Merasa mudah kewalahan saat memikirkan banyak hal sekaligus? Atau kamu dan pasangan adalah dua orang yang sibuk? Jika demikian, mempersiapkan pernikahan akan memakan terlalu banyak energi kalian. Untuk menanggulangi hal ini, menggunakan jasa wedding organizer (WO) adalah cara yang tepat untuk merealisasikan pernikahan impianmu. Namun, tentu saja kamu harus mencari WO yang tepat supaya pernikahanmu tidak malah menjadi sebuah mimpi buruk.
Penting untuk menghindari beberapa kesalahan agar mendapatkan WO terbaik. Apa saja? Simak selengkapnya berikut ini, ya!
1. Kurang riset
Riset memang menjadi salah satu proses yang cukup memakan waktu bagi sebagian orang sehingga banyak yang asal cepat-cepat mendapatkan WO tanpa banyak mencari tahu. Banyak pasangan tergiur dengan promosi menarik atau harga murah tanpa benar-benar mengecek latar belakang WO tersebut. Padahal, penting untuk mengecek portofolio, testimoni, dan pengalaman WO dalam menangani berbagai jenis pernikahan.
Cek media sosial dan website resmi mereka. Lihat review dari pasangan lain di forum atau Google Reviews. Tanyakan pengalaman mereka dalam menangani venue yang kamu impikan atau konsep pernikahan yang diinginkan.
2. Tidak bertemu langsung sebelum memutuskan
Komunikasi secara online memang praktis, tetapi bertemu langsung dengan tim WO sangat penting untuk memastikan profesionalisme dan kecocokan dengan gaya kerja mereka. Kadang, cara mereka berkomunikasi secara langsung bisa sangat berbeda dengan yang terlihat di media sosial.
Usahakan untuk membuat janji temu sebelum menandatangani kontrak. Saat mengobrol, perhatikan bagaimana cara mereka ketika menjawab pertanyaan dan memberikan solusi. Pastikan bahwa mereka paham konsep pernikahan seperti apa yang ingin kamu wujudkan melalui komunikasi yang kalian lakukan.
3. Tidak memeriksa kontrak secara detail
Banyak pasangan terlalu percaya dan langsung menandatangani kontrak tanpa membaca isinya dengan teliti. Akibatnya, mereka bisa terjebak dengan biaya tersembunyi atau layanan yang tidak sesuai ekspektasi.
Sebelum menandatangani kontrak yang diberikan, jangan lupa untuk membaca kontrak dengan cermat, terutama bagian layanan apa saja yang diberikan, apakah ada biaya tambahan, dan mengenai kebijakan pembatalan. Jangan ragu untuk meminta revisi atau penjelasan lebih lanjut jika ada poin yang kurang jelas. Simpan salinan kontrak untuk referensi di masa mendatang.
4. Terlalu fokus pada harga yang murah
Harga murah memang menggiurkan, tetapi biasanya akan ada kualitas yang dikorbankan. Beberapa WO menawarkan harga rendah tetapi memiliki pengalaman terbatas, tim atau kru yang kurang profesional, atau kualitas vendor yang kurang baik.
Jangan sampai hanya terpaku pada harga saat memilih WO. Perhatikan juga pengalaman dan rekam jejak WO tersebut. Bandingkan beberapa pilihan WO dengan mempertimbangkan harga dan layanan yang diberikan. Ingat bahwa pernikahan adalah momen sekali seumur hidup, jadi pastikan memilih WO yang bisa bekerja dengan baik.
5. Tidak memastikan kecocokan dengan konsep pernikahan
Setiap WO memiliki spesialisasi yang berbeda, misalnya ada yang lebih ahli dalam konsep modern, tradisional, intimate wedding, atau destination wedding. Jika memilih WO yang tidak sesuai dengan konsep yang diinginkan, bisa saja hasilnya tidak maksimal.
