Wedding organizer dan venue adalah dua hal terbesar yang harus dipikirkan paling awal ketika sedang mempersiapkan pernikahan. Keduanya juga bisa memakan budget yang cukup besar. Oleh sebab itu, berbagai upaya penghematan mungkin harus mulai kamu pikirkan. Salah satu cara yang populer dilakukan adalah menggunakan jasa wedding organizer (WO) atau venue baru.
Selain menghemat budget, ada beberapa keuntungan lain yang mungkin akan kamu dapatkan. Namun, tentu ada juga risiko yang harus kamu pertimbangkan. Jika kamu tertarik dengan opsi yang satu ini simak penjelasan lengkap dengan tips berikut ini, yuk!
Kelebihan menikah menggunakan WO dan venue baru
Menikah menggunakan wedding organizer atau venue baru akan memberikan berbagai keuntungan menarik yang mungkin tidak kamu dapatkan dari vendor-vendor yang sudah berdiri sejak lama. Meskipun mungkin ada keraguan karena mereka masih baru, justru di sinilah celahmu untuk mendapatkan berbagai keuntungan itu.
1. Harga lebih terjangkau karena masih perkenalan
Saat baru merintis vendor baru, WO atau venue memerlukan portofolio sehingga harus ada yang memakai jasa mereka. Oleh sebab itu, mereka biasanya akan menawarkan penawaran harga promo opening, diskon besar-besaran, hingga bundling paket hemat.
Kamu bisa mendapatkan layanan lengkap dengan harga yang jauh lebih rendah dibanding vendor yang sudah terkenal lainnya. Selisih harga hingga 20-30% untuk paket all in bisa kamu dapatkan.
2. Pelayanan yang lebih personal dan detail
Karena jumlah klien mereka masih terbatas, vendor atau WO baru biasanya akan memberikan perhatian lebih pada tiap pasangan. Mereka akan melayani secara personal, aktif bertanya dan mendengarkan idemu, serta mau melakukan banyak revisi dan improvisasi. Sementara itu, WO yang sudah terkenal biasanya sudah memiliki sistem layanan yang kaku dan terbatas.
3. Fleksibilitas yang tinggi
WO atau venue baru cenderung masih sangat terbuka terhadap eksperimen dan ide-ide baru dari klien. Kamu bisa membuat konsep pernikahan yang tidak biasa, susunan acara yang unik, dekorasi anti mainstream, hingga tata letak atau setting acara yang bisa disesuaikan. WO dengan vendor baru akan dengan senang hati mencoba hal baru karena hal ini juga bisa memperkaya portofolio mereka. Kamu sebagai klien jadi bisa lebih bebas mengekspresikan keinginanmu.
4. Fasilitas dan infrastruktur yang masih baru
Jika kamu memilih venue yang baru dibuka, biasanya tempat tersebut masih bersih dengan peralatan yang masih baru. Fasilitas dan desain interior yang ditawarkan pun tampil lebih modern dan sesuai dengan tren masa kini. Desain arsitektur biasanya lebih modern dan bagus digunakan untuk background berfoto. Bahkan, venue baru biasanya juga memiliki kelebihan dalam hal desain dan tata ruang karena mereka belajar dari kekurangan tempat-tempat lama.
5. Pernikahan yang unik dan tidak pasaran
Salah satu daya tarik venue atau WO baru adalah belum banyak digunakan oleh pasangan lain. Fotomu tidak akan terlihat seperti pernikahan orang lain. Lokasi dan nuansanya juga masih memberikan kesan yang segar. Tamu undangan pun akan lebih terkesan karena belum familiar dengan tempatnya. Jika kamu dan pasangan menyukai hal-hal yang berbeda dari orang lain atau ingin menjadi trendsetter, WO atau venue baru akan menjadi pilihan yang cocok.
6. Memberikan yang terbaik dengan semangat tinggi
Karena masih dalam fase membangun reputasi dan kepercayaan pasar, WO baru biasanya sangat berambisi untuk tampil sempurna. Ketika mempersiapkan segala sesuatu, mereka akan mengecek lebih detail dan merespons dengan lebih cepat. Jika ada masukan atau kritik, pihak mereka juga akan lebih tanggap. Saat ada kekurangan, layanan akan semakin dimaksimalkan untuk menutupi kekurangan tersebut. Mereka tahu bahwa satu testimoni baik bisa menjadi batu loncatan besar, sementara satu review buruk bisa menghancurkan reputasi mereka.
