Ketika mencari venue pernikahan, kita mungkin cenderung akan memilih mana yang paling cocok dengan tema atau bisa menampung jumlah tamu tertentu. Namun, ternyata ada hal lain yang tak kalah penting untuk diperhatikan, lo, yaitu tersedianya ruangan-ruangan yang dibutuhkan. Ya, jadi selain ruang untuk menampung tamu itu sendiri, kamu akan tetap membutuhkan berbagai ruangan lain, seperti ruang tunggu keluarga hingga ruang yang bisa digunakan untuk loading barang.
Ternyata jumlah ruangan atau area ini tidak sedikit. Berikut ini adalah gambaran masing-masing ruangan untuk pengantin dan keluarga, tamu, serta vendor yang bisa kamu gunakan sebagai panduan saat mencari venue pernikahan. Simak yuk apa saja dan masing-masing kegunaannya!
Untuk pengantin dan keluarga
Ternyata pengantin bukan hanya membutuhkan ruang ganti dan makeup saja, lo. Ada beberapa ruangan lainnya yang juga dibutuhkan untuk pengantin dan keluarga.
1. Ruang ganti pengantin (bridal suite and groom suite)
Ruangan ini adalah pusat persiapan utama bagi pengantin sebelum acara pernikahan dimulai. Ukurannya harus cukup luas untuk memuat tim MUA, fotografer, dan asisten mereka masing-masing tanpa berdesakan. Ada juga beberapa fasilitas yang harus ada di sini, seperti meja rias dengan lampu putih terang, cermin besar, gantungan pakaian, kursi rias yang nyaman, AC yang dingin, dan toilet dalam. Idealnya ruangan ini juga dilengkapi sofa atau kursi santai, snack ringan, air mineral, serta colokan listrik di beberapa titik untuk alat rias dan pengisi daya.
2. Ruang retouch MUA
Ruangan ini berfungsi sebagai tempat untuk memperbaiki make-up atau rambut selama acara berlangsung tanpa harus kembali ke bridal suite. Biasanya lokasinya terletak di dekat panggung atau area utama acara sehingga memudahkan MUA masuk dan keluar secara cepat. Cukup sediakan meja kecil, cermin dengan pencahayaan memadai, colokan, dan ventilasi yang baik.
3. Ruang keluarga inti/VIP lounge
Ruangan ini merupakan tempat bagi keluarga inti untuk beristirahat sejenak, makan ringan, atau menunggu sebelum giliran foto. Ruang ini juga bisa memberikan privasi saat keluarga inti tidak ingin berada di tengah keramaian. Kursi atau sofa yang nyaman harus ada di sini. Minuman hangat atau dingin, snack, gantungan baju, dan jarak yang dekat ke toilet juga penting.
4. Ruang untuk beribadah
Walaupun sedang acara, ibadah tetap harus dilakukan khususnya oleh umat muslim. Lokasinya sebaiknya mudah ditemukan, bersih, dan tenang, serta jauh dari suara musik. Ruangan ini perlu dilengkapi karpet atau sajadah, mukena dan sarung cadangan, serta penunjuk arah kiblat. Sementara itu, area wudhu harus memiliki lantai anti selip untuk mencegah terpleset.
5. Ruang menyusui
Mungkin ruang yang satu ini kurang dianggap penting, tapi sebenarnya sangat dibutuhkan untuk tamu atau keluarga yang membawa bayi. Lokasinya harus privat dan nyaman, memiliki kursi empuk, meja ganti popok, tempat sampah tertutup, dan fasilitas untuk mencuci tangan. Stop kontak juga penting untuk ibu yang menggunakan pompa ASI.
Untuk tamu
Meskipun bentuknya tak melulu ruangan terpisah, para tamu juga memerlukan beberapa area untuk mendapatkan pengalaman terbaik mereka.
