Tips Mengatur Jadwal Bertemu Vendor Pernikahan dan Hal yang Harus Dibahas

Selama persiapan pernikahan, kamu harus menghubungi banyak sekali pihak yang akan membantu mewujudkan pernikahan impianmu. Mereka adalah wedding organizer dan vendor pernikahan. Ada bermacam-macam vendor pernikahan, mulai dari venue hingga penyedia suvenir yang harus kamu temui untuk membicarakan ini itu. Supaya tidak merasa kewalahan dan bisa menjalankan timeline dengan baik, kamu harus menjadwalkan dengan benar. Tak hanya itu, pokok bahasan juga harus jelas supaya tidak membuang-buang waktu.

Untuk membantu persiapanmu bertemu dengan vendor pernikahan, berikut ini adalah tips untuk menjadwalkan pertemuan dan apa saja yang harus dibicarakan. Simak sampai habis, ya!

Cara menjadwalkan pertemuan

Jika kamu memiliki berbagai kesibukan, menjadwalkan pertemuan dengan vendor akan menjadi PR tersendiri. Berikut ini cara untuk membuat jadwal tersebut.

Hal pertama yang harus kamu lakukan adalah mengidentifikasi apa saja vendor yang diperlukan. Pasalnya, ada beberapa pasangan yang membuat beberapa elemen pernikahan sendiri atau dibantu oleh orang terdekat sehingga tidak membutuhkan vendor. Buat list, seperti katering, dekorasi, fotografer, videografer, busana pengantin, hiburan, undangan, dan lain-lain.

Beberapa vendor harus dihubungi lebih awal untuk memastikan ketersediaannya dibandingkan dengan vendor lain, misalnya vendor venue untuk acara hingga katering yang membutuhkan food tasting sebelumnya.

Menandai kalender adalah sebuah hal penting yang bisa digunakan sebagai pengingat pertemuan dengan masing-masing vendor. Kamu bisa menandai di kalender fisik, tapi kalender digital yang memiliki menu pengingat juga akan lebih membantu. Jangan lupa untuk membuat list apa saja yang akan dibahas sebelum bertemu agar pertemuan lebih efektif.

Usahakan bukan hanya menyediakan satu waktu saja untuk bertemu dengan vendor. Sediakan beberapa waktu kosong yang bisa kalian jadikan alternatif cadangan apabila ternyata pertemuan tidak memungkinkan dilakukan dalam jadwal asli. Jadwal tersebut juga bisa digunakan apabila ternyata kalian membutuhkan waktu tambahan.

Hal yang perlu dibahas saat bertemu vendor

Jangan sampai kamu sudah menjadwalkan pertemuan dengan vendor, tapi belum tahu apa yang akan dibahas. Kamu harus mengetahui tujuan pertemuan dengan jelas agar waktu lebih maksimal. Berikut ini beberapa hal yang harus dibahas selama pertemuan.

1. Venue acara

• Bahas ketersediaan tanggal
• Tinjau fasilitas dan kapasitas tempat
• Bicarakan konsep dan tema acara
• Tanyakan tentang paket pernikahan yang ditawarkan
• Bahas kebijakan pembayaran dan pembatalan

2. Dekorasi

• Diskusikan tema dan konsep dekorasi
• Lihat portofolio dekorasi yang sebelumnya
• Bahas jenis bunga dan elemen dekorasi lainnya
• Tanyakan tentang layout dan denah tempat
• Tanyakan tentang anggaran dan paket yang tersedia

3. Katering

• Diskusikan tentang menu yang ditawarkan dan pilihan menu khusus
• Jadwalkan sesi food testing atau mencicipi makanan
• Tanyakan harga per paket dan per orang
• Bahas layanan tambahan, seperti petugas katering
• Bahas tentang pembayaran dan kebijakan pembatalan

4. Fotografer dan videografer

• Diskusikan mengenai gaya foto atau video yang diinginkan
• Lihat portofolio karya yang sebelumnya
• Tanyakan mengenai paket yang ditawarkan
• Bahas durasi layanan saat hari-H
• Diskusikan mengenai kebijakan editing dan pengiriman hasil akhir

5. Busana pengantin

• Diskusikan koleksi gaun dan pakaian adat yang tersedia
• Tanyakan kebijakan mengenai menyewa atau membeli
• Jadwalkan sesi untuk melakukan fitting
• Jika berencana untuk menyewa, bahas waktu pengiriman dan pengembalian
• Diskusikan tema pakaian yang sesuai dengan tema pernikahan

6. Undangan dan percetakan

• Diskusikan desain dan tema undangan
• Bahas jumlah undangan yang diperlukan
• Bahas estimasi waktu produksi, jika sudah mendekati kamu bisa melakukan konfirmasi
• Tanyakan tentang harga dan paket yang ditawarkan
• Diskusikan opsi percetakan dan material undangan

7. Hiburan

• Diskusikan jenis hiburan yang diinginkan
• Bahas daftar lagu yang ingin dibawakan dan tidak boleh dibawakan
• Tanyakan tentang peralatan yang akan mereka gunakan
• Bahas harga dan durasi penampilan
• Diskusikan hiburan tambahan selain musik

8. Makeup artist dan hairstylist

• Diskusikan jenis makeup dan gaya rambut yang diinginkan
• Tanyakan paket yang ditawarkan
• Bahas durasi layanan saat hari-H
• Jadwalkan sesi trial atau uji coba
• Diskusikan kebutuhan produk khusus atau perawatan pra-acara