7. Peluang untuk kolaborasi kreatif
WO dan venue baru biasanya juga sedang mencari cara untuk menaikkan exposure mereka, jadi mereka akan terbuka untuk kolaborasi seperti membuat konten media sosial bersama, mengadakan giveaway atau photoshoot prewedding gratis, hingga memberi tambahan layanan gratis sebagai bentuk barter exposure.
8. Membantu UMKM dan bisnis baru bertumbuh
Dengan memilih vendor baru, kamu secara tidak langsung mendukung bisnis lokal dan UMKM, membantu industri kreatif berkembang, hingga meningkatkan kesejahteraan pelaku usaha kecil. Acaramu pun tak hanya menjadi acara pribadi, tapi juga akan memiliki nilai sosial yang memberikan makna lebih dalam dan berkesan.
9. Mendapatkan banyak bonus layanan tambahan
Vendor baru biasanya akan “membujuk” calon klien dengan berbagai bonus menarik. Beberapa bonus yang ditawarkan mulai dari ekstra dekorasi gratis, tambahan jam sewa venue, upgrade menu katering tanpa biaya tambahan, hingga cetak undangan digital gratis. Dengan berbagai bonus ini, kamu bisa mendapatkan berbagai value lebih tinggi dibanding dengan harga yang dibayarkan.
Risiko dan pertimbangan menggunakan venue atau WO baru
Setelah membaca beberapa kelebihan menikah di venue baru atau menggunakan jasa WO baru tersebut, kamu mungkin jadi tertarik untuk menggunakan jasa mereka. Namun, jangan lupa bahwa tetap ada risiko yang harus kamu pertimbangkan. Berikut ini beberapa di antaranya.
1. Kurangnya pengalaman di lapangan
WO atau venue yang baru biasanya masih memiliki pengalaman terbatas dalam menangani berbagai tipe pernikahan. Pengalaman mereka dalam menangani permasalahan dan krisis atau kejadian tak terduga seperti hujan mendadak, alat rusak, dan lain sebagainya juga mungkin masih kurang. Sistem kerjanya juga biasanya masih belum terstruktur dan kurang efisien. Kondisi ini bisa memicu berbagai kendala, mulai dari miskomunikasi, kesalahan teknis, hingga keterlambatan pada hari-H yang berpotensi mengganggu kelancaran seluruh rangkaian acara.
2. Portofolio dan review yang masih minim
Karena masih baru, kamu tidak bisa terlalu mengandalkan testimoni dari pasangan lain atau foto-foto dokumentasi yang lengkap. Beberapa WO bahkan mungkin belum pernah menyelenggarakan acara pernikahan sebelumnya. Sulit memprediksi seperti apa hasil akhir kerja mereka. Kamu harus mengambil keputusan berdasarkan "janji" atau sekadar contoh yang tidak bisa dilihat hasilnya secara nyata.
3. Potensi overpromising (janji yang berlebihan)
Penawaran yang dijanjikan oleh WO mungkin terkesan banyak, mulai dari bonus hingga fasilitas tambahan. Mereka mungkin juga akan menjanjikan pelayanan VIP yang kurang realistis. Permintaan kompleks yang belum pernah dicoba pun akan mereka iyakan. Sebaiknya tetap atur ekspektasi sendiri jika terlalu banyak hal yang dijanjikan untuk menghindari kekecewaan yang mungkin ditimbulkan.
4. Kurangnya relasi vendor pendukung
Biasanya vendor yang sudah memiliki nama akan bekerja sama dengan WO yang juga sudah lama berada di industri ini pula sehingga jaringan vendor yang dimiliki oleh WO atau venue baru mungkin belum begitu kuat, mulai dari dekorasi, fotografer, make up artist, hingga katering. Jika begitu, kualitas hasil akhirnya pun juga akan turut berkurang dan pernikahanmu bisa jadi kurang maksimal.
