Wedding expo atau pameran pernikahan seperti WeddingMarket Fair merupakan salah satu langkah yang bisa diambil ketika mempersiapkan pernikahan. Pasalnya, di sana calon pengantin bisa bertemu langsung dengan berbagai vendor dan mengobrol dengan mereka. Bahkan, jika sudah menentukan vendor yang diinginkan, para pasangan juga bisa mendapatkan diskon ketika melakukan transaksi di event ini.
Namun, biasanya ada banyak vendor yang harus dikunjungi oleh calon pengantin sehingga waktu yang diperlukan pun akan cukup banyak jika ingin bisa mendapatkan informasi yang lengkap. Jika kamu dan pasangan memiliki berbagai kesibukan yang padat, ada baiknya mengalokasikan waktu dengan efisien sehingga kunjungan kalian ke wedding expo bisa lebih maksimal. Bagaimana caranya? Simak yuk selengkapnya!
Waktu ideal untuk mengunjungi wedding expo
Sebelum membahas tips mengoptimalkan kunjungan di wedding expo, yuk, simak dulu berapa lama waktu ideal untuk mengunjungi acara ini. Waktu ini akan berbeda antara satu pasangan dengan yang lain, tergantung kebutuhan saat mengunjungi acara.
Jika ingin sekadar melihat-lihat atau mencari inspirasi - Waktu ideal: 1,5 sampai 2 jam
Sebenarnya tidak ada batasan seberapa lama kamu bisa mengunjungi jika hanya ingin melihat-lihat atau mencari inspirasi. Namun, kamu bisa menghabiskan waktu antara 1,5 hingga 2 jam. Waktu ini cocok untuk pasangan yang baru akan memulai persiapan dan belum memiliki vendor impian apapun. Waktu yang tersedia cukup untuk melihat booth dekorasi, venue, gaun, dan mengambil brosur. Jika memiliki tujuan ini, kamu bisa memfokuskan waktu di area vendor besar atau vendor yang visualnya menarik untuk mendapatkan inspirasi.
Jika sudah memiliki vendor prioritas - Waktu ideal: 2,5 sampai 4 jam
Waktu ini akan cukup apabila kamu dan pasangan sudah datang dengan tujuan yang serius dan ingin bertanya-tanya tentang detailnya. Kamu bisa mengunjungi 8 vendor dan menghabiskan waktu selama 15 hingga 20 menit untuk setiap vendor. Selama waktu ini, kamu dan pasangan bisa menanyakan harga, promo, hingga melihat portofolio. Untuk menghemat waktu, kamu bisa melihat-lihat terlebih dahulu apa saja vendor yang akan hadir di wedding expo yang akan kamu kunjungi dan menyiapkan daftarnya.
Jika kamu ingin langsung booking di tempat - Waktu ideal: 3 sampai 5 jam
Jika kamu sudah yakin dengan beberapa vendor pilihanmu setelah melakukan riset, kamu bisa mengunjungi booth vendor dan kembali menanyakan hal-hal yang masih membuatmu penasaran. Meskipun sudah melakukan riset, kamu juga tetap akan membutuhkan waktu untuk melakukan negosiasi, melihat kontrak, dan mungkin melakukan konsultasi kecil. Pastikan kamu dan pasangan sudah berdiskusi mengenai vendor pilihan sehingga tidak perlu kembali debat panjang selama di lokasi.
Tips efisien datang ke wedding expo dalam waktu singkat
Jika sudah memutuskan berapa lama dan kapan kamu akan datang ke wedding expo, berikut ini adalah cara yang efisien jika waktu yang kamu miliki cukup singkat.
1. Buat daftar prioritas sebelum datang
Wedding expo biasanya dipenuhi ratusan vendor dengan berbagai kategori, dari venue, katering, dekorasi, WO, baju pengantin, hingga suvenir dan undangan. Kalau kamu datang tanpa rencana, besar kemungkinan kamu akan terdistraksi oleh banyaknya pilihan dan malah kehabisan waktu untuk hal yang sebenarnya penting.
Tentukan tahap pernikahanmu, apakah kamu baru mulai mencari venue atau tinggal mencari undangan dan dokumentasi?
Buat daftar 3 hingga 5 jenis vendor yang paling penting untuk kamu temui di wedding expo.
Cek website atau Instagram wedding expo untuk mencari tahu siapa saja vendornya. Tandai yang kamu minati.
