Persiapan pernikahan membutuhkan banyak hal. Salah satu hal yang perlu membuatmu meluangkan lebih banyak waktu adalah saat melakukan riset ketika akan memilih vendor pernikahan. Pasalnya, mereka inilah yang akan memastikan bagaimana pernikahanmu berjalan dan kesan apa yang akan diberikan kepada para tamu yang datang. Salah satu vendor paling penting dalam pernikahan adalah vendor fotografi. Vendor inilah yang akan mengabadikan momen pernikahanmu untuk ditengok lagi di masa depan.

Inilah vendor yang akan menjadi bukti seperti apa pernikahanmu dulu digelar. Sayangnya, ternyata tidak sedikit orang yang merasa tidak puas terhadap hasil foto dari fotografer yang mereka sewa jasanya. Bahkan, beberapa merasa tertipu karena hasilnya tidak sesuai dengan ekspektasi padahal sudah melihat portofolio.

Jangan sampai hal ini terjadi kepadamu juga. Perhatikan beberapa hal berikut ini untuk menghindari kekecewaan atas vendor fotografer yang kamu pilih. Simak sampai habis, ya!

Tips supaya tidak tertipu vendor

1. Lakukan riset

Meskipun akan menguras cukup banyak waktu, melakukan riset secara mendalam adalah sebuah hal penting yang harus dilakukan sebelum memutuskan untuk menggunakan jasa suatu vendor fotografi. Cari ulasan dan testimoni dari pengguna jasa yang sudah menggunakan jasa mereka sebelumnya. Selain mengecek dari akun media sosial mereka sendiri, cek juga di platform lain, seperti review di Google atau melalui hashtag di media sosial. Melalui media ini, biasanya review yang diberikan akan lebih jujur sesuai dengan pengalaman.

2. Lihat portofolio dengan cermat

Portofolio adalah salah satu hal yang sangat penting karena melalui ini, kita bisa melihat karya-karya yang sudah mereka ambil sebelumnya. Perhatikan sungguh-sungguh seperti apa gaya foto, tone, hingga  hasil editing lainnya. Pastikan beberapa hal tersebut memang sesuai dengan preferensi yang kamu dan pasangan miliki. 

Selain itu, perhatikan juga tingkat konsistensi antar satu foto dengan yang lain. Apakah hasilnya sama atau berbeda-beda. Selain melalui media sosial dan website resmi, kamu juga bisa meminta karya mereka lainnya yang tidak di-publish. Apabila ada orang terdekat yang sudah pernah memakai jasa fotografer ini, kamu juga bisa melihat hasil foto mereka untuk melihat contoh yang benar-benar nyata.

3. Minta referensi klien sebelumnya

Jika tidak ada orang terdekat yang menggunakan jasa fotografer ini sebelumnya, tidak ada salahnya untuk meminta referensi dari pelanggan yang sebelumnya. Kamu bisa menanyakan apakah mereka merasa puas dengan hasil foto yang diambil dan meminta feedback mengenai pengalaman selama proses kerja sama dengan fotografer tersebut.

4. Jadwal pertemuan dan komunikasi yang baik

Berbagai permasalahan bisa dicari jalan keluarnya dengan melakukan komunikasi. Oleh sebab itu, hal yang satu ini harus berjalan dengan baik. Jadwalkan pertemuan langsung dengan fotografer untuk membicarakan keinginan dan harapanmu pada hasil foto. Jika tidak bisa sering bertemu, pastikan fotografer bisa dihubungi dengan baik dan teratur untuk memastikan kebutuhanmu terpenuhi.

5. Pastikan pembayaran yang aman

Hindari untuk membayar seluruh pembayaran di awal. Gunakan sistem pembayaran bertahap sesuai dengan progres pekerjaan. Lakukan setiap progres pembayaran ini secara tertulis dan dapat dilacak, seperti melalui bank atau pembayaran lainnya yang terpercaya. Catat setiap tanggal dan transaksi yang dilakukan supaya lebih mudah jika ingin mengeceknya.

6. Kontrak yang jelas dan rinci

Pastikan semua kesepakatan tertulis dengan rinci dalam kontrak. Berbagai hal yang harus dipastikan, meliputi harga, jadwal pembayaran, timeline pengiriman foto, hingga kebijakan jika terjadi pembatalan. Bacalah kontrak dengan teliti sebelum menandatanganinya. Jangan sungkan untuk meminta dijelaskan jika ada yang kurang jelas. 

Hal yang harus diperhatikan sebelum menandatangani kontrak

Sebelum menandatangani kontrak, ada berbagai hal yang harus kamu pastikan supaya tidak terjadi hal yang tidak diinginkan. Berikut ini beberapa di antaranya.

