Wedding organizer akan sangat banyak membantu dalam mempersiapkan hingga mengeksekusi acara pernikahan. Pengantin yang sibuk bisa lebih santai dengan adanya mereka. Namun, beberapa pengantin mungkin memilih untuk tidak menggunakan jasa wedding organizer demi menghemat budget atau ingin mewujudkan pernikahan yang memiliki tema sangat spesifik, seperti konsep DIY.
Meskipun bisa dipersiapkan sendiri, hal ini tentu akan sangat merepotkan. Oleh sebab itu, tak ada salahnya jika kamu ingin menggunakan jasa dari teman-teman dan keluarga terdekat untuk membuat panitia pernikahanmu sebagai pengganti wedding organizer. Kira-kira berapa orang yang dibutuhkan dan apa saja yang harus mereka lakukan? Simak penjelasan selengkapnya berikut ini, yuk!
1. Koordinator utama atau ketua panitia
Koordinator utama adalah sosok paling penting dalam pernikahan tanpa WO karena dia bertugas sebagai “otak” dari seluruh persiapan dan pelaksanaan acara. Orang ini akan menjadi pusat komunikasi antara semua bagian panitia, vendor, dan keluarga besar. Tugas utamanya adalah memastikan bahwa semua pekerjaan berjalan sesuai timeline, semua kebutuhan terpenuhi tepat waktu, dan tidak ada bagian yang saling tumpang tindih.
Koordinator juga harus siap menjadi pengambil keputusan secara cepat jika terjadi hal tak terduga, seperti hujan di acara outdoor, listrik mati, atau perubahan jadwal mendadak. Karena perannya yang sangat krusial, sebaiknya posisi ini diisi oleh orang yang tegas, teliti, dan memiliki kemampuan manajerial yang baik. Biasanya saudara kandung, sepupu, atau sahabat yang dipercaya dan mengenal karakter kedua pengantin. Dengan adanya satu figur ini, komunikasi akan lebih efisien dan potensi kekacauan bisa dikurangi.
2. Sekretaris dan bendahara
Sekretaris dan bendahara berperan seperti “administrasi kantor” dalam sebuah proyek pernikahan. Sekretaris bertugas mencatat semua hal penting, mulai dari daftar vendor yang digunakan, jadwal fitting baju, hari pengambilan suvenir, rundown acara, hingga siapa saja anggota panitia yang bertugas di hari-H. Ia juga menjadi pengingat agar tidak ada tahapan yang terlewat.
Sementara itu, bendahara bertanggung jawab mengatur keuangan secara rinci dan transparan, mulai dari perencanaan anggaran awal, pembayaran DP vendor, hingga pencatatan setiap pengeluaran kecil seperti ongkos antar jemput barang. Jika ada sumbangan dari keluarga, bendahara juga mencatat penerimaan dan penggunaannya. Kolaborasi antara sekretaris dan bendahara membuat semua administrasi lebih tertata rapi, menghindari kekeliruan finansial, serta membantu pengantin mengevaluasi penggunaan dana setelah acara selesai. Oleh sebab itu, bendahara adalah orang yang benar-benar harus bisa dipercaya.
3. Tim dekorasi dan tata ruang
Dalam pernikahan tanpa WO, tim dekorasi biasanya menjadi salah satu bagian paling sibuk. Mereka bertugas mewujudkan konsep visual yang diinginkan pengantin, apakah itu rustic, garden, tradisional, glamor, atau minimalis. Tim ini perlu membuat rencana tata ruang (layout) seperti letak pelaminan, jalur masuk tamu, meja makan, area photobooth, dan tempat musik. Jika pengantin tidak menyewa dekorator profesional, panitia bisa memanfaatkan orang yang memiliki selera seni dan kreativitas tinggi, misalnya teman yang gemar membuat dekorasi DIY.
Mereka juga harus menyiapkan perlengkapan seperti bunga, kain backdrop, lampu, serta perlengkapan kecil seperti pita atau vas. Selain menata sebelum acara, mereka juga perlu hadir setelah acara untuk membereskan properti. Tim ini harus memiliki kemampuan koordinasi baik dengan tim transportasi dan kebersihan agar semua barang mudah dipasang dan dibongkar.
4. Tim dokumentasi
Dokumentasi adalah bagian yang akan menyimpan kenangan pernikahan seumur hidup. Tim ini bisa terdiri dari fotografer profesional atau teman yang memang mahir di bidang fotografi dan videografi. Mereka harus memahami alur acara agar tahu kapan momen penting terjadi, seperti prosesi akad, pengantin masuk venue, atau lempar buket.
Penting juga bagi tim dokumentasi untuk membuat daftar “shot list”, yaitu daftar momen dan orang yang harus difoto agar tidak ada yang terlewat. Selain itu, mereka sebaiknya datang lebih awal untuk melakukan pengecekan pencahayaan dan posisi terbaik. Dalam acara besar tanpa WO, tim dokumentasi juga perlu bekerja sama dengan koordinator acara dan MC agar setiap momen berjalan sinkron, terutama saat sesi foto keluarga atau tamu.
5. Tim konsumsi dan katering
Bagian konsumsi adalah jantung kenyamanan tamu undangan. Tim ini mengurus semua hal terkait makanan dan minuman, mulai dari pemesanan catering, mengecek kualitas rasa, memastikan jumlah porsi cukup, hingga memastikan makanan tersaji hangat dan fresh. Jika menggunakan jasa catering profesional, panitia konsumsi tetap perlu berkoordinasi mengenai waktu pengantaran, lokasi penyajian, serta menu tambahan untuk panitia dan keluarga.
