Apakah kamu sering mendapatkan undangan pernikahan ke acara pernikahan yang sama dengan orang lain, tapi ternyata jam yang tertera berbeda? Biasanya pernikahan jenis ini memang dibagi ke dalam beberapa sesi sehingga antara tamu satu dengan yang lainnya bisa saja diundang pada jam yang berbeda. Ada beberapa alasan pengantin biasanya melakukan hal ini, mulai dari banyaknya tamu yang diundang hingga menyesuaikan dengan prosesi acara.
Jika kamu juga berpikir untuk menerapkan konsep ini juga ke dalam pernikahanmu, simak dulu yuk penjelasan selengkapnya untuk membantumu mempertimbangkannya!
Cara membagi sesi
Membagi sesi akan menjadi tantangan tersendiri karena kamu harus adil sambil tetap mempertibangkan rundown yang sesuai dengan segmen tamu. Namun, panduan berikut ini mungkin akan bermanfaat.
Sesi pertama: Keluarga besar dan tamu VIP
Sesi ini biasanya ditujukan untuk keluarga besar, kerabat dekat, tamu VIP seperti pejabat, atasan kantor, atau tokoh masyarakat, dan rekan bisnis penting. Meskipun berlangsung siang hari, misalnya pukul 11.00-12.30, nuansa acara dibuat lebih formal dan tenang. Biasanya ada susunan acara sederhana seperti:
- Grand entrance
- Ucapan sambutan dari perwakilan keluarga
- Prosesi pemotongan kue jika tidak dilakukan dua kali
- Makan siang bersama dengan konsep buffet atau prasmanan
- Foto bersama pengantin
Karena jumlah tamu terbatas dan dipilih secara khusus, sesi ini bisa memberi ruang lebih bagi pengantin dan keluarga untuk menyambut secara personal.
Sesi kedua: Untuk teman dan undangan umum
Setelah sesi pertama selesai, misalnya mulai pukul 13.00 atau 13.30, tamu dari kalangan teman sekolah, teman kuliah, rekan kerja, komunitas, atau tamu umum bisa mulai berdatangan. Suasana bisa dibuat lebih santai, fleksibel, dan lebih ramai dengan berbagai diselingi hiburan seperti penampilan musik akustik atau band, photobooth, hingga interaksi yang lebih kasual dengan pengantin.
Meskipun tidak ada batasan yang pasti, tamu-tamu ini biasanya tidak terlalu membutuhkan sambutan yang resmi atau terlalu formal. Pengantin bisa lebih leluasa berinteraksi tanpa adanya batasan waktu atau adat yang kaku.
Keuntungan membagi resepsi ke dalam beberapa sesi
Walau terkesan membuat pernikahan berlangsung lebih lama, membagi acara resepsi ke dalam beberapa sesi akan memberikan beberapa keuntungan, seperti:
1. Mengurangi kepadatan dan antrean panjang
Salah satu keuntungan terbesar dari membagi resepsi menjadi beberapa sesi adalah menghindari penumpukan tamu dalam satu waktu. Jika seluruh tamu dalam jumlah yang besar diundang secara bersamaan, area venue bisa terasa sangat sesak. Hal ini bisa menimbulkan antrean panjang saat registrasi, mengambil makanan, berfoto dengan pengantin, atau bahkan saat tamu ingin masuk ke area utama.
Dengan pembagian sesi, tamu bisa datang dalam gelombang yang lebih teratur dan jumlah yang lebih terkendali sehingga alur acara akan berjalan lebih lancar. Tamu merasa lebih nyaman karena tidak harus berdesakan, sementara pengantin dan keluarga juga tidak kewalahan menyambut semua orang dalam waktu yang sama. Hal ini bisa menjadi pertimbangan utama apalagi jika venue memiliki kapasitas terbatas atau jika pernikahan digelar secara indoor.