6. Ruang resgistrasi
Area ini akan menjadi lokasi pertama yang dilalui tamu saat mereka datang. Sediakan area yang cukup luas untuk meja registrasi, kotak angpao, dan penempatan souvenir jika dibagikan di awal. Sebaiknya buat alur antrean yang jelas, alat tulis yang cukup, dan memiliki perlindungan dari panas atau hujan.
7. Ruang tunggu tamu
Area ini sebenarnya tidak wajib ada. Namun, beberapa tamu biasanya akan datang lebih dahulu sehingga ruangan bisa berfungsi untuk menampung tamu sebelum pintu ruang utama dibuka. Sediakan tempat yang nyaman, dengan kursi atau standing table, minuman selamat datang, dan akses ke toilet. Sirkulasi udara yang baik juga penting agar tamu tidak merasa gerah.
8. Area foto
Tempat ini bisa disiapkan khusus untuk para tamu berfoto. Biasanya area ini memiliki latar dekorasi unik atau sesuai dengan tema. Posisi harus strategis, tapi tidak menghalangi arus keluar masuk. Jika ada lampu tambahan, sediakan stop kontak. Jika ada properti foto, kamu juga bisa menambahkan wadahnya.
9. Kids corner
Kids corner akan memberikan hiburan untuk anak-anak tamu agar mereka tetap nyaman selama acara. Area ini harus dilengkapi mainan yang aman, karpet yang lembut, dan pengawas. Lokasinya sebaiknya jauh dari kabel listrik dan area berbahaya seperti dapur.
10. Toilet tamu
Jumlah toilet tamu harus memadai dan selalu bersih. Sediakan tisu, tempat sampah tertutup, ventilasi, dan sebaiknya akses kursi roda. Tempatnya sebaiknya strategis sehingga tamu tidak akan bingung mencarinya.
Untuk operasional atau vendor
Vendor biasanya juga membutuhkan area mereka sendiri untuk bekerja behind the scene di venue pernikahan. Berikut ini beberapa di antaranya yang perlu kamu siapkan.
11. Loading dock
Area ini merupakan area khusus untuk bongkar muat perlengkapan vendor seperti dekorasi, sound system, atau catering. Lokasi ini harus memiliki akses untuk kendaraan besar dengan pintu yang lebar, lift barang, serta jadwal loading yang jelas. Lokasinya sebaiknya dekat pintu khusus untuk keluar masuk vendor agar mempersingkat waktu dan mengurangi lalu lintas di area tamu.
12. Ruang penyimpanan
Sesuai dengan namanya, ruangan ini digunakan untuk menyimpan perlengkapan dekorasi sebelum pemasangan atau saat bongkar. Syarat ruangan ini harus kering, bersih, dan dekat area kerja tim dekorasi. Ruang ini akan membantu mencegah barang tercecer di area tamu dan mempermudah pengambilan saat dibutuhkan.
13. Dapur catering
Dapur atau pantry digunakan untuk menyiapkan dan memanaskan hidangan sebelum dihidangkan kepada tamu. Meskipun sebagian besar venue bekerja sama dengan vendor catering, area ini tetap dibutuhkan untuk membuat pekerjaan lebih efisien dan menjaga kualitas sajian. Idealnya, dapur memiliki akses terpisah agar lalu lintas tamu dan kru tidak bercampur.
14. Waiter’s station
Area ini terletak di dekat ballroom untuk mengatur piring, minuman, dan peralatan makan sebelum dibawa kepada tamu. Biasanya tempat ini dilengkapi dengan wastafel kecil, dispenser air, dan daftar meja untuk mempermudah distribusi hidangan. Lokasinya dibuat strategis agar pramusaji tidak perlu bolak-balik ke dapur utama.
15. Area bar
Area bar digunakan untuk menyiapkan minuman seperti kopi, teh, atau minuman lainnya. Bar harus dilengkapi dengan meja, kulkas, freezer, dan tempat untuk mencuci gelas. Lokasinya harus strategis agar mudah diakses oleh pramusaji atau bartender.
