Pernikahan outdoor menjadi salah satu pernikahan impian bagi banyak orang. Pasalnya, pernikahan akan memiliki latar belakang indah dengan pemandangan alam asli. Udara pun bisa lebih terasa karena ruangan bersifat terbuka apalagi jika pilihan venue di tempat indah layaknya pantai maupun pegunungan. Wah, pasti berkesan untuk pengantin maupun para tamu yang datang. 

Namun, menggelar pernikahan di luar ruangan akan memiliki tantangan tersendiri. Persiapannya pun bisa jadi berbeda dengan pernikahan yang digelar di dalam ruangan. Ada beberapa checklist yang harus dipenuhi.

Tidak perlu khawatir, berikut ini beberapa daftar yang harus kamu penuhi apabila ingin menikah outdoor atau di luar ruangan. Jangan lupa dicatat, ya!

Persiapan awal

1. Tanggal dan waktu pernikahan

Untuk menentukan kapan pernikahan digelar, pilih bulan dengan cuaca yang stabil di lokasimu. Usahakan untuk menghindari bulan dengan musim hujan atau cuaca ekstrim. Pastikan lokasi tersedia pada tanggal yang dipilih. Pilih waktu yang nyaman seperti sore menjelang malam untuk menghindari panas terik dan memastikan pencahayaan alami yang baik.

2. Anggaran

Sebelum menentukan berbagai kebutuhan yang lainnya, ada baiknya kamu sudah menyediakan anggaran yang cukup untuk membuat pernikahan yang sesuai dengan konsep yang diinginkan. Alokasikan dana ini untuk berbagai kebutuhan nantinya.

3. Tema dan gaya pernikahan

Kamu sudah menentukan untuk menggelar pernikahan outdoor atau yang digelar di luar ruangan, saatnya untuk membuat pernikahanmu lebih spesifik. Tentukan tema dan gaya pernikahan apa yang ingin kamu pilih, apakah formal, semi formal, atau kasual. Beberapa tema yang cocok untuk pernikahan luar ruangan, seperti garden party, beach wedding, rustic, bohemian, forest atau woodland, festival, hingga modern minimalist.

Pemilihan lokasi

1. Survey lokasi

Setelah melakukan riset beberapa lokasi yang akan digunakan untuk acara pernikahanmu, lakukan survey dengan mendatangi tempat untuk melihat seperti apa pemandangan dan layout. Apakah cocok dengan konsep yang diinginkan. 

2. Booking tempat

Jika sudah menemukan lokasi pernikahan yang sesuai, segera booking sebelum didahului oleh orang lain apalagi jika venue yang kamu pilih adalah tempat yang populer. Usahakan untuk membayar DP terlebih dahulu dan menuliskan kontrak untuk menghindari hal yang tidak diinginkan.

3. Periksa perizinan

Bertanyalah kepada pengelola venue pernikahan untuk memastikan hal yang satu ini. Jika kamu menikah di tempat-tempat yang bukan tempat pernikahan konvensional, kamu harus memeriksa izin dengan lebih ekstra.

Logistik

1. Tenda

Walaupun pernikahan diadakan outdoor dan di ruang terbuka, beberapa area tetap membutuhkan atap, misalnya area katering atau mungkin untuk tamu VIP supaya mereka tidak kepanasan. Kamu juga bisa menyediakan tenda yang lebih luas apabila pernikahan digelar di musim penghujan sehingga jika cuaca kurang bagus, tamu bisa berlindung.

2. Sistem pencahayaan

Pernikahan di luar ruangan akan mendapatkan cahaya alami dari matahari jika digelar di pagi atau siang hari. Namun, kamu bisa menambahkan pencahayaan untuk membangun mood tertentu. Selain itu, pencahayaan ini juga penting apabila kamu menggelar pernikahan di malam hari. Lampu tambahan harus dipasang karena sebelumnya belum tentu ada seperti jika pernikahan digelar di dalam ruangan.

3. Sound system

Tidak adanya dinding pembatas akan membuat suara lebih mudah bocor keluar venue. Untuk mengatasi hal yang satu ini, kamu harus memastikan untuk menyewa sound system yang bagus supaya acara berjalan dengan baik. Pastikan semua tamu yang datang bisa mendengar seluruh rangkaian acara dengan jelas. Namun, pastikan juga suara yang muncul dari acara pernikahanmu tidak mengganggu sekitar atau sudah mendapatkan izin jika akan mengganggu.