1. Identitas pihak-pihak yang terlibat

Cantumkan identitas yang berisi nama lengkap, alamat, dan kontak kedua belah pihak yang terlibat, yaitu fotografer dan pihak pengantin. Pastikan identitas yang mereka tulis adalah identitas asli sehingga tidak ada kemungkinan menghilang saat terjadi sesuatu nantinya.

2. Deskripsi layanan

Jelaskan secara rinci layanan yang akan diberikan oleh fotografer, termasuk jumlah fotografer yang akan hadir, durasi pemotretan, dan jenis acara yang akan diabadikan, misalnya, apakah dari prewedding atau hanya saat upacara dan resepsi.

3. Pastikan waktu, tanggal, dan lokasi dengan tepat

Hal ini perlu dikomunikasikan dengan jelas. Kapan pernikahan digelar, dari jam berapa hingga jam berapa, dan di mana saja pemotretan akan dilakukan harus ditulis. Jika ada beberapa lokasi, sebutkan semuanya dengan rinci.

Durasi pemotretan juga sebaiknya dibuat dalam waktu yang cukup. Misalnya, jika kamu ingin fotografer mengabadikan foto-foto ketika persiapan pernikahan juga untuk beauty shoot, mintalah mereka datang sebelum acara dimulai. Jangan meminta mereka untuk datang sesuai dengan dimulainya acara. Buat hal ini jelas di dalam kontrak.

4. Hak dan kepemilikan foto

Tentukan siapa yang memiliki hak cipta atas foto-foto tersebut. Biasanya, fotografer memiliki hak cipta, tetapi kamu diberi hak untuk menggunakan foto untuk keperluan pribadi. Jelaskan apakah ada batasan penggunaan foto oleh fotografer, seperti untuk portofolio, media sosial, atau bahkan akan mereka gunakan untuk materi iklan di masa depan.

5. Harga dan pembayaran

Minta rincian biaya secara lengkap, termasuk biaya  tambahan yang mungkin akan timbul jika terjadi sesuatu. Jangan lupa untuk memilih metode pembayaran secara bertahap dan pastikan bagaimana jadwalnya, misalnya kapan dan berapa pembayaran DP, pembayaran kedua, hingga pelunasan.

6. Timeline pengiriman hasil dan revisi

Selain mengirim foto yang berbentuk raw, biasanya fotografer juga akan memberikan file yang sudah diedit sesuai dengan keinginan pengantin. Misalnya, menggunakan tone tertentu atau menghilangkan objek yang mengganggu. Untuk mengerjakannya tentu dibutuhkan waktu bagi fotografer. Pastikan mereka memenuhi deadline yang sudah ditetapkan. Jangan lupa juga untuk memastikan dalam bentuk apa file akan diserahkan, apakah dikirim dalam bentuk digital, dicetak dan dibuat album fisik, atau melalui CD.

7. Kebijakan pembatalan dan pengembalian dana serta force majeure

Jelaskan ketentuan apabila terjadi pembatalan oleh salah satu pihak dan bagaimana kebijakan pengembalian dananya. Tentukan apakah apakah ada biaya pembatalan dan apakah uang DP bisa  dikembalikan dalam kondisi tertentu.

Sertakan juga mengenai ketentuan yang melindungi kedua belah pihak dalam situasi luar biasa yang berada di luar kendali, seperti bencana alam, penyakit, atau kejadian tidak terduga lainnya.

8. Detail teknis

Tentukan peralatan apa saja yang akan digunakan oleh fotografer dan apakah ada cadangan jika terjadi masalah teknis. Jika ada permintaan khusus, seperti gaya fotografi atau momen tertentu yang harus diabadikan, pastikan hal-hal itu tercantum dalam perjanjian.

9. Penyelesaian masalah

Tidak ada yang menginginkan terjadinya permasalahan pada saat pernikahan berlangsung. Namun, lebih baik mengantisipasi apabila ada hal yang tidak diinginkan terjadi. Makanya, penting untuk menentukan bagaimana  masalah atau perselisihan akan diselesaikan jika terjadi ketidakpuasan atau pelanggaran kontrak, seperti melalui mediasi.

10. Tanda tangan dan tanggal

Jika semua isi sudah dipastikan, pastikan surat perjanjian ditandatangani oleh kedua belah pihak dan sertakan tanggal penandatanganan untuk memastikan bahwa surat ini sah untuk digunakan sebagai ‘pegangan’ jika terjadi sesuatu di masa depan.

Semua orang ingin pernikahannya berjalan dengan lancar dan baik-baik saja, termasuk hubungan dengan berbagai vendor, khususnya vendor fotografi. Oleh sebab itu, penting untuk mencegah dan mengantisipasi hal-hal yang sebaiknya tidak terjadi.

Foto cover: iStock