Rundown adalah salah satu hal yang paling penting untuk disusun karena berbagai elemen lain dalam pernikahan akan mengikutinya. Penyusunan rundown ini tergantung oleh berbagai hal, mulai dari venue yang dipilih, tema acara, durasi, dan yang tak kalah penting adalah jumlah tamu yang datang. Mengapa jumlah tamu juga penting? Karena hal ini akan memengaruhi acara apa saja yang cocok dimasukkan yang kemudian akan memengaruhi durasinya.
Jika tamu acara pernikahanmu hanya sedikit, misalnya antara 50 sampai 100 orang saja, sebaiknya pilih kegiatan-kegiatan yang lebih intim dan membuat pengantin bisa lebih banyak berinteraksi dengan tamu. Berikut ini adalah contoh susunan acara atau rundown dengan sedikit tamu yang bisa kamu sontek untuk pernikahan intimate-mu. Simak sampai habis, ya!
Contoh rundown pernikahan intimate
Berikut ini contoh rundown yang bisa kamu buat dari pagi hingga sore hari jika ingin membuat pernikahan yang mengesankan dengan tamu yang berjumlah sedikit.
1. Pukul 08.00-10.00: Persiapan dan make-up
Pada tahap persiapan, pengantin wanita dan pria akan memulai hari dengan sesi make-up, hairdo, dan mengenakan busana pengantin. Tim dokumentasi foto dan video sudah harus standby untuk mengambil momen-momen persiapan seperti pemakaian veil, pengantin pria mengenakan boutonniere, atau ibu membantu putrinya memakai gaun.
Persiapan juga dilakukan di area venue, termasuk pengecekan sound system, dekorasi, dan kesiapan catering. Momen persiapan harus dilakukan sungguh-sungguh karena akan menjadi bagian pembuka untuk hari besar dan bisa mempengaruhi suasana hati pengantin jika tidak berjalan lancar. Pastikan semuanya disiapkan sehari sebelumnya agar keesokan harinya tinggal eksekusi.
2. Pukul 10.00-10.30: Kedatangan tamu
Tamu akan mulai berdatangan dan disambut oleh tim usher atau panitia kecil keluarga. Suasana pernikahan ini bisa lebih personal dan akrab karena jumlah tamu hanya 50 hingga 100 orang. Tak ada salahnya untuk menyediakan welcome drink seperti infused water, teh manis dingin, atau mocktail ringan untuk menyegarkan tamu saat menunggu acara dimulai. Area penerimaan tamu bisa dilengkapi dengan photobooth atau papan pesan tempat mereka bisa menuliskan harapan untuk pengantin. Musik lembut dari playlist atau live akustik dapat dimainkan untuk menciptakan suasana santai yang tetap elegan.
3. Pukul 10.30-11.15: Akad nikah atau pemberkatan
Inilah inti dari acara pernikahan, yaitu ketika kedua mempelai secara sah dan resmi mengikat janji pernikahan di hadapan Tuhan dan para tamu. Akad nikah harus dilakukan dengan saksi, wali, penghulu, dan pembacaan ijab kabul. Sementara itu, pemberkatan atau upacara sipil terdiri dari pembacaan janji suci, penandatanganan dokumen pernikahan, dan pemberian cincin. Tamu yang sedikit akan membuat suasana terasa sangat khidmat dan intim. Tamu bisa melihat jelas ekspresi bahagia dan haru dari kedua mempelai. Pastikan dokumentasi menangkap momen ini secara menyeluruh.
4. Pukul 11.15-11.45: Sesi ucapan selamat dan foto bersama
Setelah sah sebagai suami-istri, pengantin bisa berdiri di area pelaminan jika ada atau dengan backdrop besar untuk menerima ucapan selamat dari para tamu. Sesi ini tidak perlu dilakukan secara buru-buru karena jumlah tamu yang sedikit. Foto bersama bisa dilakukan per keluarga atau per kelompok teman. Usahakan ada alur yang tertib agar tamu tidak harus menunggu terlalu lama. Bila perlu, siapkan MC atau panitia untuk memanggil kelompok demi kelompok agar sesi ini lancar dan tetap hangat.
5. Pukul 11.45-12.30: Makan siang dan live music
Tamu bisa mulai dipersilakan untuk menikmati hidangan pada jam ini. Acara yang intimate akan cocok dengan bentuk penyajian seperti buffet semi prasmanan dengan pelayan atau plated service untuk kesan eksklusif. Musik akustik live atau playlist romantis tetap bisa diputar agar suasana tidak sunyi.
Pada waktu ini, pengantin bisa turun menyapa tamu dari meja ke meja. Momen ini sangat berkesan karena akan membuat terjadinya interaksi personal antara pengantin dan tamu. Jika ingin ada momen spesial, kamu bisa menyisipkan kejutan seperti duet menyanyi atau wedding toast dari sahabat.