4. Pembangkit listrik cadangan

Sebelumnya, kamu harus sudah memastikan kepada pengelola venue mengenai kelancaran listrik di lokasi. Untuk mengantisipasi masalah listrik yang mungkin terjadi, kamu juga bisa meminta mereka untuk menyediakan generator cadangan. 

Dekorasi dan layout

1. Dekorasi sesuai tema

Pastikan untuk memilih dekorasi yang sudah disesuaikan dengan tema. Untuk mencentang checklist yang satu ini, kamu bisa membahasnya dengan pihak vendor dekorasi. Beberapa hal yang harus kamu pastikan saat mengurus dekorasi pernikahan:

• Tema dan warna: Pastikan menyesuaikan palet warna yang sesuai dengan lokasi dan musim.

• Altar atau pelaminan: Buat center of interest dengan dengan arch bunga, gazebo, atau tenda kecil yang dihias bunga.

• Bunga dan tanaman:  Gunakan bunga segar dan tanaman hijau yang sesuai dengan tema. Tempatkan di sepanjang lorong, meja tamu, dan area resepsi.

• Pencahayaan:  Tambahkan lampu gantung, lentera, lampu string, dan lilin untuk suasana romantis di malam hari.

• Meja dan kursi: Hias meja dengan centerpieces yang menarik dan sesuaikan kursi dengan sarung atau pita yang sesuai tema.

• Aksesori tambahan: Gunakan karpet, papan nama, dan signage kreatif untuk petunjuk arah dan informasi.

2. Layout 

• Area upacara

Tentukan area khusus untuk upacara pernikahan, biasanya berada di bagian depan dengan kursi tamu yang diatur berbaris.

• Area resepsi

Atur meja dan kursi untuk makan, pastikan ada ruang cukup untuk tamu bergerak dan berinteraksi.

• Area makan dan minum

Pisahkan area untuk makanan dan minuman dengan meja prasmanan atau beberapa stall.

• Area hiburan

Buat area khusus untuk tarian dan hiburan, lengkap dengan lantai dansa dan panggung untuk musik atau hiburan lainnya.

• Tempat untuk foto

Sediakan spot yang indah untuk foto dengan latar belakang yang menarik.

• Fasilitas tamu

Pastikan ada fasilitas seperti toilet portable, tempat cuci tangan, dan area istirahat.

Vendor dan penyedia jasa

1. Katering

Pilih katering yang sudah berpengalaman dalam menyediakan makanan-makanan untuk acara outdoor. Pastikan makanan dan minuman yang tersedia disesuaikan dengan cuaca saat pernikahan digelar. Misalnya, jika cuaca panas, makanan dan minuman yang menyegarkan akan lebih sesuai.

2. Fotografer dan videografer

Mengambil gambar di dalam ruangan dan di luar ruangan akan menggunakan teknik yang berbeda karena berbagai faktor, seperti pencahayaan hingga suasana. Oleh sebab itu, pastikan kamu memilih vendor yang sudah terbiasa dengan pernikahan luar ruangan yang dibuktikan dengan portofolio.

3. Makeup artist dan hairstylist

Pernikahan di luar ruangan akan membuatmu lebih banyak berkeringat. Makeup akan cenderung mudah luntur dan rambut rentan lepek. Untuk mengatasi hal ini, kamu juga harus menggunakan jasa MUA dan hairstylist yang sudah terbiasa menangani pernikahan di luar ruangan.

4. Dekorasi

Dekorator harus bisa menyediakan berbagai kebutuhan untuk hiasan dengan konsep yang cocok untuk pernikahan luar ruangan. Pastikan mereka bisa memaksimalkan berbagai hal yang ada di dalam venue untuk dihias.

5. Transportasi

Banyak hal yang harus diangkut dari suatu tempat ke venue pernikahan. Supaya tidak bingung ketika acara nanti, gunakan vendor transportasi bersama dengan supir yang akan memastikan hal-hal ini.

6. MC atau pembawa acara

Untuk menghidupkan acara pernikahan yang digelar di luar ruangan, kamu harus memilih MC atau pembawa acara yang tepat. Mereka harus bisa menghidupkan suasana agar lebih hidup dan tamu yang datang tidak bosan hingga acara pernikahan selesai.

7. Koordinator pernikahan

Selama ini kamu mungkin lebih banyak menyiapkan pernikahan hanya berdua dengan pasangan. Namun, saat acara pernikahan tiba, perlu ada seorang koordinator pernikahan yang memastikan jalannya acara. Orang ini bisa dari wedding organizer atau kamu orang terpercaya yang kamu tunjuk.

