Apakah kamu berencana menikah dalam waktu dekat? Masih bingung harus memulai dari mana? Jika demikian, mulailah menyusun rencana kepanitiaan untuk pesta pernikahanmu. Berikut panduannya!

Pernikahan merupakan sebuah momen berharga yang harus benar-benar dipersiapkan secara matang. Meskipun kamu sudah menggandeng Wedding Planner ataupun Wedding Organizer untuk membantu persiapan pernikahan, kamu tetap membutuhkan bantuan orang lain demi kelancaran pesta pernikahanmu kelak. Sebaiknya kamu membuat panitia pernikahan secara khusus sehingga tugas dan tanggungjawab yang didistribusikan lebih terorganisir. Panitia ini bisa berasal dari kerabat atau sahabat-sahabat.

Tujuan Dibentuknya Panitia Pernikahan

Ilustrasi: redd/unsplash

Pada dasarnya, kepanitiaan dalam acara apapun memiliki tugas yang tak jauh berbeda, yakni untuk mengkoordinir sebuah acara agar dapat berjalan lancar dan sukses. Begitupun panitia pernikahan yang dibentuk untuk membantu mempelai pengantin mempersiapkan acara pernikahan yang berkesan dan memorable bagi keduanya. 

Bagi pasangan yang tak ingin repot-repot, bisa saja mempercayakan seluruh persiapan pernikahan pada wedding organizer atau wedding planner. Akan tetapi, untuk alasan menjaga privasi, ada pula keluarga dan mempelai yang lebih suka pernikahannya diurus oleh orang terdekat, baik dari sanak saudara ataupun sahabat-sahabatnya, karena dirasa akan lebih leluasa.

Adapun beberapa peran penting panitia pernikahan adalah sebagai berikut:

• Memastikan seluruh rangkaian acara pernikahan berjalan aman dan lancar dari mulai persiapan hingga resepsi selesai digelar

• Mengkoordinir berlangsungnya acara, ketertiban dan ketersediaan sarana serta prasarana pendukung lainnya yang dibutuhkan.

Contoh Susunan Panitia Pernikahan yang Ideal

Tak semua pasangan pengantin mampu menyewa jasa wedding organizer untuk mengurusi acara pernikahannya. Oleh sebab itu, membentuk panitia pernikahan sangat penting! Bahkan, tak jarang pula ada keluarga pengantin yang tetap membentuk kepanitiaan meskipun telah menyewa jasa wedding organizer untuk menghandle acara pernikahan tersebut. 

Selain menetapkan orang kepercayaan sebagai ketua panitia, mempelai atau keluarga perlu membentuk kepanitian untuk mengurusi berbagai aspek dalam persiapan pernikahan. Ini dia contoh susunan panitia yang ideal dalam sebuah pernikahan:

1. Seksi Acara

Foto: Sari Nila

Salah satu bagian dari kepanitian acara pernikahan yang harus dibentuk adalah seksi acara. Meskipun cenderung bertugas di balik layar, panitia yang berada dalam seksi acara ini bertanggung jawab mengurusi segala hal terkait kelancaran acara, mulai dari dilangsungkannya akad, resepsi, hingga ritual pernikahan lainnya pasca akad. 

Adapun yang dipilih untuk mengisi kepanitian ini haruslah orang-orang yang siap sedia dan bisa selalu standby selama acara berlangsung. Biasanya, master of ceremony atau MC juga dipilih dari seksi acara, atau diawasi oleh orang-orang dalam seksi acara. Panitia di seksi acara juga bertugas menghubungi para pengisi acara lainnya yang sangat berkaitan dengan jalannya prosesi pernikahan tersebut, termasuk pula penghulu, band pengiring, penyanyi ataupun penari-penari yang disewa untuk mengisi acara apabila ada.

2. Seksi Perlengkapan

Apabila seksi acara puncak tugasnya pada saat hari H, lain halnya dengan panitia yang berada dalam seksi perlengkapan. Orang-orang ini sudah mulai bergerak menjalankan tugasnya jauh sebelum hari pernikahan dilangsungkan. Adapun tugas dan tanggungjawab dari seksi perlengkapan adalah mengurusi segala sesuatu yang menyangkut sarana dan prasarana yang dibutuhkan dalam pernikahan.

Sebagai contoh, memastikan kesiapan lokasi acara, kursi, tenda, pelaminan, sound system, dan berbagai perlengkapan penunjang acara lainnya. Terutama untuk pernikahan dengan adat, panitia seksi perlengkapan juga perlu memastikan semua atribut yang dibutuhkan tersedia dan tak ada yang tertinggal demi kelancaran acara nantinya.

3. Seksi Dokumentasi

Foto: Sama Kita Organizer

Dalam pesta pernikahan, foto dokumentasi menjadi hal yang wajib untuk dilakukan. Sebab, pernikahan merupakan momen berharga dan sangat berkesan untuk kedua mempelai pengantin dan keluarga. Untuk itu, meskipun kamu sudah menyewa vendor fotografer andal, harus tetap ada panitia khusus yang diperuntukkan untuk membantu pada saat sesi pemotretan. Beberapa tugas seksi dokumentasi dalam pernikahan yakni mengkoordinir apa-apa saja momen yang harus diabadikan oleh sang fotografer, termasuk pula menghubungi vendor fotografer yang sudah disepakati. 

4. Seksi Konsumsi

Selanjutnya ada seksi konsumsi, yakni salah satu panitia pernikahan yang paling penting peranannya. Seksi konsumsi wajib ada dalam sebuah acara pernikahan, karena merekalah yang bertugas mengkoordinir hal-hal yang berkaitan dengan jamuan pada saat pesta diselenggarakan. Entah kamu menggunakan jasa catering pernikahan ataukah memasak sendiri hidangan untuk hari bahagiamu, tetap harus ada orang-orang yang mengawasi hal ini.

Selain itu, panitia konsumsi juga bertugas dalam menentukan apakah porsi makanan yang dipesan cukup untuk mengakomodir semua tamu nantinya atau tidak. Untuk itu, sangat penting bagi para panitia konsumsi untuk melakukan pengecekan beberapa waktu sekali pada saat hari H, untuk mengetahui apabila ada makanan yang kurang atau harus segera ditambahkan. Jangan sampai tamu terlalu lama menunggu atau malah tidak kebagian makanan.

5. Seksi Tata Rias & Busana

Foto: Sama Kita Organizer

Kemudian, yang tak kalah penting adalah panitia yang mengurusi tata rias dan busana, baik untuk sang pengantin maupun keluarganya. Pada umumnya dalam sebuah pernikahan, dari pihak keluarga akan mengenakan busana yang seragam, mulai dari menentukan model baju seperti apa yang akan dikenakan, bahan yang akan dipakai, dan berbagai printilan lainnya adalah tugas seksi tata rias dan busana. 

Mereka akan menampung segala ide dan masukan yang masuk dari anggota keluarga, kemudian mengurusnya hingga selesai. Termasuk pula menghubungi MUA yang akan merias keluarga pengantin. Apabila baju seragam keluarga pengantin itu disewa, panitia ini juga yang akan bertanggung jawab mengembalikannya ketika acara telah selesai digelar nantinya.

6. Bendahara

Dalam acara pernikahan, juga perlu adanya seseorang yang dipercaya untuk mencatat dan mengorganisir segala macam bentuk pengeluaran selama persiapan pernikahan dilakukan. Hal ini penting dilakukan agar kamu tetap bisa memantau budget pernikahan sehingga jelas apa-apa saja yang sudah dibelanjakan. Tak hanya itu saja, dengan melakukan pencatatan oleh bendahara, kamu juga bisa mengetahui apabila ada yang minus atau kekurangan dana sehingga pengeluaran akan lebih bisa terpantau. 

Bendahara juga perlu menyusun laporan keuangan untuk disampaikan kepada mempelai pengantin. Selain itu, ia juga bertanggung jawab mengawasi kotak uang hadiah dari para tamu, serta melakukan pembayaran kepada para vendor pernikahan sesuai dengan kesepakatan.

7. Sekretaris 

Dalam susunan kepanitiaan pernikahan, tugas sekretaris adalah mencatat notulen dalam setiap rapat yang  dilakukan. Kemudian, ia juga bertugas untuk membantu mempelai mendata nama-nama, alamat dan kontak para tamu yang akan diundang. Untuk selanjutnya mengetik nama-nama tersebut untuk undangan yang siap disebar. Sekretaris juga perlu mengkonfirmasi siapa saja tamu yang telah diundang. Ia juga akan berhubungan langsung dengan vendor undangan pernikahan terkait progress atau kesiapan undangan yang sudah dipesan.

7. Seksi keamanan 

Kamu juga akan membutuhkan beberapa orang untuk diberikan mandat menjaga keamanan saat acara berlangsung. Baik itu terkait izin-izin penyelenggaraan acara, memastikan ketersediaan lokasi parkir untuk para tamu undangan, serta memilih petugas keamanan yang akan menjaga acara tetap kondusif. Peran seksi keamanan dalam acara pernikahan juga tak boleh diremehkan. 

8. Seksi Penerima Tamu

Terakhir, yakni seksi penerima tamu. Tugasnya adalah menerima dan menyambut para tamu undangan yang hadir dan mengarahkannya ke dalam ruangan atau kursi tamu. Para penerima tamu juga perlu memilih orang-orang untuk diberikan tugas menjaga buku tamu. Dimana petugas buku tamu ini yang akan memastikan bahwa para tamu mengisi buku tamu sekaligus membagikan souvenir pernikahan kepada masing-masing mereka.  

Tips Membentuk Panitia Pernikahan yang Kompak

Foto: Sama Kita Organizer

Setelah kamu mengetahui seksi-seksi apa saja yang dibutuhkan dalam suatu kepanitian pesta pernikahan, selanjutnya penting juga untuk membentuk sebuah tim yang kompak agar dapat bekerjasama dengan baik. Berikut beberapa tipsnya!

• Posisikan masing-masing orang sesuai dengan keahliannya. Misalnya untuk seksi konsumsi, pilihlah orang-orang yang mengerti tentang masakan atau pernah memiliki pengalaman sebelumnya dalam mengurusi hal yang sama.

• Pilihlah orang-orang yang memiliki tanggung jawab dan loyalitas tinggi, agar kamu tidak kesulitan di kemudian hari. Jangan sampai kamu mempercayakan tugas penting ini kepada seseorang yang setengah-setengah dalam membantumu.

• Komunikasikan terlebih dahulu kepada mereka secara personal, sebelum kamu melibatkan sanak saudara atau sahabat ke dalam kepanitiaan pernikahanmu. Datang dan temuilah sekaligus bersilaturahmi, kemudian sampaikan maksudmu secara sopan. Kamu juga perlu paham dengan isyarat penolakan. Apabila yang bersangkutan merasa keberatan atau terbebani dengan tanggung jawab tersebut, mungkin mereka agak segan untuk menolak, tapi kamu perlu lebih peka dalam menangkap sinyal-sinyal penolakan tersebut.

• Jaga komunikasi yang baik dengan semua panitia, bila perlu lakukan rapat rutin agar semua hal dapat terpantau dengan baik, supaya tak ada elemen-elemen pernikahan yang tertinggal. Dengarkan saran dan pendapat dari panitia yang lain, serta kamu harus bijak dalam menyikapi apabila ada perbedaan yang terjadi. 

• Alangkah baiknya apabila kamu membentuk susunan panitia pernikahan dengan orang-orang yang sudah berpengalaman sebelumnya.

• Lakukanlah briefing terlebih dahulu sebelum acara dimulai, untuk memastikan persiapan pernikahan benar-benar sudah matang.

• Berikanlah apresiasi sekecil apapun atas usaha dan waktu yang telah dicurahkan oleh tim panitia pernikahanmu. Hal ini menunjukkan bentuk penghargaan kepada para pihak yang telah banyak membantumu.

• Jangan lupa lakukan evaluasi sebelum hari H ya! Supaya kamu bisa mengetahui sejauh mana persiapan pernikahanmu. Jika ada seseorang yang tidak mengerjakan tugas sesuai dengan tanggung jawab yang telah diberikan, maka kamu masih memiliki waktu untuk menggantinya agar tak menghambat kelancaran acara pernikahanmu nanti.

Nah, setelah membaca ulasan di atas apa kamu sudah punya gambaran tentang susunan panitia pernikahan yang ideal, dears? Contoh susunan kepanitiaan tersebut bisa kamu jadikan referensi untuk membentuk panitia acara pernikahanmu nanti. Kamu juga perlu membaca apa saja jobdesk wedding organizer agar tak tertukar fungsinya dengan panitia pernikahan. Demikianlah, semoga kamu tidak bingung lagi, ya!