6. Pukul 12.30-13.00: Games atau ice breaking
Untuk membuat suasana lebih cair, kamu bisa mengadakan sesi permainan ringan. Misalnya:
- “Who’s Most Likely?” dimana pengantin akan menjawab pertanyaan lucu.
- “Tebak lagu cinta” yang dimainkan oleh akustik band.
- “Love story trivia” untuk melihat siapa yang paling tahu kisah cinta pengantin.
Permainan ini bisa dijalankan dalam suasana santai tanpa nuansa formal. Sesi ini akan membuat acara menjadi lebih menyenangkan dan tak terlupakan.
7. Pukul 13.00-13.30: Sesi wedding speech
Berikan waktu pada orang tua atau sahabat dekat untuk memberikan ucapan dan doa secara langsung. Sesi ini akan terasa hangat dan menyentuh karena yang diundang adalah orang-orang yang terdekat. Kedua mempelai juga bisa berbicara secara singkat untuk mengucapkan terima kasih kepada semua tamu, kepada orang tua, dan menceritakan sedikit refleksi mereka tentang hari bahagia ini. Pastikan durasi tiap speech singkat agar tidak membosankan, cukup sediakan 3 hingga 5 menit per orang.
8. Pukul 13.30-14.00: Potong kue
Tradisi potong kue bisa tetap dilakukan dengan sederhana. Tak perlu kue bertingkat yang besar, tapi cukup kue simbolis yang cantik. Kamu juga bisa menambahkan momen wedding toast menggunakan wine, sparkling juice, atau pilihan minuman non-alkohol lainnya. Momen ini bisa diiringi dengan musik romantis yang sudah dipersiapkan. Momen ini akan menjadi akhir yang manis dari seluruh rangkaian acara utama. Pengantin bisa berfoto sambil menyuapi kue.
9. Pukul 14.00-15.00: Berfoto, mengobrol, dan mulai pulang
Pada jam ini, acara sudah masuk ke fase bebas. Tamu bisa kembali mengambil foto, menikmati dessert table, atau mengobrol santai dengan pengantin maupun tamu lainnya. Tidak ada kesan terburu-buru dari acara ini. Setelah puas menikmati acara, tamu bisa mulai pamit satu per satu. Siapkan souvenir pernikahan yang bisa dibagikan saat tamu keluar. Tim dokumentasi harus tetap standby untuk mengabadikan momen perpisahan dan interaksi ringan ini.
10. Pukul 15.00-16.00: Wrap up dan beres-beres
Panitia bisa membereskan dekorasi, memastikan barang-barang pribadi seperti kado, amplop, dan perlengkapan pengantin yang tersimpan rapi. Vendor mulai mengangkut barang-barang mereka. Pengantin bisa istirahat sejenak atau melakukan post-wedding shoot jika masih ada waktu dan tenaga. Waktu inilah yang akan menjadi momen terakhir dari hari besar yang padat tapi menyenangkan ini.
Tips menyusun rundown untuk pernikahan intimate
Untuk menyusun acara yang lebih hangat, nyaman, dan penuh interaksi, ada beberapa hal yang sebaiknya kamu lakukan. Berikut ini beberapa tips yang mungkin akan membantumu.
1. Fokus pada alur yang intim dan mengalir
Tidak seperti pernikahan besar yang membutuhkan pengaturan waktu secara lebih ketat karena banyaknya tamu dan rangkaian acara formal, pernikahan dengan sedikit tamu sebaiknya dirancang dengan alur yang lebih fleksibel dan natural. Rundown tidak perlu terlalu padat atau terburu-buru. Misalnya, kamu bisa memberi waktu lebih lama untuk sesi makan, berbincang, atau foto bersama agar tamu tidak merasa dikejar waktu dan suasana tetap cair. Gunakan rundown sebagai panduan, bukan aturan kaku. Jika suasana masih menyenangkan, tak masalah memundurkan sedikit waktu ke acara berikutnya.
2. Masukkan lebih banyak momen personal
Menghadirkan momen personal wajib dilakukan pada pernikahan berkonsep intimate. Sisipkan waktu khusus dalam rundown di mana pengantin bisa berinteraksi langsung dengan tamu, misalnya berjalan dari meja ke meja untuk menyapa, mengobrol, atau sekadar memberikan ucapan terima kasih langsung. Momen seperti ini tidak mungkin dilakukan dalam pernikahan besar, tapi justru jadi highlight berharga di pernikahan intim. Tambahkan slot waktu ini setelah makan atau setelah pemberian ucapan selamat.
3. Kurangi momen yang hanya formalitas
Untuk acara kecil, jangan terlalu banyak menyisipkan sesi formal seperti pidato panjang, kegiatan yang kaku, atau terlalu banyak hal seremonial. Buatlah acara yang terasa hangat dan kekeluargaan, bukan seperti acara resmi. Cukup satu atau dua sambutan dari orang tua, ditambah ucapan singkat dari sahabat atau pengantin sendiri sudah cukup. Perbanyak aktivitas ringan dan emosional seperti potong kue, sesi berbagi kisah cinta, atau sesi open mic spontan yang akan membuat acara semakin seru.
