Selain intimate wedding, destination wedding juga menjadi salah satu pernikahan impian bagi para calon pengantin muda yang memiliki hobi jalan-jalan dan mengeksplorasi tempat baru. Pasalnya, destination wedding adalah sebuah konsep pernikahan yang dilaksanakan di lokasi khusus di luar kota atau luar negeri sehingga pernikahan bisa sekaligus menjadi perjalanan liburan bagi pengantin dan tamu. Konsep ini biasanya dipilih untuk menghadirkan suasana yang lebih intim, unik, dan berkesan, mulai dari pantai tropis, villa di pegunungan, sampai kastil bersejarah.
Seluruh rangkaian berlangsung di lokasi tujuan sehingga pasangan dan tamu perlu melakukan perjalanan, mengatur akomodasi, serta menyiapkan agenda beberapa hari untuk membuat acara terasa seperti mini-vacation yang menyenangkan. Oleh sebab itu, kamu perlu mempersiapkannya dengan detail dan teliti. Berikut ini adalah checklist persiapan destination wedding jika kamu dan pasangan sama-sama sibuk. Simak sampai habis, yuk!
1. Tentukan lokasi dan aksesnya
Langkah pertama dalam mempersiapkan destination wedding adalah memilih lokasi yang indah dan mudah dijangkau oleh tamu dan vendor. Bagi pasangan yang sibuk, memilih lokasi yang memiliki akses transportasi yang jelas, seperti bandara terdekat, layanan shuttle, atau jalanan yang mudah dilalui akan sangat memudahkan banyak hal. Selain itu, jangan lupa untuk mempertimbangkan fasilitas sekitar seperti hotel, restoran, hingga layanan darurat karena semua hal ini akan mempengaruhi kenyamanan seluruh rangkaian acara. Semakin ringkas aksesnya, semakin sedikit hal yang perlu kamu pikirkan ketika hari-H semakin dekat.
2. Pilih wedding planner lokal yang terpercaya
Untuk calon pengantin super sibuk, keberadaan wedding planner lokal adalah penyelamat utama. Wedding planner akan menjadi tangan kanan yang memastikan semua detail berjalan sesuai rencana tanpa membuatmu harus hadir secara fisik di lokasi setiap saat. Mereka memiliki jaringan vendor lokal, memahami regulasi setempat, hingga mengetahui trik teknis seperti jam terbaik untuk acara outdoor atau alternatif venue jika cuaca buruk. Dengan adanya planner, kamu bisa fokus pada pekerjaan dan kehidupan sehari-hari, sementara seluruh persiapan tetap berlangsung dengan lancar.
3. Buat timeline persiapan yang realistis
Tidak seperti pernikahan pada umumnya, destination wedding membutuhkan timeline yang lebih terstruktur karena berkaitan dengan perjalanan, akomodasi, dan koordinasi jarak jauh. Timeline yang realistis ini terdiri dari jadwal kunjungan venue jika memungkinkan, tenggat booking vendor, deadline pembayaran, hingga jadwal pengiriman dokumen untuk legalitas. Bagi pasangan yang sibuk, timeline ini menjadi pegangan utama agar tidak ada detail yang terlewat sekaligus untuk membantu memprioritaskan hal-hal yang perlu diputuskan lebih awal. Semakin jelas timeline, semakin mudah pula kamu menjaga ritme persiapan tanpa harus lembur.
4. Booking akomodasi untuk diri sendiri dan tamu
Akomodasi sering menjadi isu besar dalam destination wedding, terutama ketika acara diadakan di lokasi yang ramai wisatawan. Kamu perlu memesan kamar sejak jauh hari, baik untukmu sendiri maupun untuk tamu terdekat yang membutuhkan bantuan. Pilih hotel yang dekat dengan venue untuk memudahkan dan pastikan akomodasi tersebut memiliki fasilitas penting seperti shuttle service, sarapan, hingga ruang untuk persiapan makeup. Untuk calon pengantin yang sibuk, mengurus akomodasi lebih cepat akan mengurangi potensi drama last minute akibat kamar penuh atau adanya perubahan harga.