Untuk mencegah hal ini terjadi, coba lihat portofolio WO dan tanyakan apakah mereka pernah menangani konsep yang kamu inginkan. Pastikan mereka memiliki pengalaman dengan venue yang kamu pilih. Diskusikan secara detail agar visi pernikahanmu bisa diwujudkan dengan baik.
6. Tidak mengecek kredibilitas dan legalitas WO
Ada beberapa WO yang tidak memiliki legalitas atau izin usaha yang jelas sehingga jika terjadi masalah, kamu bisa kesulitan untuk meminta pertanggungjawaban. Selain itu, ada juga WO yang hanya beroperasi sementara atau memiliki rekam jejak buruk dalam menangani pernikahan.
Pastikan WO memiliki alamat kantor yang jelas dan bukan sekadar bisnis dadakan. Cek apakah mereka memiliki izin usaha atau sudah menangani banyak klien sebelumnya. Cari tahu reputasi mereka melalui ulasan pelanggan atau rekomendasi dari vendor lain.
7. Tidak meminta rincian layanan yang diberikan
Beberapa WO menawarkan paket dengan harga menarik, tetapi tidak mencantumkan detail layanan yang diberikan. Tawaran ini bisa menyebabkan kesalahpahaman di mana pasangan mengira mereka mendapatkan layanan tertentu, padahal ternyata layanan ini tidak termasuk dalam paket.
Minta daftar layanan yang akan diberikan secara tertulis. Tanyakan apakah ada biaya tambahan untuk layanan tertentu. Pastikan semua layanan yang dibutuhkan sudah tercakup dalam kontrak.
8. Tidak menguji kemampuan WO dalam menangani masalah
Pernikahan biasanya akan dihadapkan dengan berbagai tantangan, mulai dari cuaca buruk, vendor yang terlambat, atau masalah teknis yang lainnya. Jika WO yang kamu pilih tidak memiliki kemampuan untuk menyelesaikan masalah dengan baik, acaramu bisa berantakan.
Untuk menguji hal ini, kamu bisa mencoba untuk menanyakan permasalah-permasalahan apa yang mereka hadapi sebelumnya dan bagaimana cara mereka menyelesaikannya. Cek apakah mereka memiliki tim cadangan yang akan hadir jika ada kru yang berhalangan. Pilih WO yang bisa berpikir cepat dan memiliki solusi alternatif untuk berbagai situasi.
9. Tidak mengecek tim yang akan bertugas
Saat pertemuan awal, pasangan biasanya bertemu dengan pemilik atau manajer WO. Namun, saat hari H, bisa jadi tim yang menangani pernikahan berbeda dari yang kamu temui sebelumnya. Jika tim yang bertugas kurang kompeten atau tidak memahami detail pernikahanmu, tentunya kamu akan kecewa.
Makanya, sebaiknya minta untuk bertemu langsung dengan tim yang akan menangani pernikahanmu. Pastikan mereka memahami konsep dan ekspektasi yang kamu miliki dengan baik. Konfirmasi ulang siapa saja yang akan hadir saat hari H.
10. Tidak berkomunikasi secara rutin dengan WO
Kesalahan lain yang sering terjadi adalah terlalu percaya dan tidak melakukan komunikasi rutin dengan WO. Akibatnya, bisa terjadi miskomunikasi atau perubahan rencana yang tidak diketahui pasangan. Buat jadwal komunikasi rutin, seperti meeting mingguan atau bulanan. Minta laporan perkembangan persiapan pernikahan secara berkala. Pastikan ada grup komunikasi (seperti WhatsApp) agar selalu update dengan perkembangan terbaru.
Memilih wedding organizer (WO) bukan hanya persoalan harga saja, tapi juga soal kualitas, pengalaman, dan profesionalisme mereka dalam menangani pernikahan. Dengan menghindari beberapa kesalahan tersebut, kamu bisa memastikan WO yang kamu pilih bisa membantumu dalam mewujudkan pernikahan impianmu tanpa drama yang tak perlu.
Cover | Fotografi: FCG Weddings