16. Control room/booth
Tempat ini merupakan tempat operator sound, lighting, dan visual mengendalikan jalannya acara. Lokasinya harus dekat dengan panggung, memiliki colokan listrik yang memadai, dan ventilasi yang baik agar peralatan tidak cepat panas.
17. Backstage
Backstage acara pernikahan adalah area khusus yang berada di belakang atau di luar jangkauan tamu. Area ini biasanya digunakan sebagai pusat persiapan dan koordinasi seluruh rangkaian acara. Di sini, pengantin, keluarga, MC, pengisi acara, serta kru vendor seperti band dan penari bersama dengan perias melakukan persiapan akhir sebelum tampil.
18. Ruang genset listrik (electrical room)
Ruang genset dan listrik adalah area khusus yang digunakan untuk menempatkan generator set (genset) dan panel listrik utama yang mengatur pasokan daya bagi seluruh acara pernikahan. Fungsinya sangat penting untuk memastikan suplai listrik supaya tetap stabil, khususnya jika acara menggunakan banyak peralatan seperti sound system, lampu dekorasi, pendingin ruangan, hingga perlengkapan dapur katering.
19. Ruang keamanan dan lost and found
Ruang keamanan dan lost and found merupakan pusat pengawasan sekaligus tempat penanganan barang hilang selama acara berlangsung. Di ruang ini, petugas keamanan bisa memantau situasi melalui CCTV, berkoordinasi dengan tim lain jika terjadi sesuatu, serta menyimpan barang-barang yang ditemukan tamu atau kru hingga diambil kembali oleh pemiliknya dengan prosedur pengambilan yang jelas.
20. Ruang P3K
Ruang P3K pada venue pernikahan adalah area khusus yang disiapkan untuk penanganan pertama jika terjadi cedera, kecelakaan kecil, atau kondisi darurat kesehatan selama acara berlangsung. Ruangan ini biasanya dilengkapi dengan kotak P3K berisi perban, plester, cairan antiseptik, obat-obatan ringan seperti paracetamol, serta alat bantu medis sederhana seperti termometer dan kompres dingin.
21. Ruang penyimpanan hadiah/angpao
Ruangan ini merupakan area khusus yang disiapkan untuk menaruh semua hadiah fisik dari tamu maupun kotak angpao berisi uang agar aman selama acara berlangsung. Ruangan ini sebaiknya terkunci, memiliki pengawasan dari orang yang dipercaya misalnya keluarga dekat atau panitia, serta jauh dari area lalu lalang tamu untuk menghindari risiko kehilangan. Biasanya ruangan ini juga dilengkapi dengan meja besar, rak, atau lemari untuk mengatur hadiah dengan rapi, serta kotak atau brankas kecil untuk angpao.
22. Charging station untuk vendor
Charging station vendor adalah area yang disediakan untuk para vendor acara, seperti fotografer, videografer, band, atau penyedia dekorasi, agar dapat mengisi ulang daya peralatan kerja mereka selama acara berlangsung. Fasilitas ini biasanya dilengkapi dengan stopkontak, colokan multi port, dan kadang power bank cadangan. Lokasinya sebaiknya strategis tapi tidak mengganggu jalannya acara.
23. Ruang rehearsal/briefing panitia (opsional)
Ruang briefing adalah area khusus yang digunakan oleh panitia, vendor, dan tim pendukung acara untuk melakukan koordinasi sebelum atau selama acara berlangsung. Ruangan ini biasanya dilengkapi kursi, meja, papan tulis, atau layar presentasi untuk memudahkan penyampaian informasi dan pembagian tugas.
Walaupun terlihat ada begitu banyak ruang yang dibutuhkan di venue pernikahan, sebenarnya area ini tidak perlu berwujud satu ruangan khusus yang besar. Ruangan bahkan bisa disekat menjadi beberapa bagian untuk beberapa fungsi yang berbeda.
Untuk mendapatkan berbagai fasilitas tersebut, kamu bisa memilih venue pernikahan yang sudah sering digunakan. Untuk rekomendasinya, kamu bisa mengecek di sini.
Cover | Foto via Instagram/alghazali7