Urutkan berdasarkan urgensi dan paling penting.
2. Datang di waktu yang sepi
Selain mempertimbangkan durasi kunjungan, penting juga untuk mengetahui waktu yang tepat datang ke wedding expo agar kunjunganmu lebih efektif dan maksimal.
Hari Jumat pagi atau siang yang biasanya lebih sepi sehingga kamu bisa bergerak lebih leluasa. Vendor pun masih ramah dan tidak terburu-buru melayani. Untuk jamnya, kamu bisa datang pada pukul 10.00 hingga 14.00 atau langsung saat pameran dibuka. Hindari jam 16.00 ke atas di hari Sabtu dan Minggu karena ramai dan vendor sudah mulai kelelahan.
3. Simpan semua informasi secara digital
Sebaiknya jangan terlalu mengandalkan brosur atau katalog cetak karena barang-barang fisik ini akan membuat tas terasa berat dan penuh. Kertas-kertas juga akan rawan tercecer dan malah hilang ketika dibutuhkan. Untuk menghindari hal tersebut, kamu bisa menggunakan handphone untuk menyimpan informasi penting, seperti foto booth vendor dengan nama dan logo yang jelas, pricelist, bonus, dan promo yang mereka tawarkan.
Simpan nomor WhatsApp dan IG di kontak. Gunakan aplikasi note untuk mencatat hal-hal penting setelah kalian berdiskusi dengan vendor. Dengan memanfaatkan teknologi ini, catatanmu pun akan lebih rapi, bisa diakses kapan saja, dan lebih mudah jika perlu membandingkan antara satu vendor dengan yang lain.
4. Siapkan pertanyaan penting sebelum mengunjungi wedding expo
Waktu yang kamu miliki untuk mengobrol dengan beberapa vendor terbatas sehingga akan lebih efisien jika kamu sudah mempersiapkan pertanyaan yang sudah kamu susun dari rumah. Berikut ini contoh pertanyaan yang bisa kamu ajukan ke masing-masing vendor.
Wedding organizer (WO)
Berapa kali koordinasi yang termasuk dalam paket WO ini? Apakah bisa dilakukan online?
Apakah tim WO di hari-H akan sesuai dengan yang mendampingi kami selama proses persiapan?
Apakah WO ini pernah menangani wedding dengan tema [sebut tema pernikahanmu], dan bagaimana kalian mengeksekusinya?
Venue pernikahan
Berapa kapasitas maksimal venue jika kami memilih tata letak round table dibandingkan dengan konsep standing party?
Apakah penggunaan vendor rekanan bersifat wajib, atau kami diperbolehkan membawa vendor pilihan sendiri?
Bagaimana kebijakan refund dan reschedule jika ada kondisi darurat seperti hujan atau force majeure?
Katering
Apa menu andalan kalian yang paling disukai tamu dalam acara pernikahan dan yang cocok untuk semua usia?
Berapa jumlah porsi yang disiapkan untuk jumlah tamu yang kami bayarkan?
Jika ada tamu vegetarian atau dengan alergi makanan, apakah bisa disiapkan menu khusus?
Dekorasi
Apakah harga sudah termasuk bunga asli dan instalasi di malam sebelumnya?
Apa batasan dekorasi untuk venue indoor/outdoor seperti yang kami pilih?
Apakah saya bisa request kombinasi dua tema sekaligus, misal rustic dengan sentuhan glam?
Baju pengantin
Berapa kali fitting yang akan saya lakukan untuk paket sewa atau custom ini?
Jika saya ingin modifikasi bagian tertentu dari gaun, seperti lengan atau veil, apakah bisa?
Apa rekomendasi gaun yang cocok untuk bentuk tubuh [sebut bentuk tubuhmu] dengan tema pesta kami?
Fotografer/videografer
Apakah kalian lebih banyak mengambil foto secara candid atau direct pose untuk pasangan yang grogi difoto?
Dalam paket ini, berapa jumlah fotografer dan alat yang disediakan (drone, lighting, dll)?
Kapan hasil full album dan video akan selesai dan dalam bentuk apa saja kami menerimanya?
