Semua pasangan pengantin menginginkan acara pernikahannya berjalan dengan lancar. Bahkan, untuk memastikan hal ini, banyak pasangan yang mempersiapkan acara jauh-jauh hari. Namun, kadang-kadang apa yang terjadi di hari-H tetap ada yang tidak terprediksi karena biasanya kita akan lebih fokus terhadap hal-hal besar, seperti mempersiapkan catering yang enak atau dekorasi yang indah. Namun, kemungkinan adanya dekorasi yang tiba-tiba rusak atau terlalu banyak tamu yang datang sehingga catering kurang bisa saja terjadi.
Meskipun hal-hal darurat tersebut di luar prediksi, kamu tetap bisa mempersiapkan beberapa hal berdasarkan yang sudah sering terjadi di pernikahan-pernikahan sebelumnya berikut ini. Simak juga cara untuk mengatasinya sehingga tidak ada gangguan berarti selama acara berlangsung. Apa saja? Berikut penjelasan selengkapnya.
1. Cuaca buruk seperti hujan dan angin
Cuaca adalah faktor paling tidak bisa diprediksi, terutama untuk pernikahan outdoor. Jika hujan deras datang tiba-tiba, pesta tentunya akan terganggu. Oleh sebab itu, kamu harus menyiapkan plan-B seperti menyewa tenda yang cukup besar, menyediakan payung untuk tamu, atau bahkan booking ruangan indoor di lokasi yang sama sebagai rencana cadangan. Jika cuaca panas terik, sediakan kipas angin besar, AC portable, atau kipas tangan sebagai suvenir. Dengan begitu, tamu akan tetap merasa nyaman meski kondisi cuaca tidak bersahabat. Jangan lupa untuk cek prakiraan cuaca seminggu dan sehari sebelum acara agar panitia bisa segera mengantisipasi perubahan mendadak.
2. Listrik mati
Listrik yang padam saat acara berlangsung bisa membuat semua suasana kacau, musik berhenti, lampu mati, bahkan dekorasi yang menggunakan pencahayaan khusus akan ikut terganggu. Solusi darurat yang bisa dilakukan adalah dengan menyewa genset cadangan yang siap digunakan setiap saat. Pihak vendor dekorasi dan sound system juga harus diberi tahu soal keberadaan genset ini agar mereka bisa segera menghubungkannya jika listrik mati. Selain itu, pastikan ada teknisi listrik yang stand by di lokasi. Tanpa langkah antisipasi ini, suasana bisa berubah dari pesta meriah tiba-tiba menjadi gelap gulita dan sunyi yang tentu akan mengecewakan pasangan pengantin dan tamu undangan.
3. Gangguan pada busana pengantin
Baju pengantin adalah simbol penting dalam acara sehingga kerusakan sekecil apapun bisa menjadi masalah besar. Contohnya, resleting macet, kancing copot, rok robek, atau make-up yang luntur. Siapkan emergency kit yang berisi jarum dan benang, peniti, lem kain instan, double tape, hingga make-up cadangan. Orang terdekat seperti bridesmaid atau keluarga inti harus tahu di mana emergency kit ini disimpan agar bisa segera membantu saat terjadi sesuatu. Dengan begitu, pengantin tidak perlu panik jika ada masalah pada busana atau penampilan.
4. Keterlambatan vendor
Vendor seperti catering, fotografer, atau MUA bisa terlambat datang karena macet atau kendala teknis lain. Untuk mengatasi hal ini, buatlah buffer time dalam rundown acara, misalnya memberi waktu cadangan 1 hingga 2 jam sebelum acara utama dimulai. Pastikan juga kamu memiliki kontak darurat dari setiap vendor, termasuk nomor cadangan jika HP utama mereka tidak bisa dihubungi. Lebih baik lagi, pilih vendor yang memang memiliki reputasi baik dalam hal ketepatan waktu. Dengan begitu, keterlambatan mereka tidak akan mengganggu keseluruhan rangkaian acara.
5. Masalah kesehatan pengantin atau tamu
Kelelahan, pusing, atau bahkan pingsan bisa saja terjadi, baik pada pengantin maupun tamu. Untuk mengatasi hal ini, siapkan kotak P3K berisi obat sakit kepala, obat maag, minyak angin, plester, hingga air mineral. Jika acara berskala besar dan digelar lama, kamu bisa mempertimbangkan adanya tim medis kecil atau perawat yang stand by di venue. Untuk pengantin, usahakan tidak terlalu banyak mengonsumsi makanan atau minuman yang bisa memicu sakit perut sebelum acara. Dengan adanya antisipasi kesehatan ini, acara akan tetap bisa berjalan lancar meskipun ada insiden kecil.
6. Kendala transportasi
Transportasi ternyata sering menjadi sumber masalah, misalnya mobil pengantin mogok, sopir tersesat, atau macet parah menuju venue. Solusi terbaik adalah menyiapkan mobil cadangan yang sudah diparkir di dekat rumah pengantin atau venue. Pastikan juga sopir diberi rute alternatif agar bisa menghindari kemacetan. Untuk tamu undangan, kamu bisa menyiapkan shuttle bus dari titik tertentu agar tidak terjadi penumpukan kendaraan dan keterlambatan kedatangan.