5. Fasilitas yang belum teruji
Untuk venue yang benar-benar baru buka dan digunakan untuk acara pernikahan sekali ini, ada beberapa risiko yang mungkin timbul, misalnya masalah teknis seperti listrik drop, AC tidak optimal, atau saluran air bermasalah. Akses jalan dan parkiran mungkin juga belum sepenuhnya bisa diakses dengan baik. Beberapa bahkan mungkin melewatkan detail seperti kurangnya signage atau papan arah untuk tamu. Jika begitu, acara bisa terasa kurang nyaman atau bahkan kacau jika ada gangguan fasilitas yang muncul mendadak.
6. Kurangnya SOP dan staff yang profesional
Untuk alur kerja, mereka mungkin belum memiliki SOP yang jelas. Staff yang terlibat pun bisa jadi tidak begitu banyak yang memiliki pengalaman dan terlatih untuk acara besar padahal mereka akan menghadapi tekanan yang cukup tinggi selama acara berlangsung. Hal ini menyebabkan saat hari H, bisa terjadi kebingungan, kesalahan teknis, atau kesulitan koordinasi di antara kru WO.
7. Minimnya asuransi atau perjanjian yang kuat
WO baru kadang belum memahami pentingnya membuat kontrak yang detail. Beberapa bahkan hanya menggunakan invoice atau surat kesepakatan sederhana. Kalau ada hal yang tidak sesuai, kamu sulit menuntut ganti rugi secara legal. Ini bisa merugikan, terutama kalau jumlah transaksinya besar.
Tips menikah menggunakan WO dan venue baru
Jika kamu masih tetap ingin menggunakan WO dan venue yang masih baru, beberapa hal berikut ini bisa kamu lakukan.
1. Lakukan interview yang mendalam
Jangan hanya tergoda dengan harga murah atau promo menarik. Lakukan wawancara secara langsung (atau via online meeting) dan ajukan pertanyaan mendalam seputar jumlah acara yang pernah mereka tangani sebelumnya, jenis acara seperti apa, jumlah tim, hingga bagaimana cara mereka dalam menghadapi masalah. Hal ini bisa dilakukan untuk mengetahui apakah mereka memiliki pola pikir problem solver dan bukan hanya menjual konsep saja.
2. Minta portofolio sebanyak mungkin
Meskipun masih baru, biasanya WO atau vendor baru yang profesional tetap akan memiliki foto mock up dekorasi, simulasi rundown acara, testimoni dari klien yang paling awal menggunakan jasa mereka, hingga dokumentasi internal latihan tim.
3. Tanyakan seputar tim yang akan bertugas
Pastikan bahwa akan ada Person in Charge (PIC) yang bisa dihubungi kapan saja. Tim yang akan bertugas juga sebaiknya memang sudah terbentuk dan bukan direkrut secara dadakan. Jumlah kru yang ideal seharusnya cukup banyak sehingga tidak ada yang overwork. Mintalah mereka supaya peran dan tanggung jawab tiap tim dijelaskan secara tertulis agar kamu tahu siapa harus dihubungi kalau ada kendala.
4. Buat simulasi atau gladi resik sederhana
Mintalah simulasi rundown hari-H atau gladi resik, terutama jika menggunakan venue baru. Cek bagaimana alur masuk tamu, coba sistem sound dan listrik, uji coba lighting saat malam jika pernikahan digelar outdoor, dan coba juga jalur masuk pengantin dari kamar ganti ke pelaminan. Hal ini akan membuatmu mengetahui adanya potensi hambatan teknis dan logistik sebelum hari-H.
5. Gunakan sistem kontrak yang rinci
Jangan hanya berdasarkan invoice atau pesan saja. Pastikan ada kontrak resmi yang mencantumkan:
- Detail paket dan fasilitas
- Timeline pembayaran
- Sanksi jika vendor gagal
- SOP pembatalan atau refund
Gunakan bahasa yang jelas dan profesional. Bila perlu, kamu juga bisa minta bantuan teman atau notaris untuk membaca ulang sebelum tanda tangan.
6. Siapkan waktu lebih untuk melakukan koordinasi
WO atau venue baru biasanya butuh waktu ekstra dalam proses koordinasi. Karena itu, penting untuk menjadwalkan meeting rutin, memanfaatkan tools kolaborasi seperti Google Docs, Trello, atau grup WhatsApp khusus, serta mengirimkan reminder secara berkala agar semua pihak tetap sinkron dan tidak ada informasi yang terlewat.