2. Memberi pengalaman yang lebih personal kepada para tamu
Ketika tamu dibagi ke dalam dua sesi, pengantin dan keluarga bisa lebih fokus memberikan perhatian kepada tamu yang hadir. Pada sesi pertama, yang biasanya dihadiri oleh keluarga besar, kerabat dekat, atau tamu VIP, suasana bisa dibuat lebih tenang dan formal. Pengantin dapat berbincang lebih dalam, menyampaikan terima kasih secara langsung, atau melakukan sesi foto keluarga tanpa harus terburu-buru.
Sementara itu, pada sesi kedua yang umumnya dihadiri oleh teman-teman dan rekan kerja, suasana bisa dibuat lebih santai dan penuh tawa. Karena tidak ada batasan waktu yang terlalu ketat, interaksi antara pengantin dan tamu pun menjadi lebih akrab dan menyenangkan. Dengan cara ini, setiap tamu merasa lebih dihargai, bukan hanya sekadar “datang dan pulang”.
3. Alur acara lebih tertib dan efisien
Membagi resepsi dalam dua sesi akan membantu menciptakan rangkaian acara yang lebih tertib dan efisien. Alih-alih semua kegiatan padat dalam satu waktu, kegiatan bisa disesuaikan berdasarkan sesi masing-masing. Contohnya, pada sesi siang yang lebih formal, kamu bisa memasukkan sambutan keluarga atau prosesi adat. Sementara itu, sesi malam bisa dibuat lebih fleksibel dengan hiburan musik, photobooth, atau bahkan mini afterparty.
Hal ini membuat pengaturan rundown menjadi lebih rapi, tidak ada yang terburu-buru, dan waktu istirahat antar sesi bisa dimanfaatkan untuk keperluan lain seperti ganti baju, touch-up makeup, atau briefing vendor. Pengaturan waktu ini juga membuat acara lebih tenang bagi panitia karena mereka bisa bekerja dalam ritme yang lebih terkendali dan tidak chaos.
4. Menyesuaikan acara dengan karakter tamu
Tamu pernikahan datang dari latar belakang yang beragam, ada yang lebih suka suasana formal dan adat, ada pula yang menyukai suasana kasual dan modern. Dengan membagi resepsi menjadi beberapa sesi, kamu bisa menyesuaikan konsep dan nuansa acara sesuai dengan karakter tamu.
Misalnya, sesi pertama yang dihadiri oleh keluarga besar bisa menggunakan dekorasi tradisional, musik gamelan, dan menu prasmanan khas daerah. Sedangkan sesi kedua yang dihadiri oleh teman-teman yang lebih muda bisa diisi dengan dekorasi modern minimalis, live band, dan menu yang lebih kekinian. Penyesuaian ini menciptakan pengalaman berbeda yang tetap menyenangkan bagi semua kelompok tamu karena mereka hadir di acara yang sesuai dengan selera dan kenyamanan masing-masing.
5. Kualitas dokumentasi yang lebih baik
Dalam acara pernikahan, dokumentasi adalah hal yang sangat penting karena akan menjadi kenangan seumur hidup. Ketika tamu terlalu padat dalam satu waktu, fotografer dan videografer akan kesulitan mendapatkan angle yang bagus. Banyak foto yang tertutup kerumunan, pencahayaan yang kurang ideal karena area terlalu ramai, atau bahkan momen penting yang terlewat karena pergerakan terlalu cepat.
Dengan membagi sesi, dokumentasi akan lebih tertata. Fotografer bisa mengambil gambar dengan lebih leluasa, hasilnya lebih bersih, ekspresi wajah pengantin dan tamu lebih natural, dan momen-momen kecil yang hangat pun bisa terekam dengan baik. Bahkan, kamu bisa meminta dokumentasi per sesi, misalnya album khusus untuk sesi keluarga dan satu lagi untuk sesi teman yang akan membuat hasil dokumentasi jauh lebih terorganisir dan berkesan.
6. Mempermudah koordinasi dengan vendor dan panitia
Dari sisi teknis, membagi resepsi menjadi beberapa sesi akan sangat membantu kerja vendor. Misalnya, katering tidak perlu langsung menyajikan ratusan porsi sekaligus, tetapi bisa dibagi sesuai gelombang tamu. Konsep ini akan membantu supaya kualitas makanan tetap hangat, segar, dan tidak cepat habis.