4. Optimalkan penggunaan durasi acara
Alur seperti antrean panjang foto atau waktu makan yang lama tidak akan terjadi dengan jumlah tamu yang sedikit. Makanya, total durasi acara bisa diringkas menjadi 3 hingga 4 jam termasuk akad atau pemberkatan. Misalnya:
- 30 menit akad atau pemberkatan
- 30 menit sesi ucapan dan foto
- 1 jam makan siang
- 1 jam untuk hiburan ringan, games, atau speech
- 30 menit penutup
30 menit sesi ucapan dan foto
Susunan ini akan membuat acara tidak terlalu melelahkan bagi semua pihak dan meninggalkan kesan yang mendalam. Tidak perlu memaksakan acara hingga malam hari jika semua kegiatan sudah selesai lebih awal.
5. Gunakan format yang fleksibel dan mudah disesuaikan
Rundown acara intimate wedding tidak harus dicetak dalam bentuk booklet atau ditampilkan besar di venue. Cukup susun dalam format yang mudah diubah, misalnya dalam file digital seperti Google Sheets atau Notion. Kamu hanya perlu membagikannya pada vendor serta tim pelaksana. Hal ini penting agar rundown bisa menyesuaikan dengan kondisi di lapangan. Jika misalnya akad molor 15 menit, tidak perlu panik karena susunan acara masih bisa menyesuaikan dengan nyaman tanpa tekanan waktu.
6. Sisakan slot jeda santai di tengah acara
Banyak rundown pernikahan yang padat dan formal tanpa adanya waktu istirahat. Di pernikahan dengan sedikit tamu justru penting untuk memberi waktu jeda, baik untuk pengantin, tamu, maupun tim dokumentasi. Misalnya, setelah sesi makan dan sebelum speech, kamu bisa menyisipkan waktu 15 hingga 30 menit untuk tamu bersantai, mengambil foto sendiri, atau menikmati camilan. Jeda ini membuat acara terasa tidak melelahkan.
7. Buat aktivitas yang tidak terlalu ketat
Jika venue mendukung, misalnya taman, rumah pribadi, atau kafe, kamu bisa membuat rundown yang tidak terlalu mengatur semua aktivitas. Biarkan beberapa momen terjadi secara alami. Misalnya, tidak perlu jadwal ketat untuk sesi foto-foto, kamu cukup memberi tahu bahwa booth tersedia di sepanjang acara. Jika ada area bermain anak, biarkan anak-anak bermain tanpa harus ada jadwal secara resmi. Dengan begitu, rundown akan terasa lebih santai dan sesuai karakter intimate wedding.
8. Masukkan hal yang menyentuh
Dalam acara yang berskala kecil, kamu bisa menambahkan sesi yang lebih menyentuh dan bermakna. Contohnya:
- Membacakan surat untuk orang tua
- Menonton video singkat perjalanan cinta pengantin
- Sesi “tanya jawab lucu” dengan pengantin yang dipandu MC
Aktivitas ini bisa masuk ke rundown sebagai hiburan ringan, tetapi tetap penuh makna dan tidak membutuhkan persiapan yang rumit.
9. Sesuaikan dengan kepribadian pasangan
Terakhir, jangan terpaku pada template rundown umum. Buatlah susunan acara yang mencerminkan siapa kamu dan pasanganmu. Jika kalian suka musik, kalian bisa memberikan waktu lebih banyak untuk penampilan akustik. Jika kalian suka dengan komedi, tambahkan sesi tanya jawab lucu. Jika kalian merupakan pribadi yang sentimental, tambahkan video dokumentasi atau pembacaan surat cinta. Acara dengan tamu yang sedikit akan memberi kebebasan untuk menciptakan rundown yang personal sesuai kepribadian.
10. Tunjuk tim untuk membantu alur acara
Dengan jumlah tamu yang sedikit, kamu tak perlu menggunakan banyak panitia. 2 sampai 4 orang sudah cukup untuk membantu mengatur alur acara. Pastikan mereka memahami rundown secara menyeluruh, tahu siapa yang berbicara, kapan musik dimainkan, dan kapan pengantin harus pindah ke sesi berikutnya. Buat rundown dalam format ringkas dan beri tanda warna untuk setiap segmen agar mudah diikuti. Dengan tim kecil yang solid, acara bisa berjalan lancar tanpa ribet.
Menggelar pernikahan dengan tamu yang sedikit dan acara berkonsep intimate akan memberikan kesan yang lebih personal dan intimate. Kamu bisa memaksimalkannya dengan rundown yang fleksibel, personal, dan tidak terlalu banyak formalitas. Pastikan kamu memilih vendor yang tepat yang bisa kamu dapatkan rekomendasinya di sini.
Cover | Foto via Manten Ballroom