Ada begitu banyak rangkaian untuk persiapan acara pernikahan, mulai dari persiapan pribadi hingga bertemu dengan para vendor pernikahan. Meeting dengan para vendor ini bisa mulai dilakukan beberapa bulan sebelum acara berlangsung hingga H-1 untuk persiapan finalnya. 

Jika biasanya meeting vendor dilakukan secara one on one untuk tiap kebutuhan yang berbeda, ada juga persiapan tahap akhir di mana kamu harus mengumpulkan seluruh vendor dan orang-orang yang memiliki job desk di hari-H. Pertemuan ini disebut dengan technical meeting. Untuk mengetahui apa sebenarnya technical meeting dan apa saja agendanya, berikut ini penjelasan selengkapnya untukmu. Simak lebih lanjut, yuk!

Mengenal technical meeting

Jika kamu tidak familier dengan dunia event, mungkin technical meeting adalah sebuah istilah yang asing. Jadi, technical meeting pernikahan adalah pertemuan untuk koordinasi terakhir yang dilakukan oleh calon pengantin bersama seluruh pihak yang terlibat dalam pelaksanaan acara, seperti wedding organizer, vendor dekorasi, katering, dokumentasi, hiburan, MUA, pihak venue, hingga keluarga inti atau penanggung jawab acara, dengan tujuan menyamakan eksekusi secara detail mengenai alur acara dan teknis pelaksanaannya pada hari-H.

Saat technical meeting ini, ada beberapa hal yang perlu dibahas secara rinci, seperti rundown acara dari awal hingga akhir, pembagian tugas dan tanggung jawab masing-masing pihak, alur keluar-masuk pengantin dan keluarga, penempatan vendor, waktu persiapan, teknis listrik dan sound system, penempatan dekorasi dan properti, simulasi prosesi penting seperti akad, pemberkatan, atau resepsi, hingga antisipasi kendala yang mungkin terjadi seperti keterlambatan, cuaca, atau perubahan teknis mendadak.

Kapan technical meeting dilakukan?

Technical meeting umumnya dilakukan 7 hingga 14 hari sebelum hari-H pernikahan saat seluruh konsep acara sudah final dan tidak ada lagi perubahan besar. Waktu ini dianggap ideal karena jika menggelar ketika terlalu jauh dari hari-H akan ada risiko terjadinya banyak revisi. Sementara itu, jika digelar terlalu dekat, persiapan menjadi terburu-buru dan kurang matang. 

Untuk pernikahan yang lebih kompleks, melibatkan banyak vendor, atau menggunakan venue besar, technical meeting kadang dilakukan dua kali, yaitu pertemuan awal untuk pemetaan teknis dan pertemuan terakhir 3 hingga 5 hari sebelum acara digelar sebagai konfirmasi akhir. Waktu pelaksanaannya biasanya dipilih di jam yang longgar, tidak terburu-buru, dan memungkinkan semua pihak fokus karena technical meeting bisa berlangsung cukup lama.

Dimana technical meeting dilakukan

Tempat paling ideal untuk technical meeting adalah di venue pernikahan itu sendiri karena seluruh pembahasan teknis dapat langsung disesuaikan dengan kondisi lapangan. Dengan begitu, semua pihak bisa melihat langsung tata ruang, jalur masuk, titik listrik, area dekorasi, hingga posisi sound system sehingga meminimalkan kesalahan interpretasi. 

Jika tidak memungkinkan, technical meeting dapat dilakukan di kantor wedding organizer, rumah pengantin, atau bahkan secara online. Namun, biasanya tetap disarankan melakukan site visit terpisah agar vendor bisa memahami kondisi venue secara nyata. Untuk pernikahan outdoor atau venue dengan banyak area, technical meeting di lokasi adalah hal yang sangat krusial.

Agenda yang dibahas

Agar lebih mudah dan terarah, kamu perlu mengetahui apa saja yang harus dibicarakan pada pertemuan kali ini. Berikut adalah beberapa agenda yang sebaiknya kamu bahas.

1. Rundown acara

Rundown acara menjadi pembahasan paling inti dalam technical meeting karena berfungsi sebagai peta waktu seluruh rangkaian acara dari awal hingga akhir. Setiap segmen akan dibahas secara rinci, mulai dari jam kedatangan vendor, persiapan pengantin, prosesi akad atau pemberkatan, sesi foto, hingga resepsi dan penutupan acara. 

Hal yang dibahas bukan hanya urutan saja, ya, durasi setiap sesi, siapa yang terlibat, serta transisi antar acara turut diperjelas agar tidak terjadi kekosongan waktu atau benturan agenda. Rundown ini biasanya disesuaikan kembali dengan kondisi venue, jumlah tamu, adat yang digunakan, serta kebutuhan keluarga sehingga benar-benar realistis dan dapat dijalankan di hari-H.

2. Pembagian tugas dan penanggung jawab

Technical meeting juga akan membahas siapa melakukan apa dan siapa yang bertanggung jawab atas setiap bagian acara. Mulai dari siapa yang mengatur jalannya acara dari MC dan wedding organizer, siapa yang mendampingi pengantin, siapa yang mengoordinasikan keluarga, hingga siapa yang menjadi kontak utama untuk vendor tertentu. 

