yang bisa kamu gunakan sebagai panduan untuk menyusun jadwal tersebut. Simak sampai habis, yuk!

1. Wedding organizer: 8-12 bulan sebelum hari-H

Pertemuan dengan wedding organizer sebaiknya menjadi yang pertama karena mereka akan membantu menyusun konsep acara, menyarankan vendor lain, dan membuat timeline persiapan. Pada tahap ini, kamu perlu menyampaikan gambaran besar pernikahan, seperti tema, gaya dekorasi, jumlah tamu, lokasi acara, dan preferensi personal. 

Bawalah moodboard sebagai referensi visual agar WO bisa memahami gayamu dengan lebih jelas. Pastikan juga kamu membahas perkiraan anggaran agar WO bisa menyesuaikan pilihan vendor sesuai budget. Jangan lupa menanyakan sistem kerja, jumlah tim yang turun di hari-H, dan bagaimana mereka meng-handle masalah mendadak. 

2. Venue pernikahan: 8-12 bulan sebelum hari-H

Setelah konsep besar disepakati, meeting dengan pihak venue diperlukan untuk membahas kapasitas, layout ruangan, area foto, alur masuk pengantin, dan fasilitas teknis yang tersedia. Jelaskan apa kebutuhan khususmu, misalnya panggung khusus, backdrop yang besar, extended lighting, atau area gala dinner. 

Kunjungi venue pada jam yang sama dengan waktu acara nanti untuk melihat lighting natural, sirkulasi udara, dan kemungkinan kemacetan di sekitar area. Jangan lupa meminta floor plan yang detail agar kamu dan WO bisa menyusun skema dekorasi serta alur tamu yang aman dan nyaman.

3. Vendor dekorasi: 6-10 bulan sebelum hari-H

Meeting dekorasi sangat penting karena pertemuan inilah yang menentukan suasana pernikahan secara keseluruhan. Pada pertemuan ini, jelaskan tema, warna, dan feeling yang diinginkan, apakah ingin romantis, modern, glam, rustic, vibrant, atau yang sangat minimalis. 

Datanglah dengan contoh referensi, tapi tetap terbuka pada ide dari profesional karena mereka biasanya sudah tahu mana yang paling cocok untuk kondisi venue. Bahas juga detail teknis seperti jenis bunga, instalasi besar, area photobooth, meja tamu, hingga jalur kedatangan pengantin. Mintalah vendor untuk menunjukkan portofolio dengan konsep serupa agar kamu bisa menilai eksekusi mereka secara realistis.

4. Vendor catering: 6-9 bulan sebelum hari-H

Pertemuan catering biasanya fokus pada rasa, presentasi, dan kecepatan layanan. Proses ini biasanya mencakup food testing di mana kamu bisa menilai kualitas setiap menu secara langsung.

Lakukan food testing di jam makan agar kamu bisa menilai rasa dalam kondisi lapar dan netral. Mintalah vendor untuk menunjukkan estimasi kebutuhan porsi berdasarkan jumlah tamu dan jenis acara, misalnya standing atau seated. Jangan lupa menanyakan kemampuan vendor dalam menangani diet spesial serta tambahan live cooking station jika ingin memberi pengalaman kuliner yang lebih menarik.

5. Vendor fotografer dan videografer: 6-8 bulan sebelum hari-H

Pertemuan ini bertujuan membahas gaya dokumentasi seperti apa yang diinginkan, momen-momen prioritas yang wajib diabadikan, lokasi foto, serta hal-hal yang ingin atau tidak ingin ditonjolkan. Jelaskan gaya yang kamu inginkan, apakah sinematik, candid, editorial, atau lebih tradisional.

Jangan lupa minta mereka menunjukkan hasil mentah atau raw sample untuk melihat kualitas lighting dan konsistensi tone. Bahas juga rencana prewedding, termasuk timeline dan outfit. Jangan lupa menanyakan jumlah kru, jenis kamera, serta estimasi waktu untuk mengirim foto dan video setelah pernikahan.

6. Vendor pakaian pengantin: 6-9 bulan sebelum hari-H

Pertemuan ini penting karena proses pembuatan gaun biasanya membutuhkan beberapa kali fitting. Jelaskan bentuk tubuh, preferensi gaya, kenyamanan, serta konsep venue agar desainer bisa membuat potongan yang tepat. Bawalah foto referensi yang konkret dan sebutkan detail yang kamu suka dari setiap contoh agar desainer bisa menggabungkan keinginanmu secara proporsional. Diskusikan juga aksesori pendukung, jenis kain, kondisi cuaca pada hari H, dan kemungkinan plan B jika berat badan berubah. Pastikan timeline fitting jelas dan realistis.