5. Siapkan dokumen pernikahan
Destination wedding, terutama di luar negeri atau daerah lain, biasanya memiliki persyaratan legalitas yang berbeda. Kamu mungkin perlu mengurus surat izin menikah, dokumen kependudukan, atau registrasi pernikahan tertentu yang harus diserahkan sebelum hari-H. Mengurus dokumen ini akan memakan waktu dan membutuhkan beberapa kali kunjungan sehingga sangat penting untuk dimulai lebih awal. Meminta bantuan wedding planner atau pihak venue untuk memandu proses legalitas akan sangat membantu, terutama jika kamu tidak memiliki banyak waktu untuk bolak-balik mengurus persyaratan tersebut.
6. Pilih vendor lokal yang berpengalaman dalam destination wedding
Vendor lokal biasanya lebih memahami kondisi lapangan, cuaca, regulasi, dan budaya setempat sehingga mereka dapat bekerja dengan lebih efisien. Namun, kamu tetap harus memastikan bahwa vendor tersebut memiliki pengalaman menangani destination wedding dan mampu berkomunikasi jarak jauh dengan baik. Carilah vendor yang terbiasa dengan perubahan mendadak serta fleksibel dalam penyesuaian konsep. Bagi calon pengantin yang sibuk, vendor yang komunikatif dan profesional sangat membantu mengurangi kebutuhan untuk meeting berulang-ulang.
7. Buat moodboard dan brief yang jelas
Mengkomunikasikan keinginan ke wedding planner dan vendor tanpa harus meeting panjang bisa dilakukan melalui moodboard yang lengkap. Moodboard membantu semua pihak memahami konsep visual, palet warna, suasana yang diinginkan, hingga detail kecil seperti gaya foto dan dekorasi meja. Brief yang jelas akan menghemat waktu karena vendor akan bekerja sesuai arah tanpa menunggu revisi berkali-kali. Dengan moodboard, kamu dapat mengekspresikan ide tanpa harus terlibat mendalam dalam setiap proses.
8. Kirim save the date lebih awal
Tamu harus mengatur jadwal perjalanan, cuti kerja, hingga mengatur biaya tambahan sehingga save the date untuk destination wedding sebaiknya dikirim jauh lebih awal dibanding pernikahan biasa, idealnya 6 sampai 12 bulan sebelumnya. Dengan memberi tahu tamu lebih cepat, mereka akan memiliki waktu untuk menyesuaikan rencana dan memesan tiket pesawat atau hotel sejak dini. Hal ini juga akan membantu memperkirakan jumlah tamu yang benar-benar bisa hadir sehingga perhitungan catering dan kapasitas venue menjadi lebih akurat.
9. Rencanakan itinerary untuk tamu
Ingat, destination wedding bukan hanya acara satu hari, melainkan sebuah pengalaman perjalanan. Kamu perlu menyiapkan itinerary sederhana untuk tamu seperti jadwal kedatangan, acara tambahan seperti welcome dinner atau aktivitas lokal, hingga waktu bebas untuk mereka bereksplorasi. Itinerary ini memungkinkan tamu merencanakan aktivitas mereka tanpa harus menghubungimu terus-menerus. Untuk calon pengantin yang sibuk, itinerary membantu mengurangi pertanyaan dan koordinasi kecil yang bisa menghabiskan waktu.
10. Siapkan kit perjalanan dan welcome bag untuk tamu
Welcome bag adalah hal kecil yang memberikan sentuhan personal dan sangat diapresiasi tamu yang datang dari jauh. Isinya bisa berupa sunscreen, minuman lokal, handuk kecil, obat-obatan ringan, peta lokasi, hingga kartu ucapan selamat datang. Dengan memberikan welcome bag, tamu merasa diperhatikan dan lebih siap menghadapi kondisi di lokasi. Persiapan welcome bag bisa dibuat jauh hari sehingga tidak akan mengganggu kesibukan menjelang hari-H.