Hiburan

1. Musik

Sewa band atau grup musik yang bisa memainkan musik yang cocok dengan mood tema pernikahan. Buat daftar lagu yang ingin dibawakan dan yang dihindari. Minta rekomendasi musik yang cocok apabila referensimu tidak begitu banyak. Biasanya musik akustik akan cocok untuk pernikahan outdoor yang santai dan romantis.

2. Pertunjukan

Selain musik, kamu juga bisa memberikan pertunjukan untuk menghibur tamu, seperti pertunjukkan tari. Pertunjukan unik lainnya, seperti sulap juga akan menghibur para tamu dari berbagai usia. Jika ingin suasana lebih hidup, pertunjukan stand up comedy akan menjadi salah satu yang mengundang banyak tawa.

3. Aktivitas interaktif

Tamu yang datang bisa mengambil foto di photobooth yang disediakan. Untuk membuat mereka lebih terlibat, kamu juga bisa menyediakan sesi untuk karaoke dengan lagu yang populer. Board games atau permainan outdoor lainnya juga akan membuat acara lebih meriah.

Persiapan tamu

1. Undangan

Undangan harus memuat berbagai informasi penting yang berguna untuk tamu. Biasanya vendor undangan sudah memiliki template informasi apa saja yang harus kamu sediakan. Jika sudah jadi, segera sebarkan undangan supaya tamu bisa meluangkan waktu mereka.

2. Perlengkapan terkait cuaca

Pastikan cuaca pada hari saat pernikahan berlangsung. Sediakan perlengkapan yang akan menunjang kenyamanan para tamu, misalnya payung, kipas angin, atau perlengkapan lain yang memadai.

3. Fasilitas tamu

Saat mencari venue pernikahan, salah satu hal yang harus dipertimbangkan adalah fasilitas yang disediakan oleh lokasi tersebut. Pilih venue yang menyediakan berbagai fasilitas yang dibutuhkan, seperti toilet, tempat salat, dan berbagai fasilitas lainnya.

4. Plan B

Banyak hal yang akan terjadi terkait cuaca. Bisa jadi perkiraan cuaca cerah, tapi ternyata hujan turun saat hari-H. Untuk menanggulangi hal ini, penting untuk membuat plan B atau rencana cadangan sebelumnya.

Koordinasi hari-H

1. Koordinator acara

Pastikan koordinator acara yang ditunjuk sudah mengetahui bagaimana acara pernikahan diharapkan akan berjalan. Rundown harus dipegang orang yang berkepentingan untuk diikuti selama acara. Koordinator acara harus memastikan acara berjalan dengan lancar.

2. Briefing vendor

Selain koordinator, vendor juga harus mengetahui apa yang akan mereka kerjakan atau sediakan selama acara berlangsung. Berikan vendor tentang jadwal dan detail acara selama pernikahan.

3. Semua persiapan harus sudah selesai

Selama hari-H pernikahan, semua persiapan harus sudah dipastikan selesai sehingga tidak ada lagi keributan ketika acara sudah dimulai. Pun, jika ada permasalahan yang timbul, masalah tersebut harus diselesaikan oleh penanggung jawab.

Setelah acara

1. Kebersihan

Biasanya akan muncul berbagai sampah dari acara pernikahan. Jika sampah muncul dari vendor, mintalah mereka untuk mengelolanya. Namun, untuk mengatasi sampah yang muncul dari para tamu yang datang, sediakan tempat sampah yang mudah dijangkau supaya mereka bisa membuangnya di sana. Selain itu, saat acara selesai, sampah juga harus dibereskan. Pastikan ada tim yang bertanggung jawab untuk membersihkan lokasi setelah acara.

2. Feedback dan ucapan terima kasih

Berikan feedback kepada para vendor yang terlibat pada acara pernikahanmu dan ucapkan terima kasih atas bantuan mereka. Kamu juga bisa mengucapkan terima kasih kepada para tamu yang sudah datang melalui pesan maupun media sosial.

Itu dia beberapa hal yang harus dimasukkan ke dalam check list saat persiapan hingga acara pernikahan outdoor selesai. Mulai sekarang bisa kamu persiapkan apabila kamu ingin menggelar pernikahan yang digelar di luar ruangan.

Foto cover: via Bali Wonderful Decor