Membuat acara pernikahan yang menyenangkan akan menjadi tantangan sendiri bagi calon pengantin. Pasalnya, ada ekspektasi tinggi yang harus disesuaikan dengan realita sehingga keduanya bisa berjalan beriringan. Susunan acara yang baik ini juga harus menyelaraskan antara keinginan pengantin dengan kebutuhan para tamu undangan yang akan datang. 

Walaupun terdengar menantang bukan berarti kamu tidak bisa mewujudkan pernikahan impianmu dengan susunan acara yang menyenangkan. Untuk membantumu menyusunnya, berikut ini beberapa do's and don'ts atau hal yang harus dilakukan dan jangan sampai dilakukan saat menyusun susunan acara pernikahan. Apa saja? Simak yuk selengkapnya!

Do’s menyusun acara pernikahan

Ada beberapa hal yang harus kamu catat saat akan menyusun acara pernikahan agar bisa maksimal. Berikut ini beberapa di antaranya.

1. Pertimbangkan waktu dan durasi

Pastikan acara pernikahanmu memiliki durasi yang ideal, tidak terlalu lama, tapi juga tidak terlalu cepat. Umumnya, pernikahan dengan durasi yang terlalu lama akan membuat pengantin maupun tamu merasa lelah dan bosan. Sementara itu, durasi yang terlalu cepat juga kurang bagus karena tidak memberikan cukup waktu untuk menikmati momen-momen penting. Sebaiknya, susun acara dengan mempertimbangkan waktu untuk prosesi upacara, sesi foto, makan, dan hiburan. Pertimbangkan juga apakah ada durasi untuk menyewa venue pernikahan.

2. Koordinasi dengan vendor

Komunikasi dengan vendor merupakan kunci suksesnya sebuah acara. Semua vendor, dari katering, dekorasi, hiburan, fotografi, dll. harus terkoordinasi dengan baik. Para vendor ini harus mengetahui  jadwal dan kebutuhan dengan detail sehingga saat acara berlangsung, semuanya bisa sinkron. Beri tahu mereka bukan hanya kapan waktu mulai, tapi juga jam berapa mereka sebaiknya sudah siap. Misalnya, jika ingin fotografer mengambil foto-foto persiapan saat pengantin makeup, berarti mereka sudah harus datang sebelum acara pernikahan dibuka.

3. Menggunakan jasa wedding organizer (WO)

Jika kamu merasa kesulitan untuk menyusun acara dan mempersiapkannya, wedding organizer atau WO akan membantumu dalam melakukannya. WO yang berpengalaman akan membantu mengatur jalannya acara dan menyelesaikan masalah yang mungkin muncul di hari-H. Mereka juga akan membantu dalam mengkoordinasi vendor dan memastikan semuanya berjalan sesuai dengan rencana sehingga kamu bisa lebih santai.

4. Pilih pemandu acara atau MC yang berpengalaman 

Pemandu acara atau MC akan menjadi seseorang yang memastikan acara demi acara akan terlewati dengan lancar dan menyenangkan. Ia juga yang akan membantu setiap sesi terlaksana sesuai dengan yang sudah dijadwalkan. Untuk itu, pilih MC berpengalaman yang memang mampu untuk membuat suasana lebih hidup, mampu mengatur acara, dan beradaptasi dengan situasi yang terjadi di venue pernikahan.

5. Buat rundown yang jelas dan detail

Susun rundown yang jelas, termasuk waktu mulai dan selesai setiap sesi acara, apa saja perlengkapan yang dibutuhkan, dan siapa yang akan bertanggung jawab. Berikan informasi ini kepada semua pihak yang terlibat, seperti vendor, WO, dan keluarga, agar semua orang tahu kapan dan apa yang harus dilakukan.