Vendor dekorasi bisa memastikan penataan ruangan tetap rapi karena jumlah tamu dalam satu sesi lebih mudah dikendalikan. Tim penerima tamu dan usher pun lebih mudah mengatur alur kedatangan dan kepulangan tamu tanpa harus menghadapi antrean panjang. Bahkan MC, band, atau DJ bisa mengatur energi dan gaya penyampaian sesuai sesi. Semua ini membuat acara berjalan jauh lebih rapi dan profesional.
7. Mengurangi stres pada pada keluarga dan pengantin
Menghadapi ratusan tamu dalam satu waktu akan sangat melelahkan, baik secara fisik maupun mental. Dengan membagi sesi, pengantin dan keluarga bisa mendapat waktu jeda antar sesi untuk beristirahat sejenak, makan, touch-up makeup, atau sekadar menarik napas. Mereka tidak perlu menyapa ratusan orang dalam satu waktu, tapi bisa fokus pada satu kelompok dulu, lalu menyambut kelompok berikutnya.
Pengantin pun bisa mengatur energi dan semangat sepanjang hari sehingga senyum dan keramahan tetap terjaga hingga akhir acara. Selain itu, keluarga juga bisa mengatur ulang tugas dan posisi masing-masing di tiap sesi agar tidak kewalahan menghadapi arus tamu yang terlalu besar dalam satu waktu.
8. Menghindari waktu tunggu yang terlalu lama
Dalam resepsi besar yang hanya berlangsung dalam satu sesi panjang biasanya tamu harus menunggu lama untuk bisa bertemu pengantin, mendapatkan makanan, atau berfoto. Hal ini bisa membuat tamu merasa bosan, merasa kurang diperhatikan, dan bahkan memilih pulang lebih cepat. Dengan membagi sesi, waktu tunggu menjadi lebih singkat karena tamu per gelombang lebih sedikit.
Tamu bisa langsung menyapa pengantin, menikmati makanan dengan nyaman, dan mengambil foto tanpa perlu berebut antrean. Cara ini bisa menciptakan pengalaman yang lebih menyenangkan bagi tamu dan secara tidak langsung juga meninggalkan kesan positif tentang resepsi yang kamu selenggarakan.
Tips menggelar resepsi dalam dua sesi
Meskipun memiliki banyak keuntungan, menggelar resepsi beberapa sesi juga memiliki tantangannya sendiri. Oleh sebab itu, kamu mungkin akan membutuhkan beberapa tips berikut ini.
1. Tentukan tujuan pembagian sesi sejak awal
Langkah pertama yang sangat penting adalah mengetahui alasan utama membagi resepsi ke dalam beberapa sesi. Apakah karena jumlah tamu terlalu banyak? Venue tidak cukup besar? Atau ingin menciptakan suasana berbeda untuk setiap kelompok tamu? Dengan mengetahui tujuannya sejak awal, kamu bisa merancang alur acara, daftar tamu, dan konsep tiap sesi dengan lebih jelas. Misalnya, jika ingin membuat suasana bersama keluarga terasa lebih hangat dan teman-teman terasa lebih fun, kamu bisa menyesuaikan rundown, musik, dekorasi, dan dress code di masing-masing sesi.
2. Buat daftar tamu berdasarkan kategori
Bagi tamu secara sistematis, misalnya:
- Sesi 1 (misalnya siang): keluarga besar, kerabat dekat, tokoh adat, tamu VIP.
- Sesi 2 (misalnya sore atau malam): teman sekolah, rekan kerja, komunitas, tetangga.
Dengan cara ini, kamu bisa memastikan bahwa jumlah tamu dalam satu waktu tetap terkendali dan tidak terjadi tumpang tindih. Pastikan juga jumlah tamu di setiap sesi proporsional dengan kapasitas venue.
3. Cantumkan jadwal sesi secara jelas di undangan
Agar tamu datang tepat waktu dan tidak salah sesi, waktu kedatangan harus ditulis dengan jelas di undangan. Jika menggunakan undangan digital, kamu bisa membuat dua versi undangan, misalnya satu untuk sesi siang, satu lagi untuk sesi malam.