11. Atur transportasi untuk tamu dan vendor
Transportasi lokal sangat penting untuk memastikan semua orang tiba di venue tepat waktu. Kamu bisa menggunakan shuttle khusus, transportasi sewaan, atau memberikan rekomendasi transportasi umum yang aman dan mudah. Kamu bisa mengatasi kebingungan tamu dengan menyediakan informasi atau fasilitas transportasi yang jelas Acara pun akan lebih bebas dari hambatan yang bisa mengacaukan jalannya acara.
12. Rencanakan plan B untuk cuaca
Destination wedding biasanya digelar di lokasi outdoor seperti pantai, pegunungan, atau pulau sehingga risiko cuaca buruk harus diantisipasi. Kamu perlu memiliki rencana cadangan seperti tenda transparan, venue indoor untuk backup, atau perubahan jam acara. Wedding planner biasanya akan menyiapkan beberapa opsi, tetapi kamu tetap perlu menyetujui keputusan akhir sebelum hari-H. Dengan memiliki plan B, kamu tidak perlu panik jika terjadi perubahan cuaca secara mendadak.
13. Survei venue jika memungkinkan
Site visit membantumu melihat langsung kondisi venue, mengecek area foto, arah matahari, layout dekorasi, hingga mengevaluasi kenyamanan tamu. Kunjungan ini juga menjadi kesempatan untuk mencicipi menu catering serta bertemu vendor secara langsung. Namun, jika kamu sangat sibuk, lakukan virtual tour melalui video call atau minta wedding planner mengirimkan video detail. Dengan melihat venue secara nyata, kamu bisa lebih tenang karena sudah memahami apa yang akan terjadi di hari-H.
14. Siapkan anggaran khusus untuk biaya tambahan
Destination wedding biasanya membutuhkan anggaran tambahan seperti biaya transportasi vendor, penginapan kru, pengiriman barang, hingga pajak. Pastikan kamu menyiapkan buffer budget sekitar 10-20% untuk mengantisipasi biaya tak terduga. Dengan begitu, kamu tidak perlu stres jika ada pengeluaran mendadak menjelang hari-H. Bagi pasangan yang sibuk, buffer budget adalah penyelamat mental karena semua keputusan bisa lebih fleksibel.
15. Persiapkan penampilan untuk pengantin
Karena kamu akan bepergian ke lokasi lain, pastikan seluruh kebutuhan busana, aksesori, makeup, dan skincare sudah disiapkan dan dikemas dengan rapi. Sertakan juga perlengkapan darurat seperti peniti, double tape, obat pribadi, hingga touch-up kit. Jika memungkinkan, gunakan jasa makeup artist lokal yang berpengalaman agar kamu tidak harus membawa banyak perlengkapan. Perencanaan matang membuatmu lebih tenang dan siap tampil maksimal tanpa drama.
16. Komunikasikan ekspektasi dengan vendor jarak jauh
Karena tidak selalu bisa bertemu langsung, komunikasi adalah kunci utama. Gunakan grup chat khusus, dokumen online, atau project management tools untuk memastikan semua pihak berada dalam satu jalur. Tetapkan jadwal update mingguan atau bulanan agar kamu tetap mengetahui progres tanpa harus aktif setiap saat. Vendor yang memahami ekspektasimu sejak awal akan bekerja lebih efektif dan mengurangi revisi menjelang hari-H.
17. Siapkan emergency kit dan kontak penting
Emergency kit terdiri dari obat-obatan dasar, plester, jarum kecil, benang, tisu basah, charger, hingga powerbank. Selain itu, buat daftar kontak penting seperti wedding planner, PIC hotel, vendor makeup, fotografer, hingga dokter terdekat. Daftar ini memudahkanmu atau keluarga untuk melakukan penyelesaian masalah cepat tanpa harus menghubungimu di tengah kesibukan.
Destination wedding akan menjadi sebuah pengalaman unik bagi pengantin, keluarga, maupun tamu undangan. Namun, untuk mewujudkannya dengan lancar, kamu harus mempersiapkannya benar-benar dengan teliti. Jika membutuhkan beberapa vendor yang bisa kamu ajak bekerja sama, kamu bisa mengeceknya di sini.
Cover | Foto: pexels/Umay Isik