6. Selaraskan dengan tema pernikahan

Tema pernikahan merupakan sebuah hal yang menjadi landasan dalam menentukan hal-hal lain dalam pernikahan, termasuk susunan acara. Pastikan rundown yang sudah kamu susun mencerminkan tema yang dipilih. Misalnya, jika memilih tema pernikahan tradisional, berbagai prosesi adat harus dimasukkan ke dalam rundown. Contoh lain, jika memilih tema pernikahan intimate, waktu untuk saling bercerita dan berbaur berarti akan lebih banyak. Pastikan juga pemilihan musik, dekorasi, dan aktivitas yang sesuai. 

7. Pastikan transisi antar sesi lancar

Dari acara satu ke acara lainnya, ada transisi yang juga harus dipikirkan. Kamu juga harus merencanakan bagaimana caranya supaya transisi ini bisa berjalan dengan lebih lancar. Hindari jeda waktu yang terlalu lama antara satu sesi ke sesi lainnya yang akan membuat para tamu bosan karena harus menunggu. Namun, hindari juga melakukan transisi yang terlalu singkat yang akan membuat para tamu bingung dan terburu-buru.

8. Menyesuaikan dengan anggaran

Selain tema pernikahan, anggaran juga menjadi salah satu hal yang harus dijadikan acuan dalam menyusun acara pernikahan. Kamu mungkin ingin mengundang penyanyi papan atas ke pernikahan untuk menjadi pengisi puncak acara, tapi jika memang budget belum cukup, kamu bisa menyesuaikannya dengan mencari penyanyi lain atau mengganti puncak acara dengan sesi lainnya yang tak kalah seru.

9. Siapkan rencana cadangan

Buatlah susunan acara yang kemungkinan terlaksananya besar dengan teknis yang mudah dilakukan. Jika tidak, siapkan untuk adanya rencana cadangan. Misalnya, jika ada banyak aktivitas yang dilakukan di venue luar ruangan, kamu harus menyediakan rencana B apabila terjadi perubahan cuaca. Contoh lainnya, jika kamu ingin menambahkan pengisi acara tertentu, tapi ia baru bisa mengonfirmasi saat mendekati acara, sebaiknya cari opsi lainnya supaya tidak panik jika ternyata ia tidak bisa hadir.

10. Lakukan rehearsal

Untuk memastikan semua acara berjalan dengan lancar, lakukan rehearsal atau gladi resik. Rehearsal bisa dilakukan untuk memastikan apakah waktu yang disediakan sudah cukup dan bagaimana kira-kira yang dirasakan oleh tamu. Hal yang satu ini juga penting untuk mengidentifikasi adanya potensi masalah dan memberikan kesempatan kepada semua pihak untuk memahami peran masing-masing selama acara berlangsung. 

Dont’s saat menyusun acara pernikahan

Ada beberapa hal yang harus dilakukan, ada juga berbagai hal yang harus dihindari supaya pernikahan bisa berjalan dengan lebih lancar. Berikut ini beberapa hal yang sebaiknya jangan dilakukan.

1. Jangan membuat acara terlalu kaku

Meskipun kamu mungkin membuat acara dengan konsep yang formal, usahakan untuk membuat susunan acaranya tidak terlalu kaku. Acara seperti ini hanya akan membuat para tamu merasa tidak nyaman dan cepat bosan. Cobalah untuk menciptakan suasana yang lebih santai dan akrab sehingga para tamu pun bisa menikmati acara tanpa merasa tertekan. Suasana yang hangat juga akan membuat para tamu merasa lebih menjadi bagian dari acara pernikahanmu.

2. Jangan terlalu banyak aktivitas

Berbagai aktivitas yang dimasukkan ke dalam acara akan membuat pernikahan terasa lebih menyenangkan. Namun, jika terlalu banyak aktivitas yang dimasukkan, baik pengantin dan tamu bisa cepat merasa lelah. Pilih beberapa aktivitas utama saja yang bermakna dan relevan dengan tema atau tradisi dalam pernikahan.