Cantumkan dengan jelas pukul berapa tamu diundang dan beri informasi tambahan seperti, “Sesi 1 untuk keluarga besar dan kerabat dekat” agar mereka paham. Contoh penulisan: Kami mengundang Bapak/Ibu/Saudara/i untuk hadir pada sesi pertama pukul 11.00-12.30 WIB.
4. Susun rundown terpisah terpisah untuk setiap sesi
Jangan menyatukan seluruh acara dalam satu rundown yang panjang. Sebaliknya, buat dua rundown yang masing-masing disesuaikan dengan alur dan karakter tamu pada sesi tersebut. Misalnya:
- Sesi keluarga: ada doa bersama, sambutan, dan sesi foto keluarga.
- Sesi teman: ada penampilan band, photobooth, hingga permainan seru.
Dengan menyusun rundown yang terfokus, setiap sesi akan terasa hidup dan tidak membosankan.
5. Sediakan waktu transisi antar sesi
Beri jeda sekitar 30 hingga 60 menit antara sesi pertama dan kedua untuk beberapa hal, seperti memberi waktu bagi tamu sesi 1 menyelesaikan makan dan berfoto, menata ulang dekorasi jika perlu, memberi waktu istirahat dan makan untuk pengantin dan keluarga, dan mengatur ulang tim usher dan flow tamu. Waktu transisi ini juga bisa digunakan untuk pengantin berganti baju atau touch-up makeup agar tampil segar di sesi berikutnya.
6. Koordinasi ketat dengan semua vendor
Pastikan semua vendor mengetahui ada dua sesi. Berikan briefing terperinci kepada masing-masing, contohnya:
- Vendor katering agar makanan tetap hangat dan cukup untuk dua gelombang
- MC dan band/DJ agar tahu jadwal penampilan mereka di tiap sesi
- Fotografer agar mengatur dokumentasi dengan rapi per sesi
- Dekorasi jika ada penyesuaian tema, mmisalnya siang tradisional, malam modern
Koordinasi yang baik mencegah miskomunikasi dan memastikan transisi antar sesi berjalan halus.
7. Gunakan tim usher dan penjaga pintu yang profesional
Tim usher bertugas mengatur alur tamu masuk sesuai sesi yang tercantum di undangan. Pastikan mereka mengecek undangan atau daftar nama tamu, mengarahkan tamu ke tempat duduk atau jalur yang sesuai, dan memberi informasi dengan sopan jika ada tamu yang datang di luar sesi. Tim usher yang ramah tapi tegas sangat penting agar tidak terjadi kekacauan antar sesi.
8. Siapkan konsumsi secara bergelombang
Daripada menyiapkan semua makanan sekaligus, atur agar makanan disiapkan dua kali sesuai sesi. Hal ini sebaiknya dilakukan supaya makanan tetap segar, hangat, dan presentable. Ketersediaan porsi juga bisa tetap cukup sehingga tidak kehabisan di tengah jalan. Menu juga bisa dibuat lebih variatif jika ingin berbeda antara siang dan malam.
9. Jaga stamina
Dua sesi berarti waktu yang lebih panjang dan energi yang lebih besar dibutuhkan. Tipsnya, jangan lupa sarapan dan makan siang dengan cukup. Gunakan alas kaki yang nyaman termasuk saat berganti baju. Sediakan waktu istirahat di sela sesi. Minum cukup air dan jaga mood agar tetap segar saat menyapa tamu di sesi kedua. Pengantin yang tetap ceria dan semangat akan memberikan kesan positif kepada seluruh tamu.
Menggelar resepsi pernikahan dalam dua atau beberapa sesi akan memberikan begitu banyak keuntungan, tapi bukan berarti tidak memiliki tantangan. Salah satu cara untuk lebih memudahkan persiapanmu adalah dengan memilih vendor yang tepat dan enak untuk diajak berdiskusi serta bekerja sama. Untuk itu, jangan lupa mengecek WeddingMarket untuk mendapatkan penawaran terbaik dari berbagai vendor yang terkurasi.
Cover | Foto: via Instagram/Alyssa Daguise