Jika memasak secara gotong royong, tim ini akan lebih sibuk. Mereka harus memastikan bahan belanja sudah cukup, dapur tertata, dan jadwal memasak tidak bertabrakan dengan waktu acara. Tim konsumsi juga harus memperhatikan detail kecil seperti ketersediaan alat makan, air mineral, serta makanan ringan bagi tamu yang datang lebih awal. Setelah acara, mereka pun harus membantu membereskan sisa makanan agar tidak berserakan.
6. Tim resepsionis dan penerima tamu
Tim ini menjadi wajah pertama yang menyambut tamu sehingga harus terdiri dari orang-orang yang sopan, ramah, dan komunikatif. Mereka bertugas menerima tamu di meja depan, membantu menuliskan nama di buku tamu, mengarahkan ke tempat duduk, serta mengatur alur pemberian amplop atau suvenir.
Dalam acara besar, tim resepsionis biasanya dibagi dua, satu bagian untuk penerimaan tamu umum dan satu bagian untuk tamu VIP atau keluarga. Agar alur tidak macet, mereka juga perlu bekerja sama dengan tim keamanan untuk mengatur antrean masuk dan keluar. Selain itu, tim ini bisa sekaligus bertanggung jawab dalam pembagian suvenir, memastikan semua tamu mendapat bagian yang sama tanpa kekurangan. Sikap hangat dari tim resepsionis akan meninggalkan kesan menyambut dan menyenangkan bagi tamu yang hadir.
7. Tim sound system dan musik
Musik dan suara yang jernih akan menciptakan suasana yang hidup dalam acara pernikahan. Tim ini bertanggung jawab memastikan semua perangkat seperti mikrofon, speaker, mixer, dan alat musik berfungsi baik. Sebelum acara dimulai, mereka harus melakukan uji coba (sound check) agar tidak terjadi gangguan teknis seperti suara pecah, feedback, atau alat mati mendadak. Jika pengantin menggunakan band, penyanyi, atau DJ, tim ini juga harus mengatur jadwal tampil dan menyesuaikannya dengan rundown acara.
Selain itu, tim sound system perlu bekerja sama dengan MC agar transisi antar segmen, misalnya dari sambutan ke hiburan berlangsung dengan smooth. Mereka juga harus selalu standby selama acara untuk menangani masalah teknis secepat mungkin.
8. Tim acara
Tim acara atau yang sering disebut stage management berperan menjaga ritme dan alur acara agar sesuai rencana. Mereka memegang rundown utama dan memastikan setiap sesi dimulai serta diakhiri tepat waktu. MC menjadi ujung tombak yang memandu acara dengan gaya bicara yang menarik dan sopan.
Di sisi lain, pengatur jalannya acara mengoordinasikan kapan musik dinyalakan, kapan tamu diarahkan untuk foto, atau kapan pengantin bersiap untuk prosesi tertentu. Jika tidak ada WO, kerja sama antara MC, tim musik, dokumentasi, dan koordinator utama sangat penting agar tidak ada bagian yang terlambat atau terlewat. Tim acara yang solid akan membuat pernikahan berjalan lancar, berkesan, dan tidak membosankan.
9. Tim transportasi
Pernikahan tanpa WO biasanya membutuhkan tim transportasi dan logistik yang kuat karena semua keperluan diurus secara mandiri. Mereka bertanggung jawab mengatur transportasi pengantin, keluarga inti, dan panitia, serta mengangkut barang-barang penting seperti dekorasi, pakaian, kursi, meja, atau alat makan. Tim ini juga memastikan semua perlengkapan tiba tepat waktu di lokasi acara dan siap digunakan.
Setelah acara selesai, mereka bertugas mengembalikan barang sewaan dan memastikan tidak ada yang tertinggal. Koordinasi dengan tim dekorasi, konsumsi, dan kebersihan sangat penting agar perpindahan barang berlangsung efisien. Mereka juga harus memiliki daftar barang bawaan (checklist logistik) agar tidak ada perlengkapan yang hilang.
10. Tim keamanan dan kebersihan
Tim keamanan bertugas menjaga ketertiban di lokasi acara. Mereka akan mengatur area parkir, membantu tamu menemukan tempat duduk, serta mengawasi agar tidak ada barang tamu atau pengantin yang hilang. Selain itu, mereka juga membantu menenangkan situasi jika terjadi hal yang tidak diinginkan, seperti tamu yang terlalu ramai atau anak kecil yang berlarian di area penting.
Sementara itu, tim kebersihan bertanggung jawab menjaga area agar selalu rapi dan nyaman. Mereka bertugas membersihkan meja makan, mengangkut sampah, serta memastikan tidak ada sisa makanan yang berserakan. Setelah acara selesai, tim ini akan membantu proses pembongkaran dan memastikan tempat kembali dalam kondisi bersih. Meski sering dianggap remeh, peran mereka justru sangat penting dalam menjaga kesan acara dan kenyamanan tamu.
Kamu mungkin akan lebih fleksibel mengatur pernikahan sesuai dengan keinginan jika tanpa wedding organizer. Namun, jangan lupa bahwa ada begitu banyak hal yang harus kamu lakukan sendirian. Untuk itu, sebaiknya buat panitia kecil-kecilan yang terdiri dari beberapa orang yang sudah disebutkan.
Jika kamu berubah pikiran dan ingin menggunakan jasa wedding organizer yang terpercaya, jangan lupa untuk mengecek rekomendasinya di sini.
Cover | Foto via Kiki Catering