7. Sediakan dana cadangan
Penting untuk selalu menyiapkan minimal 5-10% dari total budget untuk kebutuhan darurat yang mungkin akan digunakan untuk beberapa keperluan, seperti jika harus menyewa genset karena listrik venue yang belum stabil, tambahan crew dadakan jika tim WO kurang personil, hingga tambahan dekorasi karena spot tertentu yang kosong. Dana ini bisa disiapkan di e-wallet dan cash yang mudah digunakan.
8. Gunakan vendor pendukung yang sudah terbukti
Jika WO atau venue kamu masih baru, pertimbangkan untuk tetap memakai vendor lain yang sudah berpengalaman untuk bagian-bagian penting seperti MUA, fotografer, katering, hingga hiburan dan musik. Dengan menggunakan jasa mereka, bagian-bagian acara yang krusial pun bisa terjamin kualitasnya.
9. Libatkan bridesmaid dan groomsmen dalam monitoring
Tunjuk beberapa teman dekat atau saudara untuk memantau vendor selama hari-H. Caranya adalah dengan menyiapkan grup koordinasi internal. Kamu juga bisa mendelegasikan tugas sederhana agar tidak stres sendiri. Kemudian, mendekati hari-H, libatkan juga mereka untuk melakukan briefing. Mereka bisa menjadi mata tambahan untuk memantau flow acara dan memberi masukan real time jika ada yang kurang.
Beberapa pertanyaan yang bisa diajukan
Sebagai tips tambahan, kamu bisa mengajukan beberapa pertanyaan berikut ini untuk mendapatkan penjelasan yang kamu perlukan.
- Sudah berapa lama tim ini terbentuk? Apakah semua anggota tim sudah pernah menangani pernikahan sebelumnya?
- Berapa banyak pernikahan yang sudah ditangani sejauh ini? Bisa kami lihat portofolionya?
- Apa saja yang termasuk dalam paket WO ini?
- Apakah tersedia daftar vendor rekanan yang bisa kami pilih, atau kami bebas membawa vendor sendiri?
- Apakah ada biaya tambahan jika kami membawa vendor dari luar?
- Apakah WO ini juga meng-handle acara lain seperti lamaran, pengajian, atau akad terpisah?
- Jika ada perubahan konsep/tema di tengah jalan, bagaimana proses dan biayanya?
- Berapa banyak orang dalam tim WO yang akan hadir di hari H?
- Siapa PIC utama yang bisa kami hubungi sebelum dan saat acara?
- Apakah tim sudah pernah bekerja sama sebelumnya, atau ini tim yang baru dibentuk untuk acara kami?
- Bagaimana sistem koordinasi antar vendor di hari H?
- Apakah kalian menyediakan rundown acara lengkap termasuk cue sheet untuk MC?
- Apa saja yang tertulis dalam kontrak kerja sama? Bisa kami baca terlebih dahulu sebelum deal?
- Bagaimana sistem pembayarannya (DP, pelunasan, skema cicilan)?
- Apa yang terjadi jika acara batal atau ditunda? Apakah ada refund?
- Apakah biaya WO bisa dinegosiasikan jika kami hanya menggunakan sebagian jasa?
- Apakah WO menyediakan invoice resmi?
Tidak semua pertanyaan tersebut harus kamu ajukan, tapi tidak ada salahnya untuk memilih beberapa di antaranya jika kamu merasa membutuhkan jawabannya.
Nah, ternyata ada berbagai kelebihan dan risiko yang bisa kamu pertimbangkan untuk menggunakan jasa wedding organizer ataupun menggunakan venue yang baru. Dengan beberapa tips tersebut, kamu bisa mendapatkan pelayanan yang maksimal dari WO yang baru berjalan selama beberapa waktu.
Sudah siap merencanakan pernikahan impianmu?Jangan ragu untuk eksplor vendor terpercaya dan venue terbaik hanya di WeddingMarket. Temukan inspirasi dan bantuan profesional yang sesuai dengan gayamu dan siap-siap mewujudkan momen spesialmu jadi nyata!
Cover | Fotografi: Owlsome