5. Datang berdua atau bertiga saja
Datang ke wedding expo dengan terlalu banyak orang bisa membuatmu sulit fokus dan terlalu banyak pertimbangan dari berbagai pihak. Ajak pasanganmu atau satu orang sahabat/keluarga yang benar-benar kamu percayai. Dengan begitu, kamu bisa berbagi tugas seperti siapa yang akan mendengarkan penjelasan dari vendor dan mengajukan pertanyaan, siapa yang mencatat, dan siapa yang memotret. Semakin sedikit orang, perbedaan pendapat dan debat yang tidak perlu pun bisa dihindari.
6. Siapkan dana dan data untuk booking di tempat
Banyak vendor memberikan penawaran eksklusif di pameran, seperti potongan harga, bonus produk atau jasa, atau tambahan layanan gratis. Kalau kamu sudah yakin dengan vendor tersebut, jangan ragu untuk booking di tempat, tapi pastikan kamu sudah membawa data lengkap berisi tanggal, jumlah tamu, lokasi, hingga budget kasar.
Pastikan kamu dan pasangan sudah berdiskusi sebelum ke pameran. Untuk pembayaran DP, kamu bisa membawa kartu kredit, debit, atau menyediakan saldo di e-wallet. Jika belum yakin 100%, mintalah kontak vendor dan tanyakan apakah promo bisa di-hold beberapa hari.
7. Buatlah sistem penilaian cepat
Setelah bertemu dengan beberapa vendor, kamu mungkin akan bingung dan mulai lupa mana yang terbaik. Untuk mengatasi hal ini, buat sistem penilaian cepat berdasarkan beberapa hal berikut:
Harga → Apakah sesuai budget?
Pelayanan → Ramah, komunikatif, informatif?
Visual dan portofolio → Estetika booth, hasil foto, testimoni klien sebelumnya.
Promo dan bonus → Apakah menarik dan sesuai kebutuhan?
Contoh tabel penilaian
Vendor | Harga (1–5) | Pelayanan (1–5) | Portofolio (1–5) | Promo (1–5) | Total |
ABC Venue | 4 | 5 | 4 | 3 | 16 |
Happy Photo | 3 | 4 | 5 | 4 | 16 |
8. Ambil foto dan video sebanyak mungkin
Saat kamu keliling wedding expo, visual booth vendor biasanya akan menggambarkan kualitas dan gaya mereka. Dokumentasikan sebanyak mungkin:
Nama vendor + foto booth
Dekorasi mereka (bisa jadi inspirasi untuk dekor pernikahanmu)
Sample makanan katering
Contoh undangan dan suvenir
Gunakan fitur album di galeri HP, beri nama “Wedding Expo-tanggal”. Kamu juga bisa meminta izin untuk merekam selama vendor menjelaskan penawaran mereka.
9. Fokus pada kualitas daripada kuantitas
Kamu tidak perlu melihat semua booth. Fokuskan waktu untuk benar-benar ngobrol dengan vendor yang paling kamu butuhkan dan luangkan waktu 10 sampai 15 menit per vendor untuk diskusi yang berkualitas. Daripada mampir sebentar-sebentar ke 20 booth tanpa hasil, lebih baik duduk ngobrol dengan 5 vendor yang potensial dan mendapatkan penawaran atau gambaran yang jelas.
10. Lakukan follow up setelah pulang
Begitu sampai rumah atau maksimal keesokan harinya, segera hubungi vendor yang kamu minati untuk menanyakan ulang hal yang belum jelas, menegosiasi harga atau bonus, menjadwalkan meeting atau test food dan fitting.
Hal ini sebaiknya cepat dilakukan karena beberapa vendor akan membatasi promo hanya beberapa hari setelah expo. Jika kamu menunda, kamu bisa kehilangan slot atau tanggal impianmu. Kirim pesan WhatsApp dengan format yang rapi, sertakan nama kamu dan info saat kamu ketemu mereka di expo.
Wedding expo memang bisa jadi lautan informasi yang membingungkan, apalagi kalau kamu datang tanpa rencana. Namun, dengan persiapan yang matang, kamu bisa menjelajah dengan cepat, efisien, dan tetap maksimal mendapatkan vendor terbaik sesuai kebutuhan dan gaya pernikahanmu.
Kalau kamu sedang mencari pameran yang lengkap, jangan lewatkan WeddingMarket Fair 2025 pada 25–27 April 2025 di Balai Kartini, Jakarta! Temui ratusan vendor pilihan, dapatkan promo eksklusif, dan wujudkan pernikahan impianmu. Segera daftar gratis di loket.com sebelum kuotanya habis, ya!