3. Jangan terlalu mengandalkan teknologi

Kini ada banyak hal yang bisa dilakukan dengan teknologi untuk membuat acara lebih menyenangkan dan menarik. Namun, usahakan hindari ketergantungan dengan hal yang satu ini karena ada kemungkinan terjadinya masalah teknis yang akan terjadi. Selain mempersiapkan hal yang satu ini, usahakan untuk tetap menyediakan alternatif jika terjadi masalah teknis agar acara bisa tetap berjalan dengan lancar.

4. Jangan melupakan hal detail

Saat mempersiapkan susunan acara, biasanya para calon pengantin hanya akan fokus dengan acara besar saja tanpa menguraikannya menjadi hal yang lebih detail padahal hal yang satu ini sangat penting. Selain waktu dan jadwal, perhatikan juga bagaimana penempatan tamu atau tata letak tempat duduk yang akan memengaruhi bagaimana acara akan berjalan.

5. Jangan mengubah rencana secara mendadak

Usahakan untuk mengikuti jadwal yang sudah dipersiapkan dengan detail. Persiapan juga perlu dilakukan dengan penuh perhitungan beserta alternatifnya. Hindari untuk mengubah rencana secara dadakan apalagi ketika sudah sangat mendekati atau bahkan ketika hari-H. Perubahan yang dilakukan secara mendadak akan memengaruhi banyak hal, seperti berbagai pihak yang akan bingung, panik, dan acara yang akan terganggu. Jika harus dilakukan pun, pastikan wedding organizer bisa menangani hal ini dengan baik.

6. Jangan mengabaikan waktu istirahat

Meskipun hanya berlangsung dalam waktu sehari, kegiatan yang dilakukan akan tetap menguras tenaga sehingga tetap harus ada waktu istirahat yang cukup agar pengantin dan tamu tidak tumbang. Sisipkan waktu istirahat ini misalnya di saat transisi dari satu acara ke yang lainnya sehingga semua pihak bisa menikmati momen-momen di antara sesi utama.

7. Jangan terlalu banyak bicara

Biasanya akan ada banyak sesi yang membuat pengantin atau pihak lain harus berbicara atau berpidato. Usahakan untuk membuat sesi ini tidak terlalu panjang karena para tamu yang datang biasanya akan bosan. Antusiasme pun bisa berkurang. Untuk mengurangi hal ini juga, kamu harus membuat pidato yang bisa membuat tamu ingin terus menyimak hingga akhir.

8. Jangan lupa mengecek ketepatan waktu

Jangan menganggap remeh jika ada satu sesi yang mengalami molor atau keterlambatan. Keterlambatan satu acara ini akan memengaruhi keseluruhan jadwal acara. Pilih koordinator atau time keeper yang bisa menjadi pengontrol jadwal ini. Ia akan memberikan tanda apabila waktu akan habis dan acara harus berlanjut ke sesi selanjutnya.

9. Jangan terpaku pada tren

Setiap tahun atau bahkan setiap bulan akan ada tren yang berbeda untuk pernikahan. Banyak wedding organizer yang akan menawarkan memasukkan elemen yang sedang ngetren ini untuk membuat acara lebih seru. Tentu saja kamu bisa mempertimbangkannya. Namun, kamu tidak harus selalu mengikutinya juga. Tetap usahakan untuk membuat acara yang bisa mencerminkan kepribadian dan karaktermu dan pasangan.

10. Jangan abaikan feedback dari orang lain

Biasanya selama proses mempersiapkan pernikahan dan menyusun acara, kamu juga akan banyak berdiskusi dengan orang-orang terdekat. Pada saat itu, mereka akan memberikan berbagai feedback yang membangun. Mereka akan memberikan masukan dari sudut pandang yang berbeda dan berdasarkan pengalaman pula sehingga kamu bisa mempertimbangkan masukan ini jika ingin membuat acara pernikahan semakin maksimal. 

Menyusun acara pernikahan akan menjadi sebuah langkah menyenangkan yang bisa dilakukan dengan pasangan dan wedding organizer. Untuk mendapatkan susunan yang maksimal, jangan lupakan beberapa do’s and don’ts yang sudah disebutkan, ya.

Foto cover: Pexels/Emma Bauso