9. Suvenir

• Diskusikan suvenir yang diinginkan
• Tanyakan tentang desain dan bahan yang digunakan
• Bahas jumlah dan harga
• Diskusikan waktu produksi dan pengiriman
• Tanyakan tentang pengemasan dan personalisasi
  

10. Wedding organizer

• Diskusikan siapa saja yang akan menjadi koordinator pernikahan
• Bahas layanan yang ditawarkan
• Tanyakan tentang harga dan paket yang tersedia
• Diskusikan jadwal pertemuan rutin
• Bahas kebutuhan komunikasi dan update mengenai perkembangan persiapan pernikahan

11. Dokumentasi tambahan

• Jika ada jenis dokumentasi tambahan seperti photobooth dan drone, segera diskusikan
• Tanyakan tentang paket dan harga
• Diskusikan lokasi dan harga
• Bahas kebijakan pembayaran

Technical meeting

Selain melakukan pertemuan dengan masing-masing vendor pernikahan, kamu juga perlu melakukan pertemuan dengan beberapa vendor sekaligus. Hal ini sering disebut dengan technical meeting. Sesuai namanya, technical meeting bertujuan untuk mendiskusikan detail teknis dan logistik dari acara pernikahan. Pertemuan ini bertujuan untuk memastikan bahwa semua aspek teknis sudah direncanakan dengan baik dan semua vendor memahami peran serta tanggung jawab mereka

Topik yang dibahas

Jadwal atau rundown acara harus diketahui oleh semua pihak agar semua bisa bersiap dan ketika sudah waktunya melakukan sesuatu, semua tinggal eksekusi. Selain jadwal per jadwal, pastikan juga mengenai jam kedatang vendor.

Semua vendor harus mengetahui layout venue acara, seperti di mana letak panggung, meja, kursi, area tamu, hingga area penting lainnya. Beri tahu juga di mana letak masing-masing vendor harus bersiap. 

Ada beberapa hal yang berkaitan dengan teknis yang harus dipastikan, mulai dari kebutuhan listrik dan dari mana sumbernya, sound system dan mikrofon, lighting (termasuk lighting dekoratif), peralatan tambahan seperti proyektor atau layar.

Koordinasi lintas vendor ini perlu dilakukan supaya saat eksekusi, semua lebih smooth. Misalnya, antara fotografer, videografer, dan wedding organizer atau MC dengan pengisi hiburan. Dengan pertemuan ini, setiap vendor juga akan tahu siapa yang bertanggung jawab pada masing-masing tugas.

Bicarakan mengenai rencana cadangan yang akan kalian lakukan, misalnya jika terjadi cuaca buruk di saat hari-H pernikahan atau jika tiba-tiba ada peralatan yang rusak hingga listrik tiba-tiba mati.

Kontak merupakan hal yang sangat penting. Kamu bisa membuat dan bertukar daftar kontak darurat dari setiap vendor dan siapa saja yang harus dihubungi apabila ada permasalahan darurat yang terjadi ketika acara berlangsung.

Cara mengatur technical meeting

Untuk memaksimalkan pertemuan, technical meeting perlu dipersiapkan secara sungguh-sungguh. Berikut ini beberapa caranya.

Tentukan waktu yang cocok untuk semua vendor yang terlibat. Meskipun butuh beberapa kali penyesuaian, usahakan untuk membuat mereka semua bisa datang ke tahap persiapan yang satu ini.

Jangan sampai saat sudah bertemu nanti, kamu malah bingung mengenai apa yang akan dibahas. Makanya, siapkan agenda pertemuan yang jelas dan lengkap dengan semua  topik dan skenario yang harus dibahas. Bagikan agenda ini di hari sebelumnya sehingga para vendor bisa mempersiapkan diri terlebih dahulu. Kamu juga bisa membicarakannya kepada wedding organizer yang akan membantu mengatur semua flow acara technical meeting.

Selain menyediakan waktu, vendor juga harus melakukan perjalanan untuk menuju ke lokasi pertemuan. Pilih lokasi yang nyaman dan mudah diakses oleh semua vendor. Kamu juga bisa mempertimbangkan untuk menggunakan tempat yang berhubungan dengan acara, seperti venue pernikahan.

Untuk memastikan agenda berjalan dengan lancar dan pertemuan lebih terarah, tunjuk seseorang untuk menjadi moderator. Moderator ini bisa kamu sendiri atau justru dari pihak wedding organizer.

Untuk memastikan semua update dan masukan-masukan terekam dengan baik, catat atau rekam semua hasil pertemuan. Hal ini akan memastikan bahwa semua keputusan dan diskusi bisa dilihat lagi nantinya. Kamu bisa menunjuk orang untuk mencatatnya, tapi melakukan sendiri akan lebih baik.

Setelah pertemuan, kirim ringkasan dan tugas yang harus dilakukan kepada semua vendor. Pastikan ada komunikasi lanjutan untuk memantau perkembangan sampai sebelum hari-H.

Pertemuan dengan vendor pernikahan, baik masing-masing maupun bersamaa, harus dilakukan untuk mengetahui sampai mana persiapanmu dan apa lagi yang masih harus dilakukan. Selain itu, beberapa hal seperti pakaian dan makanan juga harus kamu coba untuk memberikan yang maksimal di acara pernikahan nanti. Beberapa cara tersebut bisa kamu terapkan sebagai panduan.