7. Gangguan teknis seperti sound system atau proyektor
Bayangkan momen sakral seperti janji pernikahan tidak terdengar karena mikrofon mati, atau slideshow prewedding tidak bisa ditampilkan karena proyektor rusak. Hal ini bisa merusak suasana. Untuk menghindarinya, lakukan technical check minimal 2 hingga 3 jam sebelum acara dimulai. Sediakan mikrofon cadangan, kabel tambahan, serta teknisi sound system yang selalu stand by. Dengan begitu, jika ada gangguan teknis, masalah bisa langsung diatasi dalam hitungan menit tanpa mengganggu jalannya acara.
8. Makanan kurang atau catering bermasalah
Keterlambatan catering, makanan basi, atau jumlah tamu yang lebih banyak dari perkiraan bisa menyebabkan makanan habis sebelum semua tamu kebagian. Solusinya adalah selalu memesan makanan dengan jumlah cadangan sekitar 10% hingga 15% lebih banyak dari estimasi tamu. Selain itu, komunikasikan dengan vendor katering mengenai kemungkinan menambah makanan secara cepat jika stok menipis. Jika memungkinkan, sediakan juga menu sederhana seperti snack tambahan yang bisa disajikan saat keadaan darurat.
9. Keributan kecil antar tamu
Dalam pesta besar, tidak menutup kemungkinan ada tamu yang berselisih paham, misalnya karena rebutan kursi, antrean makanan, rebutan buket bunga, atau bahkan masalah pribadi. Jika hal ini terjadi, segera libatkan panitia atau keluarga dekat untuk menengahi tanpa menarik perhatian banyak orang. Kamu bisa juga menunjuk orang yang memang ditugaskan khusus menjadi “problem solver” untuk meredakan suasana. Dengan begitu, acara tetap bisa berjalan lancar tanpa terganggu drama yang tidak diinginkan.
10. Anak rewel atau mengganggu jalannya acara
Jika banyak tamu membawa anak kecil, biasanya ada kemungkinan mereka rewel, menangis keras, atau berlarian di area acara. Untuk mengantisipasi hal ini, sediakan kids corner dengan mainan sederhana, drawing set, atau area kecil dengan kursi dan snack. Kamu bisa juga menugaskan panitia untuk membantu orang tua menenangkan anak. Hal kecil ini akan sangat membantu membuat suasana acara tetap khidmat sekaligus ramah untuk keluarga.
11. Overcapacity
Ada kalanya tamu yang datang jauh lebih banyak dari undangan resmi, terutama di budaya Indonesia yang sering mengajak keluarga atau teman lain untuk datang. Hal ini bisa menimbulkan masalah di kursi, makanan, dan antrean. Solusinya, sediakan kursi tambahan lipat yang bisa dibuka saat dibutuhkan, pesan makanan cadangan, serta siapkan area fleksibel seperti tenda tambahan untuk menampung tamu. Dengan begitu, tamu tetap merasa dihargai meskipun jumlah mereka melebihi ekspektasi.
12. Jadwal acara yang salah
Kadang MC salah menyebut nama, lupa urutan acara, atau ada prosesi yang terlewat. Untuk mencegah hal ini, lakukan gladi resik sehari sebelumnya dan pastikan semua orang yang terlibat memahami rundown. Siapkan juga “cue card” sederhana untuk MC dan panitia agar bisa mengingat detail acara. Dengan begitu, meskipun ada kesalahan kecil, acara tetap bisa dilanjutkan dengan mulus tanpa disadari tamu.
13. Dekorasi rusak
Dekorasi bisa tiba-tiba roboh karena angin, tersenggol tamu, atau kualitas material yang kurang kuat. Untuk mengatasinya, sebaiknya vendor dekorasi sudah menyiapkan tim yang stand by di lokasi hingga acara selesai. Selain itu, pastikan material dekorasi seperti backdrop, bunga gantung, atau standing flower dipasang dengan pengaman ekstra. Jika ada yang rusak, segera rapikan tanpa terlalu menarik perhatian tamu. Dengan begitu, suasana tetap lancar dan aman.
14. Kehilangan cincin atau salah tempat menaruh
Cincin adalah simbol utama dalam pernikahan. Jadi, jika cincin hilang atau tertukar akan menimbulkan kepanikan besar. Untuk mengantisipasinya, sebaiknya cincin disimpan dalam kotak khusus dan dijaga oleh orang yang dipercaya, misalnya best man atau keluarga inti. Kamu bisa juga menyiapkan cincin cadangan meski sederhana agar prosesi tetap bisa berjalan jika terjadi masalah. Setelah acara, cincin asli bisa dipakaikan kembali saat sesi foto pribadi. Dengan langkah ini, prosesi tidak akan terhenti hanya karena masalah yang mungkin terjadi.
Walaupun sudah dipersiapkan jauh-jauh hari dengan matang dan menyeluruh, berbagai hal bisa terjadi secara mendadak. Ada beberapa hal tak terduga yang biasanya terjadi di acara pernikahan yang tetap bisa kamu antisipasi dengan beberapa cara tersebut supaya acara pernikahanmu berjalan dengan lancar. Untuk tips acara pernikahan lainnya, jangan lupa untuk terus menyimak artikel-artikel bermanfaat di WeddingMarket.
Cover | Foto: Pexels/Rene Terp