Fitting pertama bisa dilakukan 3 bulan sebelum hari-H untuk memastikan ukuran dasar dan memilih detail desain yang final. Fitting kedua dilakukan 6 hingga 8 minggu sebelum acara untuk penyesuaian bentuk tubuh, lalu fitting terakhir 2 minggu sebelum hari-H untuk memastikan gaun sudah pas dan nyaman dipakai.

7. Vendor MUA: 4-6 bulan sebelum hari-H

Meeting dengan MUA dilakukan untuk menentukan gaya makeup dan hasil akhir yang kamu inginkan, khususnya jika keluargamu juga akan menggunakan jasa yang sama. Pada pertemuan awal, tunjukkan foto wajahmu tanpa makeup dan jelaskan preferensimu apakah kamu ingin makeup yang lebih natural, bold, glowing, atau matte. Lakukan trial makeup di jam yang sama dengan waktu acara agar kamu bisa melihat ketahanan makeup dan hasil fotonya. Tanyakan juga jenis produk yang digunakan, apakah tahan air, apakah cocok untuk kulit sensitif, serta bagaimana touch-up akan dilakukan selama acara.

8. Vendor undangan dan percetakan: 4-6 bulan sebelum hari-H

Pertemuan ini membahas desain undangan, layout, warna, bahan kertas, serta elemen tambahan seperti wax seal, emboss, ribbon, atau kartu RSVP. Pastikan kamu selalu meminta printed sample sebelum masuk tahap produksi masal agar warna dan kualitas kertas sesuai ekspektasi. Bicarakan juga timeline distribusi undangan dan pastikan jika kamu memiliki tamu dari luar kota atau luar negeri. Jangan lupa membahas jumlah undangan cadangan yang dicetak agar kamu tidak perlu melakukan reprint mendadak yang akan memakan biaya.

9. Vendor hiburan: 3-5 bulan sebelum hari-H

Pertemuan dengan vendor hiburan penting dilakukan untuk menyusun daftar lagu, alur acara, mood yang ingin dibangun, hingga momen khusus seperti first dance atau walking entrance. Minta mereka untuk memperdengarkan demo atau rekaman live karena kualitas live performance biasanya berbeda dari rekaman studio. Bahas jenis alat musik, sound system yang dibawa, serta kesesuaian kebutuhan teknis dengan fasilitas venue. Pastikan juga MC memahami gaya komunikasimu, apakah ingin formal, fun, atau santai.

10. Vendor transportasi: 2-3 bulan sebelum hari-H

Jika kamu menyewa mobil pengantin atau transportasi untuk keluarga, meeting ini bisa dilakukan untuk membahas jenis mobil, dekorasi, rute perjalanan, serta estimasi waktu tempuh. Jangan lupa melakukan pengecekan fisik kendaraan beberapa minggu sebelum hari-H untuk memastikan mobil dalam kondisi prima. Tanyakan juga cadangan mobil jika terjadi kendala serta kebijakan driver, termasuk durasi sewa dan overtime.

11. Vendor suvenir: 2-4 bulan sebelum hari-H

Pertemuan ini fokus pada memilih jenis suvenir, desain kemasan, branding nama kalian, dan jumlah produksi. Pilih suvenir yang fungsional dan tidak terlalu besar agar tamu mudah membawa benda ini ketika pulang. Diskusikan juga lead time produksi dan pastikan vendor memiliki buffer waktu jika ada revisi desain. Yang tak kalah penting, mintalah contoh fisik sebelum memesan dalam jumlah besar.

12. All vendors: 2-3 minggu sebelum hari-H

Meeting ini akan menjadi pertemuan krusial di mana seluruh vendor bertemu bersama WO untuk memastikan alur kerja bisa berjalan beriringan tanpa tabrakan. Pada fase ini, kamu bisa meninjau kembali rundown lengkap, waktu loading vendor, titik listrik, alur dekorasi, dan momen-momen penting lainnya. Siapkan dokumen “Vendor Master List” berisi kontak PIC dari setiap vendor sehingga koordinasi jauh lebih mudah. Pastikan semua request khusus telah tercatat dalam dokumen final agar tidak ada miskomunikasi.

Pertemuan dengan vendor penting untuk dilakukan. Jadwalnya juga harus tepat agar kamu bisa memastikan semuanya berjalan dengan lancar. Timeline tersebut bisa kamu gunakan sebagai sontekan jika ini adalah kali pertama kamu mengurus pernikahan.

Untuk menemukan berbagai vendor terpercaya yang bisa kamu ajak bekerja sama, simak berbagai rekomendasinya di sini.

Cover | Foto: Pexels/Los Muertos Crew