Pembagian tugas ini merupakan hal yang penting untuk dilakukan supaya tidak terjadi saling menunggu atau bingung saat hari pelaksanaan. Adanya penanggung jawab yang jelas akan membantu supaya kendala yang muncul bisa ditangani oleh orang yang tepat tanpa mengganggu jalannya acara secara keseluruhan.

3. Teknis prosesi utama (akad/pemberkatan/resepsi)

Prosesi utama pernikahan akan dibahas secara sangat detail di pertemuan ini, termasuk urutan masuk pengantin dan keluarga, posisi duduk, alur prosesi adat atau agama, serta momen-momen sakral yang tidak boleh terganggu. Pada bagian ini biasanya dilakukan simulasi sederhana atau penjelasan visual agar semua pihak memahami perannya masing-masing. Detail kecil seperti kapan pengantin berdiri, duduk, berjalan, atau berpindah posisi juga dibahas agar dokumentasi dapat menangkap momen penting dengan baik dan acara berjalan khidmat serta tertib.

4. Penempatan vendor dan alur kerja di venue

Technical meeting juga membahas penempatan setiap vendor di area venue, seperti lokasi dekorasi utama, meja katering, area hiburan, photobooth, meja penerima tamu, serta jalur keluar-masuk vendor. Alur kerja vendor disesuaikan agar tidak saling mengganggu, misalnya jalur katering tidak bertabrakan dengan jalur pengantin atau tamu VIP. Pembahasan ini harus dilakukan untuk menjaga kenyamanan tamu, kelancaran pelayanan, serta keamanan selama acara berlangsung.

5. Teknis dekorasi, lighting, dan tata ruang

Pada poin ini, dekorasi dan tata ruang dibahas secara detail, termasuk area mana saja yang menjadi fokus utama, titik foto, pencahayaan di pelaminan, aisle, serta area tamu. Penyesuaian dekorasi dengan kondisi venue seperti tinggi plafon, akses listrik, dan kapasitas ruang juga perlu dikonfirmasi kembali. Technical meeting menjadi waktu terakhir untuk memastikan desain dekorasi yang direncanakan benar-benar bisa diwujudkan secara teknis dan sesuai ekspektasi tanpa mengganggu fungsi ruang.

6. Sound system, musik, dan hiburan

Teknis audio harus dibahas karena hal ini akan sangat memengaruhi kelancaran acara. Beberapa hal yang perlu dipastikan, yaitu kebutuhan mikrofon, penempatan speaker, musik pengiring prosesi, lagu-lagu khusus untuk momen tertentu, serta koordinasi antara MC, band, atau DJ. Selain itu, hal yang harus dicek adalah kemungkinan gangguan suara dan solusinya, termasuk cadangan teknis jika terjadi kendala. Semua ini bertujuan agar suara terdengar jelas, nyaman, dan mendukung suasana acara.

7. Dokumentasi foto dan video

Dalam technical meeting, tim dokumentasi akan mencocokkan rundown dengan kebutuhan pengambilan gambar. Mereka akan mencatat momen-momen wajib yang harus diabadikan, posisi kamera, akses fotografer ke area tertentu, serta waktu khusus untuk sesi foto keluarga dan pasangan. Koordinasi ini penting agar tidak ada momen penting yang terlewat dan dokumentasi dapat berjalan lancar tanpa mengganggu jalannya prosesi.

8. Alur tamu dan manajemen undangan 

Alur kedatangan dan pergerakan tamu juga akan dibahas di sini, mulai dari area parkir, penerima tamu, buku tamu, hingga jalur menuju tempat duduk. Untuk acara besar, biasanya akan ada pembahasan seputar pembagian sesi tamu atau pengaturan tamu VIP agar tidak terjadi penumpukan. Tujuannya adalah menciptakan pengalaman tamu yang nyaman dan tertib sejak datang hingga pulang.

9. Antisipasi kendala dan rencana cadangan

Salah satu fungsi penting technical meeting adalah membahas skenario jika terjadi hal di luar rencana, seperti hujan, keterlambatan pengantin, listrik padam, atau perubahan teknis secara mendadak. Setiap pihak diajak memahami rencana cadangan yang sudah disiapkan agar tidak panik saat situasi tersebut benar-benar terjadi. Harapannya, masalah dapat ditangani dengan cepat tanpa merusak suasana acara jika ada cadangan.

10. Finalisasi keputusan dan kesepakatan akhir

Di akhir technical meeting, seluruh hasil pembahasan dirangkum dan dikunci sebagai keputusan final yang akan dijalankan di hari pernikahan. Perubahan terakhir dicatat, kesepakatan ditegaskan kembali, dan semua pihak dipastikan memiliki pemahaman yang sama. Tahap ini sangat penting karena setelah technical meeting, biasanya tidak ada lagi perubahan besar agar eksekusi acara bisa berjalan maksimal dan minim risiko kesalahan.

Technical meeting merupakan hal yang sangat penting untuk dilakukan sebelum hari-H pernikahan. Pastikan semua vendor datang dan bisa saling sinkronisasi satu sama lain. Untuk membantumu mengoordinasikan hal ini, kamu juga bisa menggunakan jasa wedding organizer. Untuk daftar wedding organizer dan vendor lainnya yang bisa kamu aja bekerja sama, kamu bisa mengecek daftarnya di sini.

Cover | Foto: